Cyber Minimalista: Jak pracować (prawie) całkowicie online

Kilka dni temu przygotowałem 10 Dziwnych Małych Minimalistycznych Rzeczy, które Robię, gdzie wspomniałem, że nie używam twardego dysku do przechowywania plików, i że wszystkie moje pliki są online. Wywołało to takie zainteresowanie, że postanowiłem dostarczyć bardziej szczegółowe informacje na ten temat.

W ciągu ostatniego roku postanowiłem uprościć swoje życie komputerowe i potrzeby związane z pracą, próbując pracować, na ile to możliwe, z aplikacjami online i przechowywaniem online.

Miałem dość wysyłania sobie maili z plikami między komputerami w domu i w pracy, przesyłania plików do magazynów internetowych i synchronizowania ich między komputerami, czy przenoszenia na pendrive’y. Zdarzało się, że zapominałem, gdzie znajduje się plik, spędzałem mnóstwo czasu na przenoszeniu plików i organizacji rzeczy, moje dwa komputery nigdy nie były całkowicie zsynchronizowane, a to było zbyt skomplikowane dla minimalistycznego podejścia, które preferuję.

Wkraczają aplikacje online i moja nowo odkryta prostota.

Teraz moje życie komputerowe jest o wiele prostsze niż kiedykolwiek wcześniej. Używam aplikacji online na tyle, na ile to możliwe — muszę przyznać, że moje potrzeby są znacznie prostsze niż większości ludzi, ale to jest celowo przemyślane, ponieważ zrozumiałem, że większość rzeczy, które robiłem, nie była konieczna. Stopniowo redukowałem swoje potrzeby, tak że aplikacje online mogą zająć się większością tego, co robię.

Kiedy przetwarzanie online będzie dla Ciebie odpowiednie Należy podkreślić, że to rozwiązanie online, które zastosowałem, nie jest dla każdego. Może nie spełniać Twoich potrzeb. Jeśli nie, idź dalej — nie twierdzę, że wszyscy powinni iść za moim przykładem.

Może jednak istnieć kilka osób, które skorzystałyby z rozwiązania online. Oto kilka powodów, dla których mogłbyś chcieć przechowywać swoje pliki online i używać aplikacji online:

Używasz wielu komputerów. Jeśli wszędzie nosisz laptopa, to nie masz problemu z przenoszeniem czy synchronizowaniem plików. Ale jeśli masz więcej niż jeden komputer, możesz rozważyć moje rozwiązanie.
Twoje potrzeby są proste. Jeśli używasz oprogramowania desktopowego, które nie może być zastąpione aplikacjami online, moje rozwiązanie prawdopodobnie nie jest dla Ciebie. Nadal możesz rozważyć przechowywanie online. Jeśli jesteś pisarzem lub zajmujesz się głównie aplikacjami do przetwarzania tekstu, arkuszy kalkulacyjnych i innymi popularnymi aplikacjami, możesz radzić sobie tak, jak ja.
Pracujesz dużo online. Jeśli jesteś blogerem, tak jak ja, lub innym rodzajem pracownika sieciowego i spełniasz powyższe kryteria, rozwiązania online byłyby dla Ciebie idealne.

Moje rozwiązanie online – jak pracuję Jeszcze raz podkreślam, że jest to moje rozwiązanie. Twoje potrzeby będą inne. Będziesz chciał dostosować swoje rozwiązanie do własnych potrzeb. Ale oferuję poniższe jako przykład, jak można pracować online z minimalistycznym podejściem do komputeryzacji:

Przetwarzanie tekstu i arkusze kalkulacyjne. Niedawno przeprowadziłem małą analizę swojej pracy i zrozumiałem, że większość z niej była wykonywana przy użyciu edytorów tekstu, takich jak MS Word i AbiWord, oraz arkuszy kalkulacyjnych, takich jak Excel czy Calc. Postanowiłem wypróbować Google Docs do tych potrzeb, i chociaż na początku było to nieco niekomfortowe, to nauczyłem się akceptować minimalizm Google Docs i Spreadsheets. Nie mają połowy funkcji swoich odpowiedników Microsoft, ale wiecie co? Nie potrzebuję tych brakujących funkcji. Formatowanie nie jest tak ładne? Skupiam się na informacji, a nie na formatowaniu. Drukowanie nie jest takie ładne? Prawie nigdy nie drukuję. A dzielenie się dokumentami z innymi jest teraz o wiele prostsze.
Blogowanie. Oczywiście, prawie każdy bloger używa aplikacji online do publikowania swojego bloga. Używam WordPressa i jest on prosty w obsłudze oraz wystarczająco mocny dla moich potrzeb. Zapisuję post, dodaję zdjęcie i te rzeczy nie muszą być przechowywane na moim twardym dysku.
Zdjęcia. Zaakceptowałem Google Picasa i przesłałem wszystkie moje zdjęcia na darmowe konto Picasa. Tak, jestem fanem Google i inni mają problem z zaufaniem takiej firmie, ale ja nie.
E-mail. To jedna z moich najczęściej używanych aplikacji. Podczas mojej ostatniej pracy musieliśmy używać Outlooka, ale obecnie mogę używać Gmaila i nigdy nie wrócę. Jest o wiele przyjemniejszy. A jako że co jakiś czas sprzątam swoją skrzynkę Gmail, wątpię, aby zbliżał się do limitu przechowywania. Co miłe, po przesłaniu pliku e-mailem do kogoś mogę go usunąć z mojego twardego dysku, bo jest teraz przechowywany w Gmail.
Archiwizacja i wyszukiwanie. To jeden z najpiękniejszych powodów do używania aplikacji online: prostota organizacji. Podczas gdy kiedyś miałem strukturę katalogów i podkatalogów dla plików na twardym dysku (jak prawie każdy, myślę), teraz nie martwię się o foldery czy nawet tagowanie. Archiwizuję, a następnie szukam, gdy potrzebuję pliku. To wszystko. Działa to równie dobrze w Gmailu, jak i Google Docs, Picasa i WordPress. Nie potrzeba klasyfikowania. Początkowo przyzwyczajenie się do tej metody zajęło mi trochę czasu, ale teraz ją uwielbiam. Potrzebujesz znaleźć dokument, który zapisałeś kilka miesięcy temu? Nie ma potrzeby przeszukiwania folderów, żeby go znaleźć. Wystarczy wyszukać. To piękne.
Aplikacje desktopowe. Używam aplikacji desktopowych do pewnych zadań. Na przykład, AbiWord czy DarkRoom do minimalnego przetwarzania tekstu, Photoshop lub Gimp do edycji zdjęć, AutoHotKey do skrótów klawiaturowych, niektóre programy graficzne i specjalistyczne aplikacje do mojej pracy. Jednak zazwyczaj używam ich do jednego zadania, zapisuję plik, natychmiast go przesyłam lub wysyłam e-mailem, a potem usuwam z twardego dysku.
Brak organizacji na twardym dysku. Znowu, jak tylko zapiszę plik na twardym dysku, przenoszę go online (do Google Docs, Gmaila, Picasa, WordPress itp.) i usuwam z twardego dysku. Oznacza to, że nie muszę już organizować plików na moim twardym dysku. Nadal mam swoje stare pliki – boję się je usunąć, choć prawdopodobnie zrobię to za kilka miesięcy. Jednak żadne nowe pliki nie są przechowywane na moim twardym dysku.
Firefox. Oczywiście, aplikacja desktopowa, której używam najwięcej, to przeglądarka. I według mnie, to Firefox. (Fani Opery, Safari, Camino i innych przeglądarek mogą się nie zgodzić, i to jest w porządku – to nie jest debata na temat najlepszej przeglądarki.) Ponieważ prawie całą moją pracę wykonuję online, Firefox jest prawie zawsze otwarty, a jedna rzecz, którą uwielbiam, to skróty, które zapewniają mi szybką pracę komputerową przez cały dzień. Mam zakładki słów kluczowych dla każdej aplikacji i strony, której używam często, więc otwarcie strony lub aplikacji jest tak proste, jak wpisanie kilku liter i naciśnięcie enter. To samo dotyczy moich częstych wyszukiwań na Wikipedii, Flickr, Amazon, IMDB i wielu innych – wszystkie mają bardzo szybkie słowa kluczowe, więc wyszukiwania są łatwe. Rozszerzenia Firefoxa pomogły mi niesamowicie, w tym Greasemonkey, Google Toolbar i inne.
Praca offline. Są chwile, kiedy wyłączam Firefoxa i otwieram aplikację desktopową, taką jak DarkRoom czy AbiWord, po to, żeby móc pracować bez pokusy połączenia się. Lubię się odłączyć, by znaleźć spokój i nie muszę się martwić o zakłócenia. Ale kiedy zakończę to zadanie, takie jak napisanie artykułu, zapisuję go w Google Docs i usuwam oryginał.
Kalendarz i zadania. Używam (niespodzianka) GCal do moich potrzeb kalendarza online, a moje zadania znalazły wiele dobrych narzędzi online. (Przemieszczałem się między Backpack, Tracks, Vitalist i innymi, w zależności od mojego nastroju. Obecnie używam mojego kieszonkowego notesu Moleskine.) Istnieją inne aplikacje online, które używam, najbardziej znana z nich to Google Reader.

Aktualizacja: Często zadawane pytania W komentarzach pojawiło się wiele doskonałych pytań, które postanowiłem uwzględnić w artykule, ponieważ wielu czytelników nie czyta wszystkich komentarzy, a nie chciałem wielokrotnie odpowiadać na te same pytania.

Co z backupami? Zasadniczo nie wykonuję backupów. Wszystkie firmy, których używam do przechowywania moich danych online, wykonują backupy informacji same. Jednak nawet gdyby pojawiły się problemy, naprawdę nie będzie brakowało żadnej informacji, oprócz mojego bloga. Jednakże, mój blog archiwizuję. Jeśli chcesz archiwizować swoje informacje, nie jest to trudne do wykonania — możesz używać twardego dysku lub przechowywania online w innym miejscu i po prostu zapisywać nowe lub zmodyfikowane pliki codziennie lub raz w tygodniu.
Co z prywatnością? To rzeczywisty problem dla niektórych osób, i nie zaprzeczam temu. Jednak nie sądzę, żeby pracownicy Google (lub którakolwiek firma, którą używam) mieli czas na przeglądanie wszystkich plików, a nawet jeśli przeczytaliby moje, nie mam w nich niczego tajnego. Jeśli to problem dla ciebie, z jakiegokolwiek powodu, praca online byłaby trudniejsza. Możesz zaszyfrować pliki – może tylko te, które naprawdę chcesz chronić.
Przechwytywanie i kalendarzowanie bez mojego komputera. Używam mojego kieszonkowego notesu Moleskine. Nie utrzymuję zbyt wielu spotkań — znowu, to wewnętrzny minimalista we mnie. Mogę mieć jedno na dzień, a często mniej. Nie lubię utrzymywać zapchanego harmonogramu, i unikam spotkań jak ognia. Opracowałem pewnego rodzaju technikę „judo” na spotkania. Przyjmuję spotkania, ale rzadko. W każdym razie, możesz używać swojego telefonu komórkowego lub innego urządzenia mobilnego do organizacji kalendarza w drodze, jeśli chcesz.
Uzależnienie od dostawcy Internetu. Może to być również bardzo rzeczywisty problem dla niektórych ludzi. Dla mnie nie wydaje się to być problemem. Jednak sytuacja w tym zakresie się poprawia. Dzięki Google Gears wiele aplikacji internetowych niedługo będzie miało tryb offline, więc nawet jeśli zostaniesz odłączony, możesz kontynuować swoją pracę. Wierzę, że aplikacje biurowe Zoho właśnie zyskały tę możliwość.
Jaki jest problem z korzystaniem z miejsca na twardym dysku? W sumie żaden, z wyjątkiem tego, co powiedziałem na początku artykułu: używam wielu komputerów i potrzebuję dostępu do informacji z każdego miejsca. Korzystanie z aplikacji online na to pozwala. Ponadto, posiadanie moich informacji online ułatwia organizację (patrz dyskusja powyżej o archiwizacji i wyszukiwaniu). Nie ma potrzeby dla centralnej struktury organizacyjnej, niezależnie od tego, czy używasz Google, czy Mac OSX.
Ale co, jeśli nie wszystko, co robię, można zrobić online? To prawda, że wiele aplikacji nie jest dostępnych online, a także że większość aplikacji online nie ma wszystkich funkcji aplikacji desktopowych. Po pierwsze, dlatego uprościłem swoje potrzeby – nauczyłem się, że nie potrzebuję wszystkich funkcji aplikacji desktopowych. Jasne, MS Word ma 27 milionów więcej funkcji niż Google Docs, podobnie Excel, ale ich nie używam, a dla mnie tylko zwiększają one obciążenie i spowalniają pracę. Dla innych, którzy ich potrzebują, rozwiązanie online nie byłoby idealne. Po drugie, używam aplikacji desktopowych do pewnych rzeczy, jak edytowanie zdjęć, jak wspominałem powyżej. Ale potem przesyłam plik online, usuwam kopię na twardym dysku i nie martwię się o to po tym. Znowu, to może nie działać dla każdego, ale działa dla mnie.

Końcowa uwaga: Powinienem był uwzględnić to w oryginalnym artykule, ale to jest kluczowy kwestia: jeśli praca online byłaby dla ciebie bardziej skomplikowana, nie rób tego. Dla mnie oznaczała to uproszczenie i zminimalizowanie mojego życia komputerowego i naprawdę cieszę się z tego minimalizmu. Inni mają bardziej skomplikowane potrzeby lub mają problemy z prywatnością, backupami, bezpieczeństwem lub jakością ich połączeń. Ci ludzie nie powinni używać rozwiązania online, jak ja, ponieważ byłoby to dla nich bardziej skomplikowane. I to jest ostateczny test — co jest prostsze i ma więcej sensu dla twojej sytuacji?