Mały podręcznik, jak załatwiać sprawy

Jest wiele do zyskania, jeśli staniesz się dobry w Załatwianiu Spraw (GSZ).

Chociaż nie uważam, że produktywność i efektywność to odpowiedzi na życie, ani nie powinny być twoim jedynym celem… to jednak istnieje mnóstwo korzyści z Załatwiania Spraw. Naprawdę wiele.

Oto niektóre z korzyści:

Zaczynasz osiągać więcej
Zaczynasz bardziej wierzyć w siebie
Marnujesz mniej czasu na prokrastynację i rozpraszanie siebie
Stajesz się bardziej godny zaufania – kiedy mówisz ludziom, że coś załatwisz, wierzą ci
Łatwiej cię zatrudnić, bo ludzie lubią zatrudniać kogoś, kto załatwia sprawy
Mniej jesteś ograniczony przez ten wymiar swojego życia, co pozwoli ci zgłębiać inne obszary – zrozumieć, co jest ważne, być ciekawym, bawić się, uczyć się, nawiązywać głębokie relacje z ludźmi, przekształcać stare wzorce myślowe, które ci przeszkadzają, i więcej
zaczynasz więcej zarabiać
Możesz założyć udany startup lub stworzyć świetną organizację
Możesz rozpowszechnić swoje pomysły dalej, udowadniając, że warto cię słuchać (bo coś osiągnąłeś) i jako że realizujesz rzeczy, które muszą być zrealizowane, by rozprzestrzeniać idee, takie jak napisanie książki, bloga czy wygłoszenie przemówienia

I tak dalej. Znasz korzyści – chcesz tylko wiedzieć, jak być lepszym w Załatwianiu Spraw.

To jest przewodnik dla ciebie. Najpierw przyjrzymy się rzeczom, które stoją na przeszkodzie. Następnie umiejętnościom, które musisz opanować, aby dobrze załatwiać sprawy. A potem, jak dobrze załatwiać sprawy.

Rzeczy, które stoją na przeszkodzie

Realizacja nie jest trudna, jeśli nie ma przeszkód. Podobnie jak poruszanie się na dużą odległość nie jest trudne, jeśli nie mamy grawitacji ani przeszkód na drodze.

Przyjrzyjmy się więc przeszkodom, zanim przyjrzymy się, jak zdobyć odpowiednie umiejętności.

Oto najczęstsze przeszkody w Załatwianiu Spraw (wraz z zalecanymi naprawami):

Nawyk odkładania rozpoczęcia, ponieważ jest to niekomfortowe. To jest prokrastynacja – odkładasz rozpoczęcie zadania, ponieważ jest trudne lub czujesz się przytłoczony lub niepewny wobec zadania. Rozwiązanie to uczynienie startu jak najmniejszym, stworzenie warunków, które sprawią, że bardziej prawdopodobne będzie rozpoczęcie, a następnie praktykowanie rozpoczynania na nowo, aż się z tym oswoisz.
Nawyk przełączania. Może zaczynasz, ale ciągle przeskakujesz do innych zadań. To z tych samych powodów, co prokrastynacja – dyskomfort i niepewność sprawiają, że chcesz robić coś innego, więc przechodzisz do łatwiejszego zadania lub swoich ulubionych rozpraszaczy. Przełączanie, przełączanie, przełączanie prowadzi do braku koncentracji i ciągłej bycia zajętym. Rozwiązanie: twórz sesje skupienia, w których praktykujesz skupienie się na jednym zadaniu przez krótki czas (10 minut, 15 minut, itp.), aż staniesz się lepszy w pozostawaniu, przynajmniej przez chwilę.
Perfekcjonizm. Odkładasz rozpoczęcie (lub zakończenie), ponieważ warunki nie są doskonałe, albo praca nie jest perfekcyjna. Na przykład, chcesz rozpocząć bloga, ale nie możesz, dopóki nie znajdziesz idealnej platformy, idealnego motywu, idealnego harmonogramu, nie masz listy świetnych pomysłów i idealnego zrozumienia, jak być świetnym blogerem. Powodzenia z tym! Lub piszesz post na bloga czy artykuł, ale nie publikujesz go, bo nie jest jeszcze perfekcyjny (podpowiedź: po prostu doświadczasz niepewności). Rozwiązanie: zobowiąż się do rozpoczęcia w niedoskonały sposób, po prostu rozpocznij nawet jeśli jest to chaotyczne, stwórz ten kiepski pierwszy szkic, a potem go dopracuj. Być może potrzebujesz odpowiedzialności, aby się na to zobowiązać.
Inni ludzie. Inni ludzie cię irytują, opóźniają rzeczy swoimi zwłokami, czynią rzeczy bardziej skomplikowanymi, narzekają, psują rzeczy, są irytujący. Prawda jest taka, że trudno jest załatwiać sprawy, kiedy polegasz na innych ludziach. Ale często jest to racjonalizacja. Rozwiązanie: weź pełną odpowiedzialność za swoją część, bądź dobry w wykonywaniu swojej części i wchodź w większą rolę przywódczą, gdzie pomagasz całemu zespołowi odnieść sukces, rozciągając siebie na pozytywne i pełnokrągłe działania z innymi ludźmi, mimo ich niedociągnięć.
Rozpraszacze i przerwy. Jesteś ciągle odciągany przez nieustanne rozpraszacze i przerwy. Niektóre z nich są pod twoją kontrolą, inne nie. Rozwiązanie: twórz sesje skupienia wolne od rozpraszaczy, w których wyłączasz Internet lub używasz blokera stron i zobowiązujesz się do skupienia na jednej rzeczy przez krótki czas. Rozmawiaj z innymi o przerwach podczas tego czasu (powiedz im, że jeśli masz na sobie słuchawki, to nie powinni cię przerywać). Wyłączaj powiadomienia w tym czasie (może tylko na 20 minut na raz). Na koniec, ćwicz radzenie sobie z przerwaniami (których nie możesz kontrolować) poprzez odpuszczanie tego, co robisz, skupiając się uważnie i z wdzięcznością na osobie, która ci przerywa, a potem powracając do swojego zadania i ponownie skupiając się na nim z pełną uwagą. To wymaga praktyki.
Zmęczenie. Jesteś zmęczony, głodny, brakuje ci energii, sfrustrowany, samotny. Tego typu trudności mogą utrudnić skupienie się i załatwianie spraw. Rozwiązanie: Rozpoznaj, kiedy jesteś w jednym z tych stanów i zrób to, co musisz, aby się naładować (może pomóc krótka drzemka, spacer lub medytacja). Albo wykonuj zadania, które nie wymagają dużej energii ani skupienia (odpowiadanie na e-maile, wykonywanie rutynowych zadań administracyjnych itp.). Jeśli to długoterminowy problem, popraw swój sen i jedzenie.
Strach, niepewność, poczucie przytłoczenia i zwątpienie w siebie. W sercu większości przeszkód wymienionych powyżej leżą te stany mentalne – strach i niepewność, które w rzeczywistości są tym samym. Rozwiązanie: Dobre opanowanie stanu lęku i niepewności bez potrzeby zamknięcia, ucieczki, unikania, przejęcia kontroli lub wybuchu (zwykłe reakcje) to kluczowa umiejętność. Więcej na ten temat poniżej.

Może to wyglądać na przytłaczającą listę przeszkód. Ale rozwiązania są stosunkowo proste i omówię więcej na temat tego, jak stworzyć prosty program, aby nauczyć się przezwyciężać te przeszkody i w procesie stawać się lepszym w Załatwianiu Spraw.

Najpierw przyjrzyjmy się bardziej umiejętnościom, które chcesz poprawić.

10 umiejętności, które warto opanować

Z naszą listą przeszkód zaczęliśmy opracowywać pewne rozwiązania… które w dużej mierze wiążą się z umiejętnościami, które chcemy poprawić. Przyjrzyjmy się im tutaj:

Wybieranie jednej ważnej rzeczy (priorytetyzacja). Jeśli skupisz się na ważnych zadaniach przez większość czasu, będziesz załatwiać sprawy. Jeśli skupisz się na załatwianiu małych spraw, ale nie dużych, lub ciągle przełączasz się między zadaniami, będziesz mniej efektywny. Przydatne jest wybieranie jednej ważnej rzeczy, na której się skupisz, ucząc się z czasem, które zadania i projekty mają dla ciebie większą wartość niż inne. Czy odpowiedzenie na ten e-mail jest ważniejsze niż napisanie tego artykułu? Co bardziej wpłynie na twoją karierę, twój zespół, twoje szczęście i zdrowie?
Rozpoczęcie. Prokrastynacja jest jednym z najczęstszych przeszkód w Załatwianiu Spraw… więc jeśli opanujemy start, pokonamy ogromną przeszkodę. Rozpoczęcie jest najlepsze, gdy skupisz się na najdrobniejszym pierwszym kroku i praktykujesz po prostu zanurzenie się w to. Kiedy chciałem wyrobić sobie nawyk biegania, skupiałem się tylko na założeniu butów i wyjściu za drzwi. Nauczycielowi sztuki, którego znam, mówi studentom, aby skupili się wyłącznie na poczynieniu ołówkiem na papierze. Nauczyciele medytacji mówią, aby po prostu usiąść na poduszce. Wybierz najdrobniejszy pierwszy krok i zacznij go realizować.
Sesje skupienia. Przełączanie się na inne rzeczy jest również bardzo powszechne, więc znalazłem ogromną wartość w sesjach skupienia (niektórzy nazywają to metodą Pomodoro). W zasadzie wybierasz krótki przedział czasu (10 minut, 15, 20 lub 25) i praktykujesz skupianie się na jednym zadaniu w trakcie tej sesji, dopóki timer nie upłynie. Potem zrób przerwę i spróbuj kolejnej sesji skupienia. Zalecam po prostu wykonanie kilku sesji skupienia dziennie przez tydzień, a potem rozbudowywanie.
Zarządzanie listą zadań. Wybór programu do zadań, znalezienie idealnego systemu dla niego i zarządzanie wszystkimi swoimi zadaniami i projektami… może to być przytłaczające. Znam wielu ludzi, którzy nawet się tym nie przejmują. Ale to świetna umiejętność, aby utrzymać siebie skupionym i załatwiać sprawy, a jeśli utrzymasz to w prostocie, nie musi być przytłaczające. Zalecam wybranie po prostu prostego programu do zadań (ostatnio używałem Todoist, ale co jakiś czas zmieniam) i nie przesadnie rozważać. Prawdziwą umiejętnością jest wrzucanie wszystkich twoich zadań do programu do zadań (do skrzynki odbiorczej), a codziennie wybieranie kilku zadań do skupienia – polecam 3 ważne zadania i 3 mniejsze dziennie. Twoja dokładna liczba będzie zależna od tego, jak długo pracujesz, jak trudne są zadania, jak szybko jesteś itp. Kiedy masz wybrane zadania na dany dzień, po prostu wybierz pierwsze z nich i wykonaj sesję skupienia z tym zadaniem. Może to zająć kilka sesji skupienia, aby dokończyć zadanie.
Kiepski pierwszy szkic. Perfekcjonizm przeszkadza w Załatwianiu Spraw. Tak więc przyjmij podejście Shitty First Draft, nie martwiąc się o perfekcję, ale po prostu działając. Potem wróć i popraw. Ale nie przesadzaj, po prostu skup się na wykonywaniu.
Bycie w niepewności. W całej twojej pracy będzie strach, niepewność i dyskomfort, i jest to świetna umiejętność nauczyć się być w niepewności bez ucieczki, unikania, narzekania, wybuchu, ukrywania. Ćwiczenie polega na zauważeniu, kiedy jesteś w niepewności, kiedy czujesz się niepewnie… i po prostu zatrzymaj się i bądź z tym uczuciem. Zauważ, jak to się fizycznie odczuwa, i bądź obecny z tym uczuciem. Bądź delikatny z uczuciem, nawet przyjacielski z nim. Zauważ, że jesteś w porządku nawet w środku niepewności i dyskomfortu, i znajdź wdzięczność za bycie w tym momencie. Pokochaj to tak, jak jest, nawet z uczuciem niepewności. Wymaga to praktyki!
Wycofanie się do wielkiego obrazu. To jedno skupić się głęboko na zadaniu, ale co innego wycofać się i ocenić ogólny obraz. Zalecam robienie tego na początku i końcu każdego dnia (poranna sesja planowania i krótki przegląd wieczorny twojego dnia), ale także sprawdzać w trakcie dnia, jak idą sprawy i co może być potrzebne do dostosowania twojego planu i ponownego skupienia się. Wszyscy się rozpraszamy, przerwani, wyprowadzeni z równowagi przez nieprzewidziane trudności. I to wszystko jest w porządku, jeśli możemy skupić się ponownie w miarę potrzeb.
Podjęcie pełnej odpowiedzialności i przywództwa. To byłoby bardziej zaawansowaną praktyką, ale podjęcie pełnej odpowiedzialności oznacza nie obwinianie innych za twoje trudności w załatwianiu spraw. Rozpoznawanie przeszkód, ale podejmowanie odpowiedzialności za znalezienie drogi, zaakceptowanie tego, co trzeba zaakceptować, czy rozpoznawanie swojej roli w dynamicznej sytuacji, którą stworzyłeś. Podjęcie przywództwa oznacza podjęcie odpowiedzialności za stworzenie lepszej dynamiki, stworzenie struktury, jeśli to konieczne, nawet jeśli jesteś podwładnym lub nie jesteś oficjalnym liderem zespołu.
Komunikacja. Kolejna zaawansowana umiejętność – chodzi o komunikowanie się jasno i uczciwie, tak aby wszyscy byli jasne co do obowiązków i granic oraz konsekwencje nieprzestrzegania tych obowiązków i granic. Ten rodzaj komunikacji oznacza przywództwo i struktura, które pomagają funkcjonować lepiej wszystkim.
Tworzenie struktury. Nie zalecam sztywnych struktur i nadmiernego planowania. Nie sprzyja to Załatwianiu Spraw, a sztywno zaplanowane dni to tylko fantazja. W zamian, dobrym pomysłem jest posiadanie minimalnej struktury: jak zaczniesz dzień, by pracować nad ważnymi sprawami? Jak będziesz wykonywał swoje sesje skupienia, by nie rozpraszać się zbytnio? Jak przeglądasz swój dzień, aby uczyć się na tym, co się wydarzyło? Jak stworzysz mechanizm odpowiedzialności? Kiedy załatwisz e-maile, i zorganizujesz spotkania? Kilka prostych odpowiedzi na te pytania pomoże ci stworzyć strukturę. Ale nie martw się o jej perfekcję — jeśli masz przeglądy, możesz dostosować i z czasem lepiej tworzyć strukturę.

Może się to wydawać przytłaczające, że na tej liście jest 10 umiejętności, ale nie musisz opanować ich wszystkich jednocześnie. Skupiłbym się najpierw na czterech pierwszych, a potem stopniowo rozwijał się, praktykując inne.

Prosty program opanowania GSZ

Mając na uwadze wszystko powyżej, upraszczajmy rzeczy i stwórzmy pięciostopniowy program do opanowania Załatwiania Spraw:

Stwórz strukturę codziennej praktyki. Miej prosty plan na ćwiczenie Załatwiania Spraw – 1) poranna sesja priorytetyzacji; 2) kilka codziennych sesji skupienia; 3) medytacja niepewności, gdy czujesz strach, wątpliwości, niepewność i dyskomfort; oraz 4) przegląd na koniec dnia, aby iterować i się poprawiać. Przekaż ten plan innej osobie i zobowiąż się do raportowania jej codziennie przez tydzień. Następnie zobowiąż się do aktualizowania jej co tydzień, opowiadając o swoich sukcesach, przeszkodach i jak się dostosujesz na nadchodzący tydzień. Ta struktura codzienna plus odpowiedzialność pomogą ciå się rozwijać w nadchodzących tygodniach.
Poranna sesja listy zadań. To część twojej struktury codziennej praktyki wymienionej powyżej, podobnie jak wszystkie poniższe elementy. W zasadzie, poświęć 5-10 minut na przeglądanie swojej listy zadań i wybierając zadania, na którymi chcesz się dzisiaj skupić. Trzymaj to krótkie, aby nie kusiło cię pominięcie tego. Przeglądaj, jakie zadania są na twojej liście, i przenieś 3 ważne zadania oraz 3 zadania administracyjne na swoją listę „Dzisiaj” (lub jakąś inną liczbę, która ci odpowiada). To jest czas na sprawdzenie kalendarza, aby zobaczyć, czy są jakieś spotkania do uwzględnienia. W zasadzie, to krótka sesja planowania i priorytetyzacji, więc wiesz, na czym skupić się dzisiaj. Powiązana umiejętność : dodawanie rzeczy do swojej listy zadań i kalendarza, kiedy o nich pomyślisz!
Sesje skupienia. Wykorzystaj je do rozwiązywania przedmiotów na swojej liście „Dzisiaj”. Trzy ważne zadania na liście „Dzisiaj”? Wybierz pierwsze z nich (bez odkładania!), i zrób z nim sesję skupienia. To może być trudne zadanie, więc po prostu wykonaj 10-20 minut zadania, jak najmniejszy start. W ten sposób praktykujesz rozpoczynanie i pozostając w skupieniu. Zrób przerwę, gdy czasomierz się skończy (po 15 minutach, powiedzmy), spaceruj, rozciągaj się. Następnie zrób kolejną sesję skupienia, kończąc zadanie, jeśli możesz, lub przechodząc do następnego, jeśli zakończyłeś pierwsze zadanie. Możesz zrobić to samo z mniej ważnymi zadaniami – sesja skupienia na przetwarzanie skrzynki odbiorczej e-mail lub opłacanie rachunków, na przykład.
Medytacja niepewności. To trochę trudniejsze do zapamiętania, ale wierzę, że możesz to zrobić, jeśli umieszczysz wizualne przypomnienie wokół siebie (np. małą notatkę do siebie) … w zasadzie, za każdym razem, gdy czujesz się jakbyś chciał się zamknąć, prokrastynować, rozpraszać się itd. … zauważ, że czujesz niepewność. Następnie zatrzymaj się i wykonaj medytację przez chwilę: skieruj swoją świadomość do wnętrza ciała, zauważ fizyczne odczucia niepewności, otwórz swoje serce na to uczucie, zauważ, że jesteś w porządku w środku niepewności i pozostawaj z nią z delikatnością i przyjaźnią przez chwilę dłużej. Tego rodzaju praktyka przekształci twoją relację z niepewnością, strachem i dyskomfortem – nie pozbędziesz się ich (to nie jest celem), ale nauczysz się być w porządku w samym środku, bez potrzeby biegania, unikania, zamykania się, kontrolowania, wychodzenia czy narzekania. To jest ogromne i warte trochę praktyki.
Przegląd: Do iteracji i poprawy. Każdego dnia poświęć 10 minut na przegląd, jak ci poszedł dzień. Jak sobie poradziłeś ze swoją strukturą? Czy zrobiłeś swoją poranną sesję listy zadań? Swoje sesje skupienia? Swoje medytacje niepewnościa? Zanotuj kilka notatek, o tym, jakie miałeś zwycięstwa, co ci przeszkadzało, jak możesz się dostosować posuwając się naprzód. Jeśli masz partnera odpowiedzialności, wyślij mu kilka linijek z tym przeglądem. Robienie krótkiego tygodniowego przeglądu też jest dobrym pomysłem. Te przeglądy służą jako sposób zrozumienia, co działa dla ciebie i jakie wzorce stoją na przeszkodzie, oraz do dostosowania się tak, abyś stale był coraz lepszy i lepszy z czasem.

Rozwiń: Z czasem sesje skupienia, medytacja niepewności i inne struktury staną się łatwiejsze. Następnie spróbuj praktykować niektóre z innych umiejętności wymienionych powyżej, w tym przyjęcie Kiepskiego Pierwszego Szkicu, podjęcie pełnej odpowiedzialności, pracę i komunikację z otwartym sercem z innymi, poprawianie swojej struktury w miarę potrzeby.

OK! Ten mały podręcznik, jeśli zostanie wdrożony w praktykę, zaprowadzi cię daleko w stawaniu się lepszym w Załatwianiu Spraw. Ale musisz wdrożyć go w praktykę. Znajdź partnera odpowiedzialności, aby nie zaniedbać praktyki.

Podejmij działanie. Ciesz się procesem. Bądź uważny w środku chaosu swojego dnia. I nie zapomnij docenić cudu dnia, który cię został dany.