Edytuj swoje życie, Część 4: Twoje miejsce pracy

Byłem redaktorem gazety i jedną z rzeczy, których się nauczyłem, było bezwzględne redagowanie (bez sarkastycznych komentarzy o tym, dlaczego nie robię tego z moimi wpisami na blogu). Wytnij wszystko, co nie jest konieczne, a zyskasz bardziej znaczącą historię.

Zdecydowanie polecam redagowanie swojego życia.

Dzisiejsza edycja: Edycja twojego miejsca pracy.

Jeśli jesteś w pracy, rozejrzyj się wokół siebie — ile rzeczy jest na twoim biurku? Ile rzeczy jest na ścianach wokół ciebie? Jak zagracony jest twój pulpit komputera? Czy są stosy rzeczy wokół twojego biurka?

Wszystkie te elementy to wizualne rozproszenia, a jako stworzenia wizualne nasze umysły nie pozwalają nam ich ignorować. Przyciągają naszą uwagę i stresują nas.

Rozwiązanie: uprość, edytuj, minimalizuj.

W moim miejscu pracy mam dość minimalistyczny i czysty układ. Kiedy się wprowadziłem, zdjąłem wszystko ze ścian, oprócz jednego, ładnego kalendarza. Mam jedną skrzynkę odbiorczą, która jest zazwyczaj pusta (zobacz: 3 Kroki do Zawsze Czystego Biurka), dwa zdjęcia mojej rodziny, telefon, drukarkę i komputer. Poza tym mój pulpit jest wolny od wszystkiego, oprócz dokumentu, nad którym aktualnie pracuję. Mój komputer nie ma ikon na pulpicie, a staram się mieć otwarty tylko jeden program na raz (chyba że więcej niż jeden jest absolutnie niezbędny).

To bezgracowe, bezstresowe, produktywne miejsce pracy i zdecydowanie polecam je każdemu. Twoje miejsce może mieć kilka personalnych przedmiotów, by uczynić je twoim, ale w większości chcesz móc skupić się na zadaniu, w przeciwnym razie twój dzień pracy będzie bardziej stresujący niż to konieczne.

Krótka uwaga o produktywności: Powinienem napisać kolejny post na ten temat, ale kiedy piszę o produktywności, nie dlatego, że uważam, że musimy być maszynami pracującymi. Właściwie, jeśli czytałeś którykolwiek z moich postów o zwalnianiu tempa i prostocie, wiesz, że wierzę w coś przeciwnego. Zamiast tego, produktywność jest dla mnie ważna, ponieważ jeśli możemy wykonać naszą pracę w krótszym czasie, mamy więcej czasu dla siebie, naszych rodzin i naszych celów.

Zredagujmy nasze miejsca pracy i stwórzmy uproszczone środowisko:

Edytuj swoje ściany. Spójrz na wszystkie rzeczy na ścianach wokół ciebie. Co naprawdę musi tam być? Szanse są takie, że nic z tego. Umieszczamy rzeczy na ścianach, aby sobie o czymś przypomnieć, zainspirować się, rozśmieszyć. Ale to nas tylko rozprasza. Usuń wszystko, oprócz może ładnego obrazka (sztuka jest dobra, jeśli masz jakąś) i może ładnego kalendarza. Jeśli masz znak przypominający ci o celu lub nawyku, zostaw go na miejscu. Mam mały znak przyklejony do mojego komputera, który mówi: „ZRÓB TO TERAZ” dużymi niebieskimi literami. To rozproszenie, oczywiście, ale takie, które odciąga mnie od innych rozproszeń.
Zbierz wszystkie swoje papiery. Masz papiery na całym biurku? Jak o stosach na podłodze? Zbierz je wszystkie w jeden stos i przetwarzaj je po kolei. To może zająć chwilę, jeśli masz dużo papierów, ale ufaj mi, to dobrze spędzony czas. Większość z tych papierów może zostać wyrzucona, ale te ważne muszą zostać złożone, z ważnymi datami wprowadzonymi do twojego kalendarza i działaniami do listy zadań. Złóż papiery od razu. Nie wahaj się wyrzucać bez litości lub przekazywać to odpowiedniej osobie. Pracuj w dół stosu, zaczynając od pierwszego dokumentu. Zajmij się jednym dokumentem na raz, zadecyduj, jak go usunąć, i zrób to szybko. Nie odkładaj tego, aby zadecydować później. Nie rób kilku stosów. Zrób to od razu, po kolei.
Edytuj swoje drobne przedmioty. Masz mnóstwo drobnych rzeczy na biurku? Zdjęcia, urocze małe zwierzątka, tace na cukierki, rzeczy na długopisy i spinacze, małe tabliczki z zabawnymi powiedzeniami. Pozbądź się ich wszystkich, poza może jednym lub dwoma zdjęciami. Długopisy, spinacze i podobne rzeczy można umieścić w szufladzie biurka, schludnie w tacce na szufladę. Większość innych rzeczy można wyrzucić lub odpowiednio złożyć. Te rzeczy to czyste rozproszenie.
Znajdź inne miejsca na rzeczy. Jeśli masz rzeczy w zasięgu wzroku, które potrzebujesz, znajdź dla nich miejsce poza zasięgiem wzroku. Naprawdę, nie ma nic, co musi być na twoim pulpicie (oprócz skrzynki odbiorczej i elektronicznego sprzętu, jak telefon i monitor). Wszystko inne można umieścić w szufladzie. Klucz: znajdź miejsce na rzeczy i zawsze odkładaj je tam. W ten sposób będą łatwe do znalezienia, gdy ich potrzebujesz. Umieść rzeczy, których używasz najczęściej, w szufladach najbliżej ciebie.
Edytuj swój komputer. Większość ludzi ma pulpit zapełniony ikonami. To rozprasza i utrudnia znalezienie rzeczy. W folderze Moje dokumenty utworzyłem pięć folderów: 1. Skrzynka odbiorcza 2. Działania 3. Inkubacja 4. Bieżące projekty i 5. Archiwum. Wszystko pobieram do 1. Skrzynki odbiorczej i staram się ją opróżniać przynajmniej codziennie. Pracuję głównie w folderze 2. Działania. Rzeczy, nad którymi muszę pomyśleć lub przeczytać je później, trafiają do 3. Inkubacja. Pozostałe dwa są oczywiste. Więc zabierz wszystko z pulpitu i składaj je. Jeśli masz działania, które musisz wykonać, umieść je w Działania. Jeśli są programy lub pliki, które regularnie potrzebujesz, możesz umieścić je w menu Start (lub równoważnym), a nawet lepiej, opracować Autohotkey dla nich. Następnie wyłącz ikony pulpitu i ustaw sobie ładny spokojny obrazek pulpitu (mam obrazek ogrodu zen). Inna wskazówka: nie miej kilku programów otwartych naraz. Pracuj nad jednym zadaniem na raz i miej otwarte tylko te okna, których potrzebujesz do tego zadania.
Edytuj swoje szuflady. Przejdź przez szuflady po kolei, wyrzucając śmieci i pozostawiając tylko to, co potrzebne. Zorganizuj, znajdź miejsce na wszystko i upewnij się, że zawsze odkładasz rzeczy na swoje miejsce.
Edytuj swój system plików. Czy regularnie plikujesz swoje dokumenty? Czy możesz je znaleźć najszybciej jak to możliwe? Jeśli tak, jesteś o krok przed innymi. Jeśli nie, stwórz łatwy system odniesienia. Zrób to prosto, od A do Z z prostymi teczkami manila. Utrzymuj pudełko teczek i etykiet w zanadrzu, aby móc natychmiast utworzyć nowy plik, gdy go potrzebujesz. Nie miej stosu „do opilkowania” — po prostu plikuj rzeczy od razu! Twoje szuflady z plikami powinny być w zasięgu ręki, aby nie było powodu, by nie zaplikować czegoś od razu lub nie wyciągnąć pliku, jeśli go potrzebujesz.
Nie kupuj mnóstwa rzeczy. Kiedy ludzie zaczynają GTD, idą i kupują etykieciarkę Brother. Jeśli chcesz to zrobić, i zdobyć trochę etykiet i teczek manila, to w porządku. Ale poza tym, nie idź na rampage artykułów biurowych tylko po to, aby uprościć swoje miejsce pracy. Pamiętaj, tu edytujemy, nie robimy domowej przemiany!

Jeśli zrobisz wszystko powyższe, teraz powinieneś mieć całkiem miłe i uproszczone miejsce pracy. Jeśli nie możesz zrobić tego wszystkiego naraz, to w porządku — zaplanuj jednogodzinne bloki czasu na następne 2-3 dni, a powinieneś być gotowy. Kiedy skończysz, usiądź, rozejrzyj się i ciesz się! Powinno to być ogromnie przyjemne. Teraz utrzymuj je w takim stanie!

Zobacz także: