Krótki wstęp: To jedna z serii sposobów na zwiększenie produktywności – małych wskazówek i trików, które mają na celu uczynić Cię bardziej produktywnym. Na końcu serii opublikuję wszystkie razem w formie przeglądu. Sposób na produktywność #5: Unikaj spotkań. Kiedy już musisz się spotkać, niech będzie to krótko i skutecznie. Nienawidzę spotkań. Myślę, że większość ludzi też ich nie lubi, chyba że na spotkaniach są kawa i pączki, a Ty naprawdę lubisz kawę i pączki – ale nawet wtedy samo spotkanie to tylko coś, przez co musisz przejść, aby dostać to, co dobre. Chodzi o to, że większość z nas nienawidzi spotkań, a mimo to mamy ich tyle.
Jeśli naprawdę przeanalizujesz większość spotkań, zobaczysz, że są one ogromnym marnotrawstwem czasu. W ciągu godziny lub dłużej, które spędziłeś na tym spotkaniu, mógłbyś zrobić 10 razy więcej, pracując samodzielnie. To samo dotyczy każdego z pozostałych uczestników spotkania, co oznacza, że skala utraconej produktywności jest ogromna.
Czy są spotkania, na które chodzisz regularnie, a których można by uniknąć? Jeśli uważasz, że odpowiedź brzmi nie, zastanów się jeszcze raz: być może powiedziano Ci, że jest to obowiązkowe, ale możliwe, że jeśli przedstawisz wystarczająco dobry argument swojemu szefowi, mógłbyś uniknąć spotkania – pokaż mu/jej, ile więcej mógłbyś osiągnąć, nie będąc tam, i jak mógłbyś wysłać prostego e-maila, aby osiągnąć to samo w 1/10 czasu.
Uważam, że najlepiej jest od razu odmawiać udziału w spotkaniach. Po prostu mówię: „Przepraszam, nie mogę się pojawić. Jestem zajęty projektem”. I to zawsze jest prawda. Zawsze mam projekty, nad którymi pracuję, które są ważniejsze niż spotkanie.
Prawdopodobnie nie uda Ci się uniknąć większości spotkań, dlatego oto kilka wskazówek, jak uczynić je bardziej skutecznymi:
-
Każde spotkanie powinno mieć agendę. Ludzie powinni wiedzieć z wyprzedzeniem, co będzie omawiane, aby mogli się przygotować.
-
Agenda powinna zawierać oczekiwany rezultat. Jeśli nie ma tego w agendzie, powinno to być pierwszą rzeczą, którą poruszasz na spotkaniu, zaraz gdy (lub nawet tuż przed) spotkanie się zaczyna: co chcesz osiągnąć na spotkaniu?
-
Notuj ważne punkty, szczególnie kolejne działania. Oznacz je strzałkami, gwiazdkami lub innymi symbolami, abyś mógł je łatwo znaleźć później.
-
Przejrzyj kolejne działania na końcu spotkania. Każdy powinien opuścić spotkanie, wiedząc, jakie decyzje zostały podjęte i co ma następnie zrobić.
-
Natychmiast po spotkaniu przenieś wszystkie kolejne działania na swoje listy zadań, aby o nich nie zapomnieć.
-
Jeśli nadal musisz uczestniczyć w całkowicie bezużytecznym spotkaniu, weź ze sobą materiały do czytania/przeglądania. Przynajmniej możesz wykorzystać ten czas produktywnie, przeglądając rzeczy, które musisz przeczytać lub przeanalizować. Lubię również wykorzystywać ten czas na burzę mózgów lub planowanie projektów.
Najlepszą strategią długoterminową jest przekonanie kierownictwa, że większość spotkań to strata czasu i że te, które muszą się odbyć, powinny być krótkie i skuteczne. Znam kogoś, kto zainstalował blat bez stołków jako salę konferencyjną swojego biura. Jeśli ktoś chciał się z nim spotkać, musiał to zrobić na stojąco. Zapewniało to dość krótkie spotkania.
Top 10 Sposobów na Zwiększenie Produktywności