„Chodzi o nawyk i działanie, a nie o system czy narzędzia”.
Aby uchwycić istotę bycia produktywnym i zorganizowanym, jednocześnie zachowując maksymalną prostotę, stworzyłem własny system produktywności: Zen To Done (ZTD).
ZTD przechwytuje duchową esencję nowego systemu: prostotę, koncentrację na działaniu tutaj i teraz, zamiast na planowaniu i systemie.
Jeśli masz problemy z GTD, mimo że jest to świetny system, ZTD może być właśnie dla ciebie. Skupia się na zmianach nawyków potrzebnych dla GTD w bardziej praktyczny sposób, a także na działaniu, upraszczaniu i dodawaniu prostej struktury. Czytaj dalej, by dowiedzieć się więcej.
Przegląd
ZTD stara się rozwiązać pięć problemów, które wielu ludzi ma z GTD. Należy zauważyć, że GTD nie jest tak naprawdę wadliwe i nie wymaga modyfikacji, ale każdy jest inny, a ZTD to sposób na dostosowanie go do różnych typów osobowości.
ZTD rozwiązuje pięć problemów, które ludzie mają z GTD:
1) GTD to seria zmian nawyków. To główny powód, dla którego ludzie odpadają z systemu GTD — jest to zestaw zmian nawyków, które są próbą dokonania wszystkich naraz. Jeśli czytasz Zen Habits wystarczająco długo, wiesz, że skupienie się na jednym nawyku naraz jest najlepsze i gwarantuje największy sukces. Ponadto praktycy GTD nie stosują sprawdzonych metod zmiany nawyków (tych, o których mówię na tej stronie) do zmiany swoich nawyków.
Rozwiązanie: ZTD skupia się na jednym nawyku naraz. Nie musisz próbować zaadoptować całego systemu naraz — to przytłaczające i zbyt trudne, by skupić się na zmianach nawyków, jeśli robisz zbyt wiele naraz. Zamiast tego, skup się na jednym na raz i przyjmij system w fazach. Używaj sprawdzonych metod zmiany nawyków (zaangażowanie, nagrody, 20 Najlepszych Porad Motywacyjnych itp.), aby skutecznie przyjąć każdy nowy nawyk.
2) GTD nie skupia się wystarczająco na robieniu. Chociaż nazywa się to Getting Things Done, często spędzamy większą część czasu na Getting Things in Our Trusted System. Książka, prezentując doskonały system, bardziej skupia się na etapach przechwytywania i przetwarzania niż na tak naprawdę etapie realizacji.
Rozwiązanie: ZTD bardziej skupia się na działaniu — i na tym, jak faktycznie zakończyć swoje zadania w prosty, bezstresowy sposób.
3) GTD jest zbyt nieustrukturyzowany dla wielu osób. To może być jedna z genialnych rzeczy o GTD — jego brak struktury, podejmowanie decyzji na bieżąco o tym, co robić następnym razem — ale może to być także źródło zamieszania dla wielu osób. Niektórzy ludzie potrzebują więcej struktury w swoim dniu, a GTD może być dezorientujące. Różne osoby mają różne style.
Rozwiązanie: ZTD oferuje kilka nawyków, które to rozwiązują: nawyk planowania, gdzie po prostu planujesz swój Wyznaczanie Twojego Dnia: Najważniejsze Zadanie (MIT) i Najpierw Duże Kamienie: Podwój Swoją Produktywność w Tym Tygodniu, oraz nawyk rutyny, gdzie ustalasz sobie codzienne i cotygodniowe rytuały. Te nawyki, jak wszystkie nawyki ZTD, są opcjonalne. Jeśli nie działają dla ciebie, nie przyjmuj ich. Ale dla wielu osób będą one doskonale dopełniać inne świetne części GTD.
4) GTD próbuje robić za dużo, co kończy się stresem. GTD nie dokonuje selekcji w odniesieniu do wszystkich napływających rzeczy w twoim życiu, co ponownie jest częścią jego piękna. Problem polega jednak na tym, że wstawiamy wszystko na nasze listy i kończymy przeciążeni. Próbujemy robić wszystko na naszych listach. To właściwie nie jest problem z GTD, ale problem z tym, jak go wdrażamy. Ale to powinno zostać rozwiązane.
Rozwiązanie: ZTD koncentruje się na upraszczaniu. Usuń jak najwięcej rzeczy ze swojej listy, abyś mógł się skupić na tym, co naprawdę ważne, i robić to dobrze.
5) GTD nie koncentruje się wystarczająco na twoich celach. GTD jest celowo systemem od dołu do góry, poziomu pasu startowego. Chociaż mówi o wyższych poziomach, właściwie nie zagłębia się w to znacznie. W rezultacie GTD bardziej skupia się na robieniu tego, co przychodzi do ciebie, niż na robieniu tego, co powinieneś robić — ważnych rzeczy.
Rozwiązanie: ZTD, jak wspomniano powyżej, prosi cię o zidentyfikowanie tych dużych rzeczy, które chcesz zrobić na tydzień i na dzień. Kolejny nawyk w ZTD polega na przeglądaniu swoich celów co tydzień, aby być skoncentrowanym na nich przez cały rok. GTD zawiera ten element, ale ZTD go rozszerza.
Ponownie, GTD to genialny system, i działa bardzo dobrze. Ale ZTD bierze pod uwagę niektóre problemy, które ludzie mają z jego wdrażaniem, i dostosowuje go do rzeczywistego życia.
10 Nawyków ZTD
Każdy z tych nawyków należy uczyć się i ćwiczyć po jednym na raz, jeśli to możliwe, lub 2-3 naraz w najwyższym wypadku. Skup uwagę na zmianie nawyków przez 30 dni, a potem przejdź do następnego. Podana poniżej kolejność to tylko sugestia — możesz zaadoptować je w dowolnej kolejności, która działa najlepiej dla ciebie, i nie musisz przyjmować wszystkich 10 nawyków. Eksperymentuj i znajdź te, które najlepiej pasują do twojego stylu pracy. Nawyki 1-8 są najbardziej niezbędne, ale sugeruję także poważne rozważenie Nawyki 9-10. W przyszłych postach rozszerzę się na każdy z tych 10 nawyków.
1 zbieraj. Noś mały notes (lub cokolwiek inny narzędzia do chwytania działa dla ciebie) i zapisz każde zadanie, pomysł, projekt lub inne informacje, które pojawią się w twojej głowie. Wydobądź je z głowy i na papier, aby ich nie zapomnieć. To jest to samo co GTD. Ale ZTD prosi cię, aby wybrać bardzo prosty, przenośny, łatwy w użyciu narzędzie do chwytania – preferowane jest małe notatnik lub mały stos kart indeksowych (ale nie wymagane), po prostu dlatego, że są dużo łatwiejsze do używania i noszenia niż PDA lub laptop. Im prostsze narzędzia, tym lepiej. Gdy wrócisz do domu lub biura, opróżnij notatki na swoją listę rzeczy do zrobienia (prosta lista rzeczy do zrobienia wystarczy na teraz – listy kontekstowe mogą pojawić się później jako nawyk).Read more. ** 2 proces.Nawyk: podejmuj szybkie decyzje o rzeczach w twojej skrzynce odbiorczej, nie odkładaj ich. Pozostawianie rzeczy do kumulacji to odkładanie podejmowania decyzji. Przetwarzaj swoje skrzynki (email, fizyczne, poczta głosowa, notes) co najmniej raz dziennie, a częściej, jeśli to potrzebne. Podczas przetwarzania, rób to od góry do dołu, podejmując decyzję o każdym elemencie, jak w GTD: zrób to (jeśli zajmuje 2 minuty lub mniej), wyrzuć, deleguj, zarchiwizuj, lub umieść na liście rzeczy do zrobienia lub kalendarzu do wykonania później.
3 planuj.Nawyk: ustal ważne zadania na tydzień, dzień. Każdego tygodnia, sporządź listę Najpierw Duże Kamienie: Podwój Swoją Produktywność w Tym Tygodniu, które chcesz osiągnąć, i zaplanuj je w pierwszej kolejności. Każdego dnia, stwórz listę 1-3 ważnych zadań (w zasadzie twoje Duże Kamyczki na dzień) i upewnij się, że je osiągniesz. Realizuj swoje ważne zadania wcześnie w ciągu dnia, aby się ich pozbyć i zapewnić, że zostaną wykonane.
4 działaj (skupienie).Nawyk: wykonuj jedno zadanie na raz, bez rozpraszania się. To jest jeden z najważniejszych nawyków w ZTD. Musisz wybrać zadanie (najlepiej jedno z twoich ważnych zadań) i skupić się na nim, wykluczając wszystko inne. Najpierw usuń wszystkie rozproszenia. Wyłącz email, telefon komórkowy, Internet, jeśli to możliwe (w przeciwnym razie po prostu zamknij wszystkie niepotrzebne karty), bałagan na biurku (jeśli przestrzegasz nawyku 2, powinno to być dość łatwe). Następnie ustaw timer, jeśli chcesz, lub po prostu skup się na swoim zadaniu tak długo, jak to możliwe. Nie pozwól sobie się od niego rozpraszać. Jeśli zostaniesz przerwany, zapisz każdą prośbę lub przychodzące zadania/informacje na swoim notesie i wróć do zadania. Nie próbuj multitaskingu. Zobacz Jak NIE wielozadaniować – pracuj prościej i zdrowiej dla więcej.
5 prosty zaufany system.Nawyk: utrzymuj proste listy, sprawdzaj codziennie. Zasadniczo to samo co GTD — miej listy kontekstowe, takie jak @praca, @telefon, @dom, @zakupy, @oczekiwanie itp. ZTD sugeruje, abyś trzymał swoje listy jak najprostsze. Nie twórz skomplikowanego systemu i nie próbuj ciągle nowych narzędzi. To strata czasu, mimo że jest fajne. Używaj prostego notesu lub kart indeksowych do swoich list albo najprostszej możliwej aplikacji listy. Nie potrzebujesz planera ani PDA, ani Outlooka, ani skomplikowanego systemu tagowania. Tylko jedna lista dla każdego kontekstu i lista projektów, którą przeglądasz codziennie lub co tydzień. Łączenie działań z projektami i kontekstami jest miłe, ale może zrobić się zbyt skomplikowane. Trzymaj się prostoty i skupiaj na tym, co masz do zrobienia teraz, nie grając systemem i narzędziami.
6 organizuj.Nawyk: miejsce dla wszystkiego. Wszystkie przychodzące rzeczy trafiają do twojej skrzynki odbiorczej. Stamtąd idzie na listy kontekstowe i folder działania, albo do pliku w twoim systemie archiwizacji, do skrzynki odejściowej, jeśli zamierzasz to delegować, albo do kosza. Umieszczaj rzeczy tam, gdzie należy, od razu, zamiast gromadzić je do posortowania później. Dzięki temu twoje biurko jest czyste, abyś mógł się skupić na pracy. Nie odkładaj — umieszczaj rzeczy na miejsce.
7 przegląd.Nawyk: przeglądaj system i cele co tydzień. Cotygodniowy przegląd GTD jest świetny, a ZTD włącza go prawie dokładnie tak samo, ale z większym naciskiem na przeglądanie swoich celów co tydzień. To już jest w GTD, ale nie jest podkreślane. Podczas twojego tygodniowego przeglądu, powinieneś przejrzeć każdy ze swoich rocznych celów, zobaczyć, jaki postęp osiągnąłeś w ostatnim tygodniu i jakie kroki będziesz podejmować, aby je przesunąć do przodu w nadchodzącym tygodniu. Raz w miesiącu, poświęć trochę więcej czasu na miesięczny przegląd celów, a co roku powinieneś robić roczny przegląd celów na dany rok i celów życiowych.
8 upraszczaj.Nawyk: redukuj swoje cele i zadania do tego, co najważniejsze. Jednym z problemów GTD jest to, że próbuje ogarnąć wszystkie napływające zadania. Ale to może nas przeciążyć i pozostawić bez koniecznego skupienia na ważnych zadaniach (Wyznaczanie Twojego Dnia: Najważniejsze Zadanie (MIT)). Więc zamiast tego, ZTD prosi cię o przeglądanie list zadań i projektów i zobaczenie, czy możesz je uprościć. Usuń wszystko oprócz kluczowych projektów i zadań, aby się na nich skupić. Upraszczaj swoje zobowiązania i swojego strumienia informacji. Upewnij się, że twoje projekty i zadania są zgodne z celami rocznymi i życiowymi. Rób to na co dzień (krótko, w małej skali), podczas swojego cotygodniowego przeglądu i swojego miesięcznego przeglądu.
9 rutyna.Nawyk: ustalaj i przestrzegaj rutyn. GTD jest bardzo nieustrukturyzowane, co może być zarówno zaletą, jak i wadą. Jest to wada dla niektórych osób, ponieważ potrzebują więcej struktury. Spróbuj nawyku tworzenia rutyn, aby sprawdzić, czy działa dla ciebie lepiej. Poranna rutyna (na przykład) może obejmować patrzenie na twój kalendarz, przeglądanie list kontekstowych, ustalanie swoich ważnych zadań na dzień, ćwiczenia, przetwarzanie emaila i skrzynek odbiorczych oraz wykonywanie pierwszego ważnego zadania na dzień. Wieczorna rutyna może obejmować przetwarzanie emaila i skrzynek odbiorczych (ponownie), przeglądanie swojego dnia, pisanie w dzienniku, przygotowanie na następny dzień. Cotygodniowe rutyny mogą obejmować dzień zadań, dzień prania, dzień finansowy, cotygodniowy przegląd, dzień rodzinny itp. To zależy od ciebie — ustalaj własne rutyny, niech działają dla ciebie.
10 znajdź swoją pasję.Nawyk: szukaj pracy, dla której masz pasję. To może być twój ostatni nawyk, ale jednocześnie twój najważniejszy. GTD jest świetne do zarządzania zadaniami w twoim życiu i próby nie odkładania ich na później. Ale jeśli masz pasję do swojej pracy, nie będziesz odkładać — będziesz lubić to robić i chcieć zrobić więcej. Nawykiem do stworzenia tutaj jest ciągłe poszukiwanie rzeczy, które cię pasjonują, i sprawdzanie, czy możesz zrobić z nich karierę, kiedy je znajdziesz. Uczyń z pracy życia coś, co cię pasjonuje, a nie coś, czego się obawiasz robić, a twoja lista zadań będzie prawie wydawała się listą nagród.