Jednym z wielkich odkryć, które przedstawia David Allen w książce „Getting Things Done”, jest jego analogia do kręcenia gadżetami. W skrócie, opowiada o prostych pracach, gdzie przychodzisz do pracy rano z mnóstwem gadżetów do zakręcenia, a kończysz dzień z mnóstwem ładnie zakręconych gadżetów. To niewymagająca myślenia praca, ale nie jest zbyt stresująca, daje satysfakcję i jest prosta. Wiesz, że jesteś produktywny, ponieważ faktycznie kręcisz te gadżety.
Dla większości z nas nie jest to takie proste. Mamy mnóstwo maili, wiadomości głosowych, telefonów, dokumentów i gości, z którymi musimy sobie poradzić. Do tego dochodzi lista projektów i zadań, które mogą doprowadzić każdego do szału. Patrząc na naszą listę, widzimy pozycje takie jak „Przeprojektuj stronę internetową” lub „Zbadaj trendy rynkowe”. Szczerze mówiąc, to nie są gadżety, które można zakręcić. To przytłaczające projekty, które mogą zalegać na liście zadań, podczas gdy my przeglądamy naszego ulubionego bloga (zapewne Zen Habits!).
Co więc robić? Zamień swoją pracę w pracę z Kręceniem Gadżetami.
Jak to zrobić:
-
Dla każdego projektu wybierz jedno kolejne działanie. Możesz stworzyć całą listę kolejnych działań, jeśli chcesz, ale najważniejsze jest, aby wybrać jedno następne działanie. Jest to określane jako następna fizyczna czynność, którą trzeba wykonać, aby posunąć projekt do przodu. Przyjrzyjmy się temu dokładnie: „następne” oznacza, że jest to coś, co powinno być zrobione jako pierwsze, w przeciwnym razie projekt nie może być kontynuowany; jeśli jest więcej niż jedno takie działanie, wybierz jedno. Fizyczne działanie oznacza coś, co możesz zrobić w świecie rzeczywistym: zadzwonić, wysłać mail, napisać, sporządzić listę, przeczytać, podjąć decyzję, porozmawiać, przeprowadzić burzę mózgów, kupić. Rzeczy, których nie można zrobić w jednym działaniu, są wieloma działaniami, gadżetami, których nie można zakręcić.
-
Przejrzyj swoje listy zadań i upewnij się, że wszystkie pozycje są „zakręcalnymi” gadżetami. Czasami rzeczy na naszych listach zadań są połączeniem wielu gadżetów w jednym elemencie. Przykładowo, założenie ogrodu może wymagać takich działań jak: sporządzenie listy potrzebnych narzędzi, telefon do mamy po sadzonki, wizyta w sklepie po narzędzia, przyniesienie konewki z szopy, przekopanie ziemi itp. Przeprojektowanie strony internetowej może rozpocząć się od przeglądania sieci w poszukiwaniu inspirujących przykładów dobrego designu, czytania artykułów o projektowaniu, stworzenia trzech pomysłów na design czy burzy mózgów nad nową nazwą strony.
-
Pogrupuj gadżety według typu. To inny sposób na powiedzenie, że powinieneś grupować według kontekstu. Zbierz połączenia telefoniczne razem. Pogrupuj rzeczy do przeczytania razem (w folderze). Zbierz maile do napisania razem. Pogrupuj strony internetowe do przeanalizowania razem. W ten sposób, kiedy wykonujesz połączenia telefoniczne, masz je wszystkie na jednej liście i możesz po prostu działać, zamiast szukać zadań do wykonania.
-
Po prostu kręć. Jeśli faktycznie rozbiłeś swoją listę zadań na „zakręcalne” gadżety, już nie musisz myśleć, przynajmniej nie na wyższym poziomie. Wystarczy, że je wykonujesz. Kiedy zakręcisz jeden, świętuj i przejdź do następnego. Na koniec dnia powinieneś mieć pokaźny zbiór zakręconych gadżetów, a to daje naprawdę dużo satysfakcji.