Jeśli jesteś podobny do mnie, masz długą listę zadań do wykonania, być może podzieloną według różnych kontekstów (praca, dom, sprawunki, telefony itp.). Twoja lista zadań jest tak długa, że aż przytłaczająca. Nigdy nie możesz jej całkowicie usunąć, ponieważ codziennie rośnie.
Uprość swoją listę do absolutnie niezbędnych rzeczy, a możesz wyeliminować potrzebę skomplikowanych systemów planowania.
Długie listy zadań są jednym z problemów GTD, który, jak wspomniałem wcześniej, jest doskonałym systemem. Ale nie ustala priorytetów, a wszystko jest dodawane do twoich list. W końcu jest to przytłaczające i jesteś niezwykle zajęty, próbując zrealizować wszystkie swoje zadania.
Dziś przyjrzymy się Nawykowi ZTD 8: Uprość – ogranicz swoje cele i zadania do absolutnie niezbędnych.
Najpierw wyobraźmy sobie idealny scenariusz. Ostatnio zacząłem upraszczać swój system zarządzania czasem od GTD do praktycznie niczego. Wciąż mam długie listy rzeczy do zrobienia, ale nie patrzę na nie za bardzo. Zamiast tego zacząłem proces eliminacji i skupiania się na tym, co jest naprawdę ważne.
Obecnie moja lista zadań to zasadniczo jedna lista z trzema niezbędnymi rzeczami, które chcę zrobić dzisiaj. Mam także listę kilku mniejszych zadań, które chcę zrealizować, wszystko na raz, zazwyczaj w około 30 minut, pozostawiając resztę dnia wolną na ważniejsze zadania. Nadal używam kalendarza, ale tylko jako przypomnienie o spotkaniach, ale to nie jest naprawdę narzędzie do zarządzania czasem. Nie potrzebuję już narzędzi do zarządzania czasem — uprościłem swoją listę do trzech zadań każdego dnia.
Jak możesz dojść do tego punktu? Oto kluczowe kroki:
- Eliminuj, eliminuj. Poświęć kilka minut na przejrzenie swojej listy zadań i projektów i zobacz, jak bardzo możesz je uprościć. Podejdź do tego jak do wyzwania. Spróbuj przeciąć listę o połowę! Jeśli masz 50 pozycji, ogranicz je do 25. Następnie spróbuj zredukować je jeszcze bardziej kilka dni później. Jak eliminować zadania? Czasami zadanie się starzeje i nie jest już konieczne. Skreśl takie zadania. Czasami można delegować zadanie. Zrób to i skreśl je. Czytaj dalej, aby uzyskać więcej wskazówek.
- Wiedz, co jest niezbędne. Skąd wiesz, co jest niezbędne? Znając swój główny cel, i inne cele, jeśli to konieczne. Naprawdę powinieneś skupić się na jednym celu naraz, ale jeśli chcesz zrobić 2 lub 3, też w porządku. Tylko nie bierz się za 10 celów czy coś w tym stylu. Te cele powinny być twoimi kluczowymi projektami. Każde mniejsze zadania są niezbędne, jeśli pomagają osiągnąć te cele, i nieistotne, jeśli nie są powiązane.
- Uprość swoje zobowiązania. Ile projektów masz na siebie wziętych? Ile zajęć dodatkowych robisz? Nie możesz zrobić wszystkiego. Musisz nauczyć się mówić nie i cenić swój czas. A jeśli już powiedziałeś tak, możliwe jest jeszcze powiedzieć nie. Po prostu bądź szczery z ludźmi i powiedz im, że masz dużą liczbę pilnych projektów do zakończenia i nie możesz już dłużej się angażować. Powoli możesz ograniczyć swoje zobowiązania do bardzo niewielkiej liczby — posiadaj tylko te zobowiązania w swoim życiu, które naprawdę dają ci radość i wartość.
- Uprość swój strumień informacji. Niedawno przeszedłem przez proces eliminacji większości moich kanałów RSS. Zredukowałem również liczbę maili, na które odpowiadam. Od ponad roku nie przeczytałem ani jednej gazety, nie oglądałem telewizji (poza DVD), ani nie czytałem żadnego magazynu. Wiadomości nie dają mi już żadnej wartości. Uprość wejścia w swoim życiu, a możesz uprościć wyjścia.
- Przeglądaj co tydzień. Twoja lista zadań ma tendencję do rozrastania się w ciągu tygodnia. Poświęć kilka minut każdego tygodnia na eliminację, i eliminuj jeszcze więcej. Nie potrzebujesz ogromnej listy zadań, aby być produktywnym — po prostu rób rzeczy, które się liczą.
- Duże Kamienie. Podczas tygodniowego przeglądu, określ najważniejsze zadania, które chciałbyś zrealizować w nadchodzącym tygodniu. To są twoje Duże Kamienie. Teraz umieść je na swoim harmonogramie, zaraz na początku dnia, na różne dni nadchodzącego tygodnia. Niech będą to najważniejsze zadania każdego dnia, i zrób je najpierw — nie pozwól, aby zostały przesunięte na koniec dnia.
- Największa wartość. Rozważ przypadek dwóch dziennikarzy gazetowych. Jeden jest super zajęty i pisze tuzin artykułów tygodniowo. Wszystkie są przyzwoite, ale dość rutynowe. Drugi pisze jeden artykuł w tym tygodniu, ale trafia on na pierwszą stronę, jest o nim mowa w całym mieście i na blogach w internecie, przynosi mu nagrodę dziennikarską i staje się dużym nazwiskiem w dziennikarstwie. Dzięki temu artykułowi zdobywa większą pracę i kontrakt książkowy. Ten przykład jest nieco ekstremalny, ale ilustruje, że niektóre zadania naprawdę przynoszą długofalowe korzyści, a inne tylko cię zajmują i przy dłuższej perspektywie nie mają znaczenia. Pierwszy dziennikarz mógłby zostać w domu cały tydzień i spać, i niewiele by to zmieniło w jego życiu (poza tym, że nie dostałby wypłaty za ten tydzień). Skup się na tych dużych zadaniach, które uczynią cię znanym, które przyniosą dochód długoterminowy, które dadzą ci trwałą satysfakcję i szczęście. To są twoje Duże Kamienie. Wyeliminuj resztę.
- Trzy MITy. Oto twój system planowania każdego dnia: napisz na kartce papieru trzy Najważniejsze Zadania dziennie (moje zapisuję w kieszonkowym notesie Moleskine). Tylko tyle. Odhacz te zadania po ich zakończeniu. Poświęć cały dzień, jeśli to możliwe, na te trzy zadania, lub przynajmniej pierwszą połowę dnia. Twoje MITy to zasadniczo Duże Kamienie, które zaplanowałeś na ten tydzień, i każde inne MIT, które musisz zrobić na dziś.
- Góra małych zadań. W trakcie dnia pojawią się inne rzeczy, którymi naprawdę musisz się zająć, albo mogą stworzyć problemy później. Zapisz je na innej krótkiej liście małych zadań (moja jest na dole strony mojego kieszonkowego notesu). Nie musisz ich robić od razu, prawdopodobnie. Po prostu zapisz je na później. Ustal czas (prawdopodobnie około 30 minut), aby przetworzyć te zadania zbiorczo gdzieś później podczas dnia (być może o 16:00). Najpierw zrób swoje MITy, a potem zrób wszystkie małe zadania za jednym razem. Mogą to być telefony, maile, napisanie krótkiego listu, załatwienie papierkowej roboty itp. Postaraj się zrobić je szybko i wykreślić z listy. Możesz mieć kilka zadań na koniec dnia. Lepiej zostawić małe zadania na jutro niż duże. Przetwarzaj też maile zbiorczo — jeśli robisz to w ciągu dnia, to tylko kupa przerw. Po prostu rób to raz lub dwa razy dziennie.
Zobacz także: