Ile projektów masz na swojej liście projektów? Ile piłek jesteś w stanie utrzymać w powietrzu?
Twierdzę, że im więcej masz projektów, tym mniej prawdopodobne jest, że ukończysz każdy z nich. I odwrotnie: im mniej masz projektów, tym bardziej prawdopodobne, że je ukończysz.
Jeśli pamiętasz mój Haiku Productivity post (podtytuł: Sztuka Ograniczania Się do Najważniejszego), zalecałem, aby ustalać limity na wszystko, co robisz… zmuszając się do wybierania tylko tego, co najważniejsze, i nic więcej. Trzy Wyznaczanie Twojego Dnia: Najważniejsze Zadanie (MIT) dziennie i Jeden Cel były kluczowymi elementami Produktowości Haiku.
Dziś polecam, abyś ograniczył się do trzech projektów. Tylko trzech.
Ta aplikacja Produktowości Haiku może być jedną z najbardziej użytecznych i potężnych (wraz z dwoma, które wspomniałem wcześniej), przekształcając twoją zdolność do realizacji projektów z żonglowania w skupione zakończenie. Dlaczego Haiku Produktowości Projekty są potężne Poza naszymi celami, projekty są jednymi z najbardziej fundamentalnych i ważnych jednostek naszego życia zawodowego (i osobistego). Nasza zdolność do kończenia projektów ma ogromne znaczenie w naszym życiu.
Oczywiście, dobrze jest wykreślić z listy mnóstwo zadań… i przyznam, że (jak mówi David Allen) nie możemy „realizować projektów”, ale tylko wykonywać działania. Ale wykonanie działania przybliża nas tylko o krok do ukończenia czegoś ważnego. Możemy zakończyć całą masę przypadkowych działań, nie kończąc faktycznie niczego istotnego.
Projekty są o wiele większymi krokami w kierunku czegoś ważnego — a w rzeczywistości często są najważniejszymi rzeczami same w sobie. Jeśli zrealizujesz projekt, zrobiłeś coś wartościowego, coś godnego uwagi, coś, co przyniesie ci rozpoznanie, satysfakcję i długoterminowe korzyści. Zadanie nie może tego zrobić.
I tak, nasza zdolność do kończenia projektów jest czymś, co może mieć ogromny wpływ na nasze życie. Jeśli możemy ukończyć projekty, możemy zmienić świat.
Oczywiście zaczyna się od ukończenia zadań, ale ukończenie projektów oznacza, że kończysz zadania z myślą o tym, co naprawdę chcesz zrobić, a nie tylko wykonujesz przypadkowe aktywności. Zobaczmy więc, jak zrealizować projekty.
Dlaczego zbyt wiele projektów jest problemem Weź swoją listę projektów i policz liczbę projektów na liście. Jeśli nie masz listy projektów, poświęć kilka minut, aby szybko ją stworzyć: wszystkie projekty w twoim życiu, od naprawy samochodu, po dokończenie tego raportu, po zaplanowanie tej imprezy lub trening do maratonu. Wszystko, co wymaga wielu działań.
Jeśli masz długą listę, istnieje kilka prawdopodobnych scenariuszy (lub ich wariacje):
- Ukończasz kilka projektów, ale niektóre są na liście od jakiegoś czasu, a kilka jest na niej od dłuższego czasu. Te, które są na niej najdłużej, dręczą twoją psychikę i trochę cię stresują.
- Robisz je w stylu GTD, z następnym działaniem dla każdego z nich zapisanym na jednej z list zadań w kontekście, więc zawsze przesuwasz każdy projekt do przodu. Każdego dnia starasz się zrobić jak najwięcej następnych działań ze swoich list kontekstowych, ale oczywiście możesz zrobić tylko 3-7 z nich dziennie (chyba że są naprawdę małe), więc cała lista projektów porusza się w tempie lodowca, a nowe projekty są codziennie dodawane. Lista projektów wydłuża się, a bardzo niewiele z nich jest ukończonych.
- Żonglujesz całą masą projektów i trudno ci nimi zarządzać, a niewiele z nich kończysz. Więcej projektów jest ciągle dodawanych. To naprawdę cię stresuje.
- Masz harmonogramy i działania dla każdego projektu, ale z powodu dużej liczby projektów, ciągle je odkładasz, co cię stresuje.
Mogą być inne scenariusze. A potem, możesz mieć długą listę projektów i ukończyć je wszystkie bez problemu i nie stresując się. Jeśli tak, prawdopodobnie nie potrzebujesz tego artykułu. 🙂
W każdym przypadku, możesz zobaczyć, jak długa lista projektów może prowadzić do stresu i braku ukończenia żadnego z nich.
Jak działa Haiku Produktowości Projekty Zatem zasada Projektów Haiku Produktowości polega na wyborze trzech projektów, które najbardziej chcesz ukończyć wkrótce. Być może najważniejsze projekty, a może te, które są prawie ukończone, lub jakaś kombinacja. Ale wybierz trzy, i tylko trzy.
Ale dlaczego nie tylko jeden projekt? Jeśli dokładnie przeczytałeś drugi akapit tego artykułu, zauważyłeś, że powiedziałem „im mniej projektów masz, tym bardziej prawdopodobne, że je ukończysz.” Logiczny wniosek, oczywiście, jest taki, że jeden projekt naraz jest najlepszy — na pewno go ukończysz!
I to prawda. Ale wyobraź sobie, że aby ukończyć ten projekt, czekasz na informację lub działanie od kogoś innego. I wiesz, że to się zdarza cały czas. Więc w takim przypadku, gdybyś miał tylko jeden projekt, utknąłbyś z niczym do zrobienia poza czytaniem Zen Habits (jakże to byłaby szkoda!).
Więc wybierz trzy projekty: jeśli jeden utknie, możesz pracować nad innym. Choć Jak NIE wielozadaniować – pracuj prościej i zdrowiej na poziomie zadań, polecam multitasking na poziomie projektów (ale wtedy „multitasking” byłby błędnym terminem… wymyślmy słowo: „multi-projekcjonowanie”). Ale tylko w ograniczonym zakresie: zbyt duże multi-projekcjonowanie prowadzi do nieukończenia i stresu.
Więc trzy projekty. Zacznij od nowej karty indeksu (lub pustego pliku tekstowego, lub czego używasz do tworzenia list), i zapisz „Trzy Projekty” na górze. Następnie wymień swoje trzy projekty, z pożądanym wynikiem obok każdego („prześlij do redaktora”, „wyślij ukończony kod do lidera zespołu”, „zrób, aby mój Porsche wyglądał jak nowy”, „pokonaj Fred323 na poziomie 70 w WoW”).
Pod tym, mam linię „Na Pokładzie” kolejnych projektów, które znajdą się na mojej liście Trzech Projektów. Ta lista może się wydłużać, ale nie pracuję nad żadnym z nich ani nie martwię się o nie, dopóki nie przekreślę wszystkich trzech projektów z mojej listy Trzech Projektów.
Następnie: koncentrujesz się tylko na tych Trzech Projektach, dopóki nie zostaną ukończone. Pracuj w krótkich seriach, aby upewnić się, że je ukończysz. Naprawdę skup się na nich. Nie martw się o nic innego. Nawet odłóż swoje rutynowe codzienne zadania na później w ciągu dnia, po tym jak ciężko pracowałeś nad przynajmniej jednym z trzech projektów. Zobacz, czy uda ci się ukończyć wszystkie trzy w tym tygodniu. Zarezerwuj cały dzień tylko na ukończenie jednego projektu. Upewnij się, że większość twoich Najważniejszych Zadań (MIT) każdego dnia to zadania, które przesuwają do przodu jeden lub więcej z tych projektów.
Zrób, co trzeba, aby ukończyć wszystkie trzy.
Następnie przejdź do swojej listy Na Pokładzie i wybierz kolejne trzy.
Dlaczego Haiku Produktowości Projekty działają Działa, ponieważ pozwala ci się skupić, a tym samym ukończyć. Działa, ponieważ zmusza cię do wybrania najważniejszych projektów i odłożenia reszty na bok, dopóki te trzy nie zostaną ukończone.
Działa, ponieważ nie pozwalasz, aby cała nowo napływająca rzeczy zastopowała to, co ważniejsze.
Działa, ponieważ znacznie upraszcza zarządzanie projektami, i Wyeliminuj Wszystkie Zadania Oprócz Absolutnie Niezbędnych.
Ale co jeśli nie kontrolujesz swoich projektów? Niektórzy z was mają projekty ustalane przez szefa i nie mogą po prostu zdecydować się robić tylko trzy i odłożyć resztę na bok.
Jeśli tak jest, możesz nie być w stanie zastosować Haiku Produktowości do swoich projektów. Ale zanim uznasz, że tak jest, zastanów się, czy możesz zastosować jedną z tych strategii:
- Akceptuj tyle projektów, ile twoje szef ci daje (lub alternatywnie, jak najmniej ile możesz), ale skoncentruj się tylko na ukończeniu trzech z nich przez najbliższe kilka dni (lub w ciągu najbliższego tygodnia). Na pewno twój szef nie oczekuje, że ukończysz całą listę projektów w kilka dni.
- Porozmawiaj ze swoim szefem i powiedz mu, że naprawdę starasz się pracować nad ukończeniem projektów, a nie tylko przemieszczać je do przodu. Powiedz mu, że chcesz skupić się na kilku naraz, skończyć je, a potem skupić się na kolejnych. Prawdopodobnie spodoba mu się ten pomysł, jeśli faktycznie go zrealizujesz. Pozwól mu wybrać te trzy, na których chciałby, abyś się skupił jako pierwszy.
- Alternatywnie, jeśli twój szef nakłada na ciebie więcej pracy, gdy twoja lista jest już pełna, pokaż mu swoją listę projektów i poproś go, aby wybrał, które powinieneś skończyć, a które odłożyć, zdając sobie sprawę, że masz tylko określoną ilość czasu na pracę nad nimi. Albo przynajmniej zapytaj go, które trzy są teraz najważniejsze. Jeśli nie pozwoli ci wybierać, to wybierz sam.
- Jeśli żadna z powyższych strategii nie zadziała, wciąż skup się na trzech, ale kiedy twój szef zapyta o postępy w pozostałych, renegocjuj, aby uzyskać więcej czasu na nie, podczas gdy ukończysz pierwsze trzy. Będzie zadowolony, gdy ukończysz te trzy, więc nie powinno być problemu.