Jednym z fundamentów GTD jest zadawanie sobie pytania przy każdym elemencie, który przetwarzasz ze swojej skrzynki odbiorczej (fizycznej, e-mailowej lub poczty głosowej) oraz przy każdym projekcie na liście projektów: „Jakie jest Następne Działanie?”
To właśnie to pytanie, to proste, czterowyrazowe pytanie, może być transformujące dla wielu osób, nawet jeśli jeszcze tego nie dostrzegają. Oto dlaczego.
1. Projekt może tkwić na naszej liście rzeczy do zrobienia przez długi czas bez realizacji. David Allen zauważa, że nie można wykonać projektu — można tylko wykonać fizyczne działanie. Nie można przeprowadzić redesignu strony internetowej ani metamorfozy domu. Nie można nawet zrobić zeznań podatkowych. Każda z tych rzeczy to projekt wieloetapowy, który nie powinien znajdować się na twojej liście do zrobienia, lecz na oddzielnej liście projektów (mającej na celu jedynie śledzenie projektów, a nie codzienne działania). W metodzie GTD projektem jest wszystko, co wymaga więcej niż jednego kroku – definicja zupełnie inna niż ta, której wielu z nas używa dla słowa „projekt”.
Allen sugeruje spojrzeć na projekt i zapytać siebie: „Jaka jest następna fizyczna czynność, jaką można wykonać w tym projekcie?” W przykładach powyżej mógłbym zacząć odnowę strony internetowej od znalezienia pięciu innych stron z wyglądem, który zainspiruje mój nowy projekt. Działaniem mogłoby być po prostu dodanie do zakładek (i wydrukowanie) pięciu stron z inspirującymi projektami. W przypadku metamorfozy pokoju mógłbym najpierw wstąpić do sklepu z farbami i zdobyć paletę kolorów. W przypadku podatków mógłbym po prostu zebrać formularze 1099 lub pobrać nowy formularz 1040. Może być wiele „następnych działań”, ale kluczem jest wybranie jednego i umieszczenie go na swojej liście rzeczy do zrobienia. To jest coś, co możesz zrobić.
2. Inne elementy mogą nie być projektami, ale także nie są dokładnie czynnościami. Moja lista rzeczy do zrobienia mogłaby zawierać pozycję „Ustalić schemat kolorystyczny”. Cóż, ustalenie to nie jest naprawdę czynność. Zdobycie palety kolorów to czynność. Tak samo wyliczenie pięciu możliwych opcji kolorystycznych. Potem mógłbym „wybrać jedną z pięciu opcji kolorystycznych”. Każda z nich to działanie, ale ustalenie już nie jest. Kiedy pytamy „Jakie jest następne działanie”, upewniamy się, że mamy faktyczne działania, a nie niejasne, niekonkretne terminy.
3. GTD jest zorientowane na działanie. Wszyscy uczestniczyliśmy w niezliczonych spotkaniach, gdzie temat był omawiany i wychodziliśmy bez faktycznej decyzji. Ale teraz, kiedy mam uczestniczyć w spotkaniu, pytam wszystkich na zakończenie: „OK, więc jakie są następne działania?” To zmusza wszystkich do wyjaśnienia, co musi być zrobione następnie i kto musi zrobić co, a potem jesteśmy odpowiedzialni za wykonanie tych działań. W przeciwnym razie to tylko mnóstwo ogólników. To pytanie jest potężne, bo zmusza do działania i wymaga odpowiedzialności. Rzeczy rzeczywiście się dzieją.
4. Niewykonalne działania są usuwane z listy. Zadając sobie pytanie, jakie jest następne działanie, które posunie projekt naprzód, eliminujemy z naszych list rzeczy do zrobienia wszystkie inne działania, które nie mogą być teraz zakończone. Jeśli nie mogę wybrać schematu kolorystycznego, dopóki nie zdobędę palety kolorów, to „wybrać schemat kolorystyczny” nie powinno znajdować się na mojej liście. To przeładowuje listę i odwraca moją uwagę od tego, co naprawdę mogę zrobić teraz. Wszystko, co powinno być na mojej liście, to „zdobądź paletę kolorów w sklepie z farbami”, bo to wszystko, co mogę teraz zrobić. Gdy to wykreślę, powinienem dodać nowe następne działanie. Teraz moja lista zawiera tylko rzeczy, które mogę merytorycznie zrobić teraz, zamiast obciążać mnie mnóstwem innych rzeczy. Jeśli twoja lista jest przepełniona niewykonalnymi akcjami, musisz ciągle przetwarzać tę listę za każdym razem, gdy ją przeglądasz i decydować, co można teraz zrobić (i kiedy to robisz, ciągle zadajesz sobie pytanie „Jakie jest następne działanie?”), a co nie.
5. Wymaga i zachęca do szybkich decyzji. Wiele razy odkładamy wykonanie czegoś, ponieważ są sprawy, które musimy zdecydować, a o których nie chcemy myśleć. A im dłużej to odkładamy, tym mniej chcemy o tym myśleć. Ale zadając bardzo proste pytanie „Jakie jest następne działanie?”, nie stajemy przed milionem decyzji, lecz jedną. To sprawia, że proces podejmowania decyzji jest bardzo łatwy i bardzo prosty. Nie musimy planować całego projektu (ugh!)… potrzebujemy tylko zdecydować, co trzeba zrobić następnie. A to decyzja, którą możemy podjąć bardzo szybko… co oznacza, że przechodzimy z etapu „myślenia o tym” do etapu działania.
Nawet jeśli nie wdrożysz całego systemu GTD dzisiaj, zadawanie sobie pytania „Jakie jest następne działanie?” jest jednym prostym i potężnym narzędziem, które możesz wdrożyć natychmiast. Następne działanie: przejrzyj swoją listę rzeczy do zrobienia i zadaj to pytanie przy każdej pozycji na liście.