Wasze życie zawsze jest zabiegane, ale święta zawsze wydają się dodawać jeszcze więcej szaleństwa do harmonogramu każdego z nas. Przyjęcia bożonarodzeniowe z rodziną, przyjaciółmi i współpracownikami, zakupy prezentów, dekorowanie, jasełka, kolędowanie, dzwonienie dzwonkami, odśnieżanie (chyba że mieszkasz na Guam jak ja), pieczenie ciasteczek, pieczenie indyków i cała reszta.
To wystarczy, abyś chciał się poddać!
Ale nie musi to być przytłaczające. Jeśli jesteś zapracowaną osobą (a kto nią dzisiaj nie jest?), przygotowałem kilka moich ulubionych wskazówek dotyczących oszczędzania czasu — rzeczy, które stosuję w swoim codziennym życiu i które działają cuda, uwalniając harmonogram.
Dlaczego warto korzystać z tych wskazówek? Po pierwsze, aby zachować zdrowie psychiczne w czasie pracowitych dni – wszyscy mamy tendencję do stresowania się, gdy harmonogramy są zapakowane. Ale po drugie, i równie ważne, aby zarezerwować czas na to, co uważasz za najważniejsze. Dla mnie to rodzina, pisanie i ćwiczenia. Możesz mieć inne rzeczy, na które chcesz znaleźć czas. Oto jak to zrobić.
Wskazówki dotyczące pracy
Większość z nas spędza najwięcej czasu w pracy, więc zacznijmy od tego. Jeśli masz listę rzeczy do zrobienia niemalże bez końca — lub, co gorsza, brak jakiejkolwiek listy rzeczy do zrobienia — oto, co możesz zrobić:
1. Rób mniej. To moja ulubiona wskazówka dotycząca produktywności, jak wiedzą długoletni czytelnicy — uprość swój harmonogram, robiąc mniej rzeczy, ale skupiając się na ważnych rzeczach. To znacznie zwiększy skuteczność czasu, który poświęcasz na pracę, zmniejszając czas, który potrzebujesz na pracę. Co ze zadaniami, których nie wykonujesz? Sprawdź poniższe wskazówki, aby dowiedzieć się, jak sobie z nimi radzić.
2. Deleguj. Jeśli zadanie trzeba wykonać, ale nie jest jednym z twoich najważniejszych zadań, i może być wykonane przez kogoś innego, zleć je komuś. Czasem możesz pozbyć się połowy swojej listy rzeczy do zrobienia, znajdując innych, którzy mogą wykonać zadanie równie dobrze, a nawet lepiej od ciebie.
3. Ogranicz swój dzień pracy (lub dostosuj godziny pracy). Jeśli pracujesz więcej niż 8 godzin dziennie, ustalając limit 8 godzin, zmusisz się do skupienia na wykonaniu najważniejszych zadań w tym limicie. Jeśli pracujesz 8 godzin dziennie, spróbuj ograniczyć się do 6 godzin. Zobaczysz, że zaczniesz priorytetyzować, pracować efektywniej i tracić mniej czasu, aby móc ukończyć pracę w tym przedziale czasu. Staram się dać sobie okno pracy o długości 4 lub 5 godzin w większość dni. Co jeśli nie możesz zmniejszyć liczby godzin pracy (może jesteś zobowiązany do przepracowania określonej liczby godzin)? Zobacz, czy możesz przesunąć swoje godziny pracy na wcześniejsze lub późniejsze niż reszta zespołu. To zredukuje czas dojazdu, jeśli nie będziesz dojeżdżać podczas godzin szczytu, a jeśli będziesz pracować, gdy prawie nikogo innego nie ma w biurze, możesz zrobić o wiele więcej.
4. Rób ważne rzeczy wcześniej. Wybierz 2-3 najważniejsze rzeczy, które musisz lub chcesz osiągnąć dzisiaj, i wykonaj je najpierw. Podczas gdy w inne dni możesz odkładać te ważne rzeczy (i być może ich w ogóle nie wykonać), jeśli zrobisz je najpierw, reszta dnia będzie lekka. W rzeczywistości, jeśli masz na to swobodę, czasami możesz zakończyć dzień roboczy po ukończeniu ważnych rzeczy — reszta może poczekać do jutra.
5. Poproś swojego szefa o ustalenie priorytetów za ciebie. Jeśli nie masz kontroli nad swoim harmonogramem lub listą rzeczy do zrobienia, porozmawiaj ze swoim szefem. Powiedz mu, że starasz się być bardziej efektywny z czasem i masz czas tylko na X liczby rzeczy dzisiaj (powiedzmy, 3-4 rzeczy)… więc poproś go, aby wybrał te rzeczy dla ciebie. Powiedz mu, że jeśli spróbujesz zrobić wszystko, będziesz mniej skuteczny i możesz nie wykonać tylu rzeczy ani nie wykonać dobrej roboty. Ustalanie priorytetów jest w istocie tym, co zrobiłbyś sam (zobacz pierwszą wskazówkę), gdybyś miał swobodę.
6. Grupuj zadania. Zamiast przerywać dzień pracy małymi zadaniami wymieszanymi razem, spróbuj pogrupować podobne zadania i wykonać je jednorazowo. Na przykład, zamiast odpowiadać na maile przez cały dzień, grupuj je i zajmij się wszystkimi mailami raz (lub dwa razy) dziennie. Zajmij się całym swoimi papierowymi zadaniami jednocześnie. Wykonaj wszystkie telefony w jednej partii. Zrób wszystkie zakupy jednocześnie. Takie grupowanie zadań oszczędza dużo czasu i pozwala lepiej skupić się na ważnych zadaniach.
7. Skup się na jednym projekcie i ukończ go. Zamiast żonglować dużą liczbą projektów, wyznacz blok czasowy na zrobienie jednego projektu do ukończenia. Dla mnie często oznacza to wyznaczenie połowy dnia lub dnia (staram się dzielić projekty na zarządzalne części), aby pracować nad projektem, i staram się go ukończyć, jeśli to możliwe. Często oznacza to zdobycie wszystkich zasobów i informacji, które potrzebujesz z wyprzedzeniem, aby nie musieć ich szukać lub na nie czekać, gdy jesteś gotowy do pracy nad projektem. To również oznacza oczyszczenie mojego harmonogramu, więc załatwiam inne zadania z wyprzedzeniem i nie planuję niczego innego w tym bloku czasowym. Następnie skup się wyłącznie na tym projekcie i staraj się go bardzo ciężko ukończyć. To, jak się przekonałem, jest często najbardziej efektywnym sposobem pracy nad projektami.
8. Unikaj spotkań. Nie wszystkie spotkania są stratą czasu, ale wiele z nich to jest. Jeśli spędzasz dużo czasu na spotkaniach, ale wolałbyś robić swoją rzeczywistą pracę, zamiast słuchać ludzi mówiących o rzeczach, które mogli ci wysłać mailem, zobacz, czy możesz zrezygnować z części z tych spotkań. Zrobisz o wiele więcej. Read more.
9. Unikaj długich rozmów w pracy. Wszyscy mieliśmy długie rozmowy z współpracownikami, które były bardzo nieproduktywne — często niezwiązane z pracą ani z niczym ważnym. Czasami są to długie rozmowy telefoniczne. I chociaż lubię rozmawiać z innymi ludźmi tak samo jak każdy inny — ważne jest utrzymywanie dobrych relacji i przyjaźni — jednocześnie można by ten czas spędzić robiąc inne rzeczy. Osobiście wolałbym załatwić całą swoją pracę i wrócić do domu, aby spędzić czas z rodziną. Dlatego staram się skupić na pracy, a nie na długich rozmowach, chociaż czasami robię wyjątek.
10. Naucz się mówić nie. To jest kluczowe, jeśli chcesz mieć uproszczony harmonogram. Wszyscy otrzymujemy liczne prośby każdego dnia i wszystkie z nich są wymaganiami co do naszego czasu. Jeśli mówimy „tak” tym prośbom, tracimy czas i zobowiązujemy się zrobić coś dla kogoś innego. Ale jeśli te prośby nie są zgodne z naszymi priorytetami, to zazwyczaj bierzemy na siebie więcej, niż chcemy. Więc naucz się mówić „nie”. Często jest to niewygodne, ponieważ boimy się, że kogoś rozczarujemy. Ale naucz się mówić ludziom, że po prostu nie masz czasu na to obecnie i często zrozumieją.
Wskazówki dotyczące komputera
1. Odłącz się, kiedy to możliwe. To moja ulubiona wskazówka dotycząca komputera. Kiedy naprawdę chcę skupić się na zadaniu i naprawdę je wykonać, odłączam się od Internetu. Czasami oznacza to tylko zamknięcie przeglądarki, innym razem odłączam się od sieci bezprzewodowej, a jeszcze innym razy odłączam kabel. Niezależnie od tego, jak to zrobisz, odłączenie od Internetu to świetny sposób na załatwienie rzeczy. Oczywiście w końcu będziesz chciał się ponownie połączyć, ale posiadanie bloków czasowych, kiedy jesteś odłączony, może być niezwykle produktywne.
2. Quicksilver lub AutoHotkey. Quicksilver dla użytkowników Mac, Autohotkey dla PC. Używałem obu i uważam, że są niezbędnymi narzędziami do efektywnego załatwiania rzeczy. Na przykład wszyscy mamy dokumenty, programy, foldery i strony internetowe, do których często zaglądamy — ustaw hotkey do otwierania ich jednym naciśnięciem klawisza. Trzeba trochę nauki, aby nauczyć się, jak to ustawić (ale możesz wygooglować poradniki), a ustawienie każdego hotkey może zająć kilka minut. Ale gdy są one ustawione, twoja szybkość jest błyskawiczna. Możesz wyjść poza te hotkeye dla bardziej zaawansowanych kombinacji, takich jak hotkey do wysyłania czegoś mailem lub zmiana rozmiaru zdjęcia czy zrobienie tysiąca innych rzeczy — mam prawdopodobnie około tuzina, których regularnie używam i które oszczędzają mi godziny, gdy dodaje się je przez cały miesiąc.
3. Skróty klawiszowe dla poczty elektronicznej. Podobnie, twój program pocztowy prawie na pewno ma skróty klawiszowe, i jeśli ich nie używasz, powinieneś się ich nauczyć. Używając skrótów do otwierania, wysyłania, archiwizowania, wyszukiwania i nawigacji przez emaile, możesz przejść przez partię maili w mgnieniu oka. A jeśli dodasz skróty (za pośrednictwem Quicksilver lub AutoHotkey) dla często używanych tekstów lub podpisów, możesz przejąć swoje odpowiedzi szybciej, niż mogę przejść przez paczkę Oreo.
4. Filtry email. Niech twój program pocztowy zrobi pracę za ciebie. Używam filtrów Gmaila, ale programy takie jak Outlook czy Mail.app, lub inne, wszystkie mają podobne funkcje filtrowania. Naucz się z nich korzystać i ustaw filtry dla swoich najczęstszych maili. Zwykle to dzieje się z czasem, gdy zauważasz, że dostajesz dużo pewnego rodzaju maila. Na przykład, dostaję pewne statystyki i raporty finansowe związane z pracą, które mam oznaczone i zarchiwizowane przez filtr, więc nigdy nie widzą światła mojego inboxu. Mogę zawsze pójść i spojrzeć w tę etykietę (lub folder), aby przeczytać te raporty, jeśli zajdzie taka potrzeba, ale nie muszę ich czytać, gdy przechodzę przez skrzynkę odbiorczą. Używam także filtrów do automatycznego usuwania maili od osób, które wysyłają mi łańcuszkowe i żartobliwe emaile (ostro, wiem, ale mam dość tych), i do archiwizowania powiadomień z takich usług jak Facebook, Twitter, Paypal i inne usługi.
5. Ogranicz korzystanie z IM, Twittera, forów, innych social mediów. Możesz spędzić cały dzień rozmawiając z innymi, lub publikując na Twitterze lub przeglądając fora internetowe czy media społecznościowe. I chociaż wszystkie te narzędzia mają dobre zastosowania, mogą zająć zbyt wiele czasu, jeśli im na to pozwolisz. Ustal dla siebie limity – na przykład godzinę dziennie na robienie tych wszystkich rzeczy, o określonym czasie w swoim harmonogramie. Będziesz miał o wiele więcej czasu na ważne zadania.
6. Nie przejmuj się archiwizacją. Pisałem o tym wcześniej, ale naprawdę już nie wierzę w archiwizowanie. Wszystko, co robię, jest teraz cyfrowe, zarówno online, jak i na twardym dysku mojego komputera. I nauczyłem się od Gmaila, że możesz po prostu zarchiwizować coś i później to wyszukać bez problemów (robię to od dwóch lat bez problemów z szukaniem rzeczy w ogóle). Więc robię to ze wszystkim: z plikami na moim twardym dysku, dokumentami w Google Docs i Arkuszach, innymi rodzajami plików online. I mój czas na archiwizację został zredukowany niemal do zera – podczas gdy kiedyś spędzałem dużo czasu każdego dnia na archiwizowaniu.
Wskazówki dotyczące domu
1. Utrzymuj porządek bez bałaganu. Jestem wielkim fanem domów i miejsc pracy bez bałaganu, nie tylko z powodu ich ładniejszego wyglądu, ale ponieważ 1) pomaga to skupić się na tym, co robisz zamiast dać się rozpraszać przez bałagan wizualny; 2) jest to bardziej spokojne i relaksujące; oraz 3) oszczędza to czas. Jak to oszczędza czas? Ułatwia to znalezienie rzeczy, czyszczenie, poruszanie się, i zmniejsza zmarnowany czas na przekładanie, sortowanie, przeszukiwanie i usuwanie stosów bałaganu. 15 Świetnych Porad na Odkurzanie.
2. Trzymaj rzeczy na swoim miejscu. Podobnie, posiadanie „domu” dla wszystkiego oszczędza czas. Można mieć uporządkowany dom, ale nie wiedzieć, gdzie coś należy … zamiast tego, trzymaj wszystko na miejscu, i odkładaj rzeczy na swoje miejsce, gdy ich nie używasz. Spraw, aby to stało się kluczowym nawykiem w twoim życiu — gdy skończysz korzystać z czegoś, odłóż to tam, gdzie należy. Zajmuje to kilka sekund, a oszczędza czas z późniejszym sprzątaniem, szukaniem rzeczy (ile razy zgubiłeś coś i szukałeś długi czas?), i ogólnie utrzymuje miejsca w porządku i bez bałaganu.
3. Ucz dzieci sprzątać po sobie. Jeśli jesteś rodzicem, wiesz, że utrzymywanie domu bez bałaganu nie jest łatwe, gdy masz małe dzieci biegające wokół robiąc bałagan każdą chwilę dnia. Zacznij od swoich dzieci, od wczesnego wieku, z nawykiem sprzątania po sobie, gdy skończą się bawić. Powiedzmy, że wezmą one kubełek klocków i zrobią ogromny bałagan — to OK, ale gdy skończą, pomóż im posprzątać wszystko, włożyć do kubełka, i postawić kubełek z powrotem na swoje miejsce. Moje młodsze dzieci lubią śpiewać piosenkę „Clean up, clean up, everybody everywhere” podczas sprzątania. Uczyń to zabawą! Z sześciorgiem dzieci, to zaoszczędziło nam wiele godzin sprzątania po naszych dzieciach.
4. Przygotuj się wieczorem wcześniej. Niezależnie od tego, czy jesteś singlem czy masz pełen dom dzieci, poranki mogą być dla ciebie pośpieszne. Zamiast tego, stwórz Rozpocznij dzień z energią (wieczorem wcześniej) – wieczorna rutyna gdzie przygotowujesz wszystko wieczorem wcześniej, abyś mógł rozpocząć dzień na odpowiednich torach. Może to nie oszczędza technicznie czasu, ale daje ci więcej czasu rano na skupienie się na ważnych rzeczach, zamiast pośpiesznie przechodzić przez swoją rutynę.
5. Nie oglądaj za dużo telewizji. Osobiście zmarnowałem całe dni na oglądanie telewizji, więc wiem, jak dużym pożeraczem czasu może być telewizja. Zamiast tego, ogranicz czas oglądania TV – może godzinę dziennie? – i wykorzystaj czas, który inaczej byś spędził na oglądaniu TV na bardziej ważne rzeczy – spędzaj czas z bliskimi, ćwicząc, pisząc tę powieść, o której marzyłeś.
6. Planuj swój tygodniowy jadłospis. Jeśli zaplanujesz, co będziesz mieć na obiad (a nawet na lunch) każdego dnia tygodnia, możesz zaoszczędzić dużo czasu. Po pierwsze, możesz pójść na zakupy spożywcze i dostać wszystko, czego potrzebujesz za jednym zamachem – w rzeczywistości, jeśli powtarzasz tygodniowy jadłospis w następnym tygodniu, możesz zrobić zakupy na dwa tygodnie w jednej wyprawie. Po drugie, możesz przygotować jedzenie z wyprzedzeniem (zobacz następny punkt), i łatwo zapakować swój lunch do pracy. Po trzecie, nie musisz się martwić, co jest na obiad każdego wieczoru – jest to od razu na jadłospisie, który umieścisz na lodówce.
7. Gotuj duże porcje. Lubię przygotowywać dużą ilość jedzenia, co jest szczególnie pomocne, gdy masz dużą rodzinę. Przygotowuję duże porcje Wskazówka Zdrowotna: Spróbuj Czasem Wegetariańsko, Przepis: Najlepsza… zupa… kiedykolwiek, spaghetti lub inne danie, i jem resztki na lunch lub obiad (czasami może to oznaczać kilka lunchów i obiadów).
8. Załatwiaj wszystkie sprawy jednocześnie. To jest to samo, co wskazówka „grupowania” z sekcji pracy powyżej (podobnie jak poprzednia wskazówka i następna wskazówka). Pisz swoje sprawy na liście zadań w ciągu tygodnia, i załatwiaj je wszystkie jednego dnia. Zaplanuj swoją trasę tak, aby wykonać jak najmniej jazdy, i szybko to wszystko załatw. W porównaniu do wykonywania wielu podróży w celu załatwienia spraw, ta metoda oszczędza dużo czasu.
9. Załatwaj sprawy bankowe online, wszystko jednocześnie. Lubię to robić raz w tygodniu lub nawet co dwa tygodnie … mam wszystkie rachunki gotowe do zapłacenia (właściwie, większość z nich jest ustawiona, aby były opłacane automatycznie przez system płatności mojego banku), przeglądam moje online zestawienie bankowe, opłacam rachunki, sprawdzam automatyczne przelewy oszczędności i tak dalej.
10. Sprzątaj w jednym wielkim zrywie. Chociaż lubię utrzymywać rzeczy w czystości przez cleaning as I go, to jest jeszcze zamiatanie, mycie podłóg i czyszczenie łazienek i tym podobne … i to jest ogromna oszczędność czasu, aby zrobić to wszystko na raz w jednym wielkim zrywie. Cała moja rodzina bierze różne części domu, i wszyscy sprzątamy na raz tak szybko, jak to możliwe. Jesteśmy gotowi w 30-45 minut i możemy odpoczywać resztę dnia. Ahhh!
11. Wykonuj swoje treningi w krótkim czasie. Jeśli nie masz dużo czasu, ale chcesz pozostać (lub stać się) w formie, spróbuj bodyweight exercises w obwodach, ale zrób trening bardziej intensywny, próbując zrobić jak najwięcej obwodów w krótkim czasie. Na przykład, wykonaj obwody z podciąganiem, pompkami i przysiadami z wagą własnego ciała (odpowiednio 5, 10, i 15) … i zrób ich jak najwięcej w 10 minut (lub 20, jeśli jesteś w dobrej kondycji). Stwórz własne obwody z różnymi ćwiczeniami, lub poszukaj podobnych wyzwań online, aby urozmaicić trening. Nie wykonuj tych intensywnych ćwiczeń, jeśli dopiero zaczynasz — po prostu spróbuj zrobić kilka obwodów, ale nie szybko, jeśli dopiero zaczynasz.
12. Miej świetny duży kalendarz. Moja rodzina pozostaje zorganizowana dzięki dużemu kalendarzowi na naszej lodówce (który również ręcznie synchronizuję z Gcal, ponieważ lubię Gcal). Wszystko trafia na nasz kalendarz: imprezy, spotkania, wydarzenia szkolne, mecze piłki nożnej, lekcje muzyki, urodziny, daty wolontariatu i tak dalej. To zapewnia, że nie przepełniamy harmonogramu, że wszyscy jesteśmy w synch z sobą i że nie przegapimy spotkań lub wydarzeń. A jeden duży kalendarz oszczędza czas, ponieważ nie musimy ciągle sprawdzać z innymi lub patrzeć na różne harmonogramy.
13. Znajdź opiekunkę do dzieci lub wymień się opieką nad dziećmi. Jeśli jesteś rodzicem i nie masz czasu na robienie rzeczy, zatrudnij opiekunkę do dzieci, aby znaleźć czas, lub wymień się opieką nad dziećmi z innym rodzicem. Moja siostra i ja robimy to na przykład — oglądamy jej dzieci w niektóre dni, a ona ogląda nasze w inne. To świetne, ponieważ mamy więcej czasu na robienie rzeczy, a nasze dzieci mogą bawić się razem.
14. Rozważ zatrudnienie kogoś. Czasami bardziej sensowne jest zatrudnienie kogoś do zrobienia czegoś, zwłaszcza jeśli twój czas jest wart więcej pieniędzy, niż płacisz tej osobie. Na przykład, jeśli mam dużą działkę, której utrzymanie zajęłoby mi pięć godzin (jest dość duża), bardziej sensowne jest zapłacenie komuś, ponieważ w tym czasie mogę zarobić więcej, pracując. Inne rzeczy, za które możesz zapłacić komuś: inne prace konserwacyjne w domu, mycie samochodu, załatwianie spraw lub pranie, robienie podatków … praktycznie wszystko, gdzie wykonanie tego samemu nie jest opłacalne.