ProsteNawyki

Proste sposoby na poprawę jakości życia

Mistrz Skrzynki Odbiorczej email: Doprowadź wszystkie swoje skrzynki do zera i zmniejsz ich liczbę

Ile różnych sposobów używasz do otrzymywania informacji? Pięć rodzajów e-maili, wiadomości tekstowe, wiadomości głosowe, dokumenty papierowe, poczta tradycyjna, posty na blogach, wiadomości na różnych usługach online (MySpace, Facebook, Netscape itd.) – lista ciągnie się bez końca, podobnie jak proces przetwarzania informacji. Nie musi to być jednak ani wyczerpujące, ani stresujące.

Zarządzanie informacjami na mniej stresującym i bardziej kontrolowanym poziomie, w strefie produktywności, wymaga tylko kilku prostych kroków. Czytaj dalej, a Twoje zmęczone oczy będą Ci wdzięczne. Pierwszy etap: Zminimalizuj swoje skrzynki odbiorcze. Każde miejsce, które musisz sprawdzić, by odczytać wiadomości lub przychodzące informacje, to skrzynka odbiorcza. Im więcej ich masz, tym trudniej nimi zarządzać. Zredukuj liczbę skrzynek odbiorczych do minimum niezbędnego do funkcjonowania. Oto jak to zrobić:

  1. Wymień wszystkie sposoby, w jakie otrzymujesz informacje. Na początku możesz o niektórych zapomnieć, ale gdy sobie przypomnisz, dodaj je do listy. Lista powinna zawierać informacje cyfrowe i analogowe – zarówno papierowe, jak i komputerowe.
  2. Oceń każdy z nich pod kątem wartości, jaką Ci przynosi. Czasami sprawdzamy niektóre skrzynki odbiorcze z przyzwyczajenia, mimo że nie wnoszą nic do naszego życia. To tylko dodatkowe rzeczy do sprawdzenia. Masz pager, choć posiadasz telefon komórkowy? Może pager nie jest już potrzebny.
  3. Znajdź sposoby na połączenie lub eliminację skrzynek odbiorczych. Jeśli coś nie daje Ci wartości, rozważ wyeliminowanie tego z życia. Sprawdź, czy możesz obejść się bez tego przez tydzień. W przypadku pozostałych sprawdź, czy możesz połączyć wiele strumieni informacji w jedną skrzynkę odbiorczą. Na przykład, ile miejsc w Twoim domu przechowuje przychodzące dokumenty? Miej jedną skrzynkę odbiorczą w domu na całą pocztę, dokumenty z pracy, szkolne papiery, notatki telefoniczne, wydruki komputerowe, harmonogramy i inne. Masz cztery usługi e-mail? Zobacz, czy możesz przekierować wszystkie do jednej. Otrzymujesz różne wiadomości głosowe? Spróbuj przesłać je do jednej usługi lub użyj usługi internetowej, aby dostarczyć je do skrzynki e-mail. W pracy miej jedną skrzynkę na wszystkie przychodzące dokumenty. Czytasz wiele blogów? Umieść je w czytniku kanałów, w jednym strumieniu postów, zamiast sprawdzać 25 różnych skrzynek odbiorczych. Im mniej skrzynek odbiorczych masz, tym lepiej. Celem jest osiągnięcie 4-7 skrzynek odbiorczych, jeśli to możliwe.

Drugi etap: Opanuj swoje skrzynki odbiorcze. Ten etap będzie znajomy dla moich długoletnich czytelników, ale powinien zostać tutaj omówiony: Nie pozwól, aby Twoje skrzynki odbiorcze się przepełniały. To stworzy ogromne zaległości i na pewno Cię zestresuje. Zamiast tego, stań się mistrzem swoich skrzynek odbiorczych. Oto jak:

  1. Sprawdzaj i przetwarzaj swoje skrzynki odbiorcze raz dziennie. W przypadku niektórych skrzynek może być konieczne częstsze sprawdzanie (sprawdzam swoje e-maile co godzinę), ale nie rób tego ciągle i obsesyjnie. To tylko marnuje Twój czas i negatywnie wpływa na produktywność oraz życie osobiste. Nie sprawdzaj jednak rzadziej niż raz dziennie, bo inaczej pozwolisz na nagromadzenie się zaległości. Stosy są Twoimi wrogami.
  2. Przetwarzaj je od góry do dołu, podejmując szybkie i natychmiastowe decyzje. Zacznij od górnego elementu w skrzynce odbiorczej i od razu podejmij decyzję. Nie pomijaj go, nie odkładaj z powrotem ani nie zwlekaj z decyzją. Oto Twoje możliwości: usuń, deleguj komuś innemu, zrób to od razu (jeśli zajmuje to 2 minuty lub mniej) lub przełóż na później (dodaj do listy zadań). We wszystkich przypadkach nie zostawiaj elementu w skrzynce odbiorczej. Usuń lub zarchiwizuj. Pracuj nad każdym elementem aż do opróżnienia skrzynki. Uwaga: jeśli masz setki elementów w skrzynce odbiorczej, być może warto przenieść je wszystkie do folderu do późniejszego przetworzenia (i zaplanować na to kilka godzin), a następnie rozpocząć ten proces od wszystkich nowych elementów.
  3. Powtarzaj ten proces, aby utrzymywać swoje skrzynki odbiorcze puste. Jeśli zminimalizowałeś liczbę skrzynek odbiorczych, nie powinno to być zbyt trudne. Świętuj, kiedy Twoja skrzynka odbiorcza jest pusta! To wspaniałe uczucie. Pamiętaj: nie sprawdzaj ich cały dzień – zaplanuj czas na przetwarzanie – i zdecydowanie nie włączaj powiadomień natychmiastowych.

Zobacz także: