Niektórzy z nas mają tak gorączkowe, zajęte, szalone i chaotyczne dni, że nie znajdujemy czasu nawet na przemyślenie kwestii organizacji, celów czy rutyny. To właśnie wtedy, gdy Twoje dni są tak szalone, musisz poświęcić czas, by odzyskać nad nimi kontrolę.
Jest to ważne dla Twojego zdrowia psychicznego, równowagi i produktywności. Po prostu nie możesz być najbardziej efektywny, jeśli biegasz w kółko, gasząc pożary i jednocześnie stając się coraz bardziej zestresowanym. Poświęcenie czasu na kontrolę zrobi ogromną różnicę.
Oto jak:
-
Najpierw zarezerwuj sobie blok czasu na odzyskanie kontroli. Tak, to zajmie godzinę lub dwie. Tak, możesz znaleźć ten czas. Umów się na spotkanie w swoim kalendarzu. Jeśli naprawdę nie możesz znaleźć czasu w ciągu dnia pracy, wstań wcześniej lub zrób to zaraz po pracy. Możesz znaleźć ten czas, jeśli naprawdę się postarasz. Twoja równowaga tego wymaga.
-
Zrób listę. Czy masz już wszystkie swoje zadania na jednej liście to-do lub na kilku listach zadań rozłożonych według kontekstu? Jeśli tak, jesteś o krok do przodu. Jeśli nie, to powinien być Twój pierwszy krok. Zbierz wszystkie dokumenty do jednej skrzynki odbiorczej (w tym karteczki post-it, wiadomości telefoniczne itp.) i przetwórz je, wpisując zadania do wykonania na swoją listę lub listy (zobacz 3 Kroki do Zawsze Czystego Biurka). To, jak zorganizujesz listę (listy), nie jest w tym momencie ważne. Polecam metodę GTD (zobacz Przewodnik dla Początkujących po GTD), ale rób to, co działa dla Ciebie. Sporządzenie listy zadań to pierwszy sposób, aby nad nimi zapanować.
-
Zaplanuj swój dzień. Nie tylko dzisiaj, ale każdego dnia. Potrzebujesz regularnego harmonogramu, aby utrzymać wszystko pod kontrolą. Zorganizuj swoje regularne zadania w bloki czasowe: e-maile, telefony, spotkania, przetwarzanie skrzynki odbiorczej, czas planowania, pisanie itp. Postaraj się mieć przynajmniej 15-30 minut na początku każdego dnia na zaplanowanie dnia w tych blokach czasowych. Te kilka minut planowania to prosty sposób na zapanowanie nad dniem. (Zobacz Wyznaczanie Twojego Dnia: Najważniejsze Zadanie (MIT))
-
Przestań robić kilka rzeczy naraz. To prawdopodobnie najbardziej sprawia, że Twój dzień jest szalony. Nie możesz zachować równowagi, jeśli żonglujesz milionem rzeczy jednocześnie. Jeśli to robisz, nie jesteś produktywny. Skup się na jednej rzeczy naraz (zobacz Jak NIE wielozadaniować – pracuj prościej i zdrowiej).
-
Kontroluj komunikację przychodzącą. Inni Ci na to nie pozwalają? Musisz być asertywny i przejąć kontrolę nad swoim czasem. Powiedz innym, kiedy mogą do Ciebie dzwonić lub jak często mogą oczekiwać odpowiedzi na swoje e-maile. Wyłącz komunikatory i czat. Wyłącz powiadomienia e-mail i sprawdzaj je tylko raz na godzinę lub według innego regularnego harmonogramu. Przekierowuj telefony do poczty głosowej. Po prostu nie możesz odpowiadać natychmiast na każdy telefon komórkowy, każdy e-mail, każdy pager czy każdą prośbę przy biurku. Jeśli musisz, załóż słuchawki. Bądź jasny i bezpośredni w komunikacji z innymi odnośnie do swojej dostępności i czasów, kiedy nie możesz być niepokojony. Ludzie mogą nie zawsze być z tego zadowoleni, ale z czasem zaczną szanować Twój czas.
-
Przeglądaj swój dzień. Zarezerwuj trochę czasu pod koniec dnia na przegląd tego, co zrobiłeś, odznaczanie zadań z listy to-do, aktualizowanie list o nowe pozycje, odkładanie rzeczy na swoje miejsce, porządkowanie biurka i planowanie na jutro. Opuścisz pracę z poczuciem satysfakcji.
-
Ustal rutyny. Te regularne rutyny to najlepszy sposób, aby czuć kontrolę nad swoim życiem. Pracowałem nad Moja Poranna Rutyna i Rozpocznij dzień z energią (wieczorem wcześniej) – wieczorna rutyna w domu, a także pomaga mieć poranną rutynę w pracy (w tym Krok 3) i rutynę na koniec dnia pracy (Krok 6). Uczyń je nawykiem, a Twoje dni będą mniej stresujące.