Pracujesz nad dwoma projektami jednocześnie, podczas gdy szef położył na twoim biurku dwa nowe zadania. Rozmawiasz przez telefon, gdy przychodzą trzy nowe e-maile. Starasz się wyjść z pracy na czas, aby po drodze do domu kupić produkty na kolację. Twój Blackberry dzwoni i jednocześnie odzywa się telefon komórkowy. Współpracownik przychodzi z prośbą o informacje, a twój czytnik Google jest wypełniony ponad setką wiadomości do przeczytania.
Żonglujesz zadaniami z szybkością godną Ringling Bros. Gratulacje, wielozadaniowcu.
W erze natychmiastowej technologii jesteśmy bombardowani nadmiarem informacji i żądań o nasz czas. To częściowo powód, dla którego GTD jest tak popularne w świecie informacji – to system zaprojektowany do szybkiego podejmowania decyzji i utrzymywania wszystkich wymagań naszego życia w porządku. Jednak nawet gdy używamy GTD, czasami jesteśmy tak przytłoczeni rzeczami do zrobienia, że nasz system zaczyna się rozpadać.
Life Hack niedawno opublikował How to Multi-task – dobry artykuł o naturze wielozadaniowości i o tym, jak pracować, skupiając się jednocześnie na jednym zadaniu.
Ten post dotyczy tego, jak NIE wielozadaniować – to przewodnik po pracy tak prostej, jak to tylko możliwe, dla twojego zdrowia psychicznego.
Na początek kilka szybkich powodów, dla których nie warto wielozadaniować:
- Wielozadaniowość jest mniej wydajna ze względu na konieczność przełączania się między zadaniami i ponownego dostosowywania się do nich.
- Wielozadaniowość jest bardziej skomplikowana, a tym samym bardziej podatna na stres i błędy.
- Wielozadaniowość może być szaleństwem, a w tym już chaotycznym świecie musimy opanować ten terror i znaleźć małą oazę rozsądku i spokoju.
Oto kilka wskazówek, jak NIE wielozadaniować:
- Na początek stwórz listy zadań dla różnych kontekstów (np. połączenia, komputer, sprawunki, dom, oczekujące itp.) w zależności od swojej sytuacji.
- Miej narzędzie do zapisywania (np. notatnik) na natychmiastowe notatki dotyczące tego, co trzeba zrobić.
- Miej fizyczną i mailową skrzynkę odbiorczą (najlepiej jak najmniej skrzynek odbiorczych), aby wszystkie nadchodzące rzeczy były zebrane w jednym miejscu (jedną na papierowe rzeczy, jedną na cyfrowe).
- Planuj swój dzień w blokach, z wolnymi przestrzeniami między nimi na pilne sprawy, które mogą się pojawić. Możesz spróbować godzinnych bloków lub półgodzinnych, w zależności od tego, co działa dla ciebie. Albo spróbuj tego: 40-minutowe bloki z 20 minutami między nimi na rozmaite zadania.
- Pierwszą rzeczą rano pracuj nad swoim Wyznaczanie Twojego Dnia: Najważniejsze Zadanie (MIT). Nie rób nic innego, dopóki tego nie skończysz. Zrób sobie krótką przerwę, a następnie zacznij następne Najważniejsze Zadanie. Jeśli uda ci się wykonać 2-3 takie zadania rano, reszta dnia będzie czystą przyjemnością.
- Kiedy pracujesz nad zadaniem w wyznaczonym bloku czasowym, wyłącz wszystkie inne rozpraszacze. Wyłącz e-mail i internet, jeśli to możliwe. Wyłącz telefon komórkowy. Staraj się nie odbierać telefonu, jeśli to możliwe. Skup się na tym jednym zadaniu i postaraj się je skończyć, nie martwiąc się o inne rzeczy.
- Jeśli poczujesz chęć sprawdzenia e-maila lub przełączenia się na inne zadanie, zatrzymaj się. Weź głęboki oddech. Skup się ponownie. Wróć do wykonywanego zadania.
- Jeśli coś nowego pojawia się, gdy pracujesz, umieść to w skrzynce odbiorczej lub zapisz w swoim systemie zapisywania. Wróć do wykonywanego zadania.
- Od czasu do czasu, gdy zakończysz zadanie, przetwarzaj swoje notatki i skrzynkę odbiorczą, dodając zadania do swoich list do zrobienia i w razie potrzeby ponownie planując harmonogram. Przetwarzaj swoje e-maile i inne skrzynki odbiorcze w regularnych i wcześniej ustalonych odstępach.
- Są chwile, kiedy przerwa jest na tyle pilna, że nie można jej odłożyć do czasu zakończenia zadania. W takim przypadku postaraj się zanotować, gdzie jesteś (zapisując notatki, jeśli masz czas) podczas wykonywanego zadania, i zbierz razem wszystkie dokumenty lub notatki dotyczące tego zadania (być może w folderze „do zrobienia” lub folderze projektu). Następnie, kiedy wrócisz do tego zadania, możesz wyciągnąć swój folder i spojrzeć na swoje notatki, aby zobaczyć, gdzie skończyłeś.
- Bierz głębokie oddechy, rozciągaj się i rób przerwy co jakiś czas. Ciesz się życiem. Wyjdź na dwór i doceń naturę. Dbaj o swoje zdrowie psychiczne.