Spojrzyjmy prawdzie w oczy: nawet najlepsi z nas tracą z oczu różne rzeczy z czasem, tracą skupienie na naszych celach i pozwalają najlepszym zaplanowanym systemom trochę się rozpaść. Przy intensywnym tygodniu pracy i pełnym życiu poza pracą, najlepsze systemy mają tendencję do dryfowania ku chaosowi.
Właśnie tutaj pojawia się Cotygodniowy Przegląd — daje on szansę na uporządkowanie spraw i ponowne skupienie się na tym, co ważne.
Jednak dziś przyjrzymy się, jak wykorzystać moc Cotygodniowego Przeglądu w jak najkrótszym czasie — Uproszczony Cotygodniowy Przegląd. ZTD Nawyki 7: Przeglądaj swój system i cele co tydzień. Cotygodniowy Przegląd: Klucz do GTD i osiągania celów jest świetny i ZTD włącza go niemal dokładnie, ale z większym naciskiem na przeglądanie swoich celów co tydzień. To jest już częścią GTD, ale nie jest to tam podkreślane. Podczas swojego cotygodniowego przeglądu powinieneś przeglądać swoje roczne cele, zobaczyć, jaki postęp osiągnąłeś w ostatnim tygodniu, oraz jakie kroki zamierzasz podjąć, aby finansować je w nadchodzącym tygodniu.
Oto jak przeprowadzić skuteczny cotygodniowy przegląd w pięciu prostych krokach:
- Przejrzyj swój długoterminowy cel (1), średnioterminowy cel (1) oraz krótkoterminowy cel. Przejrzyj swoje życiowe cele (jeśli jeszcze ich nie spisałeś, poświęć teraz trochę czasu) i wybierz jeden długoterminowy cel, który chcesz osiągnąć w tym roku (może to być podcel jednego z twoich życiowych celów, jeśli nie są one osiągalne w ciągu następnego roku). Wybierz tylko jeden — jeśli zdecydujesz się na zbyt wiele, stracisz skupienie, a skupienie jest najważniejszym elementem w osiągnięciu celu. Następnie wybierz jeden średnioterminowy cel, który możesz osiągnąć w ciągu następnych kilku miesięcy — i powinien to być cel, który przybliża cię do osiągnięcia długoterminowego celu. Wybierz jeden krótkoterminowy cel, który możesz osiągnąć w przyszłym tygodniu lub wcześniej, który przesunie cię bliżej do twojego średnioterminowego celu. Po wykonaniu tego, każdy cotygodniowy przegląd powinien być tylko przeglądem postępu w realizacji tych celów oraz ponownym skupieniem na tych celach. Ważne jest, aby ponownie skupić się na swoich celach co tydzień, ponieważ to utrzymuje cię na właściwej ścieżce, skupia twoją uwagę i energię tam, gdzie powinny być, oraz przesuwa cię do przodu w realizacji celów. (10-15 minut w początkowej sesji planowania; 5 minut co tydzień później)
- Przejrzyj swoje notatki. Jeśli śledziłeś ZTD Nawyki 1 (Kolekcja), będziesz mieć notatki z ostatniego tygodnia. Wiele zadań w twoich notatkach już się wykonało, ale ważne jest, aby spojrzeć wstecz na nie, żeby znaleźć niezakończone zadania, numery telefonów do wpisania do kontaktów itp. Wykonaj szybki przegląd i zanotuj wszelkie niezakończone pozycje. (5-10 minut)
- Przejrzyj swój kalendarz. Przejrzyj swoje pozycje kalendarza z ostatniego tygodnia, aby sprawdzić, czy jest coś, co należy przenieść do przodu, oraz czy są jakieś elementy, które wywołują nowe zadania do wykonania. Przejrzyj także przyszły tydzień, aby zobaczyć, czy są jakieś zadania, które trzeba wykonać. (5 minut)
- Przejrzyj swoje listy. Niezależnie od tego, czy masz wiele list kontekstowych czy jedną listę zadań do zrobienia, ważne jest, aby je przejrzeć, aby upewnić się, że są aktualne. Przekreśl zakończone pozycje. Przejrzyj również swoją listę śledzenia, listę kiedyś/być może, oraz swoją listę projektów, jeśli je prowadzisz. (10 minut)
- Ustal swój krótkoterminowy cel na ten tydzień i zaplanuj swoje Wielkie Kamienie. W kroku 1 powyżej, jeśli osiągnąłeś swój krótkoterminowy cel, musisz ustalić nowy. Jeśli nie, ponownie skup się na tym krótkoterminowym celu i zobacz, jakie mini-zadania możesz wykonać, aby go zakończyć. Wymień te zadania i inne naprawdę ważne zadania, które chcesz zakończyć w tym tygodniu, i zaplanuj je w kalendarzu. Ustal je na wczesne godziny poranne. Te zadania powinny mieć najwyższy priorytet każdego dnia. Umieść tylko jedno lub dwa na harmonogramie każdego dnia.
Całkowity czas przeglądu: 30 minut, jeśli pozostaniesz skupiony. Nie rozpraszaj się i przejdź przez każdy krok szybko. Chcesz pozbyć się wszystkich rozproszeń, wyłącz email i internet (chyba że twoje listy i kalendarz są online), wyłącz telefon. Maksymalnie, te kroki powinny zająć 45 minut.
Wykonując te kluczowe zadania podczas Cotygodniowego Przeglądu, nie tylko utrzymasz swój system w porządku, ale również skupisz się na swoich celach. Pamiętaj: skup się tylko na jednym celu na raz, co znacznie zwiększa szanse na jego osiągnięcie. Wydrukuj to i powieś na widoku, jeśli to konieczne. Wyślij sobie przypomnienia emailowe. Powiedz wszystkim o tym. Umieść to na swoim blogu. Jakkolwiek tego dokonasz, utrzymuj laserowe skupienie, a to się stanie.