Krótki wstęp: To jeden z serii Na Produktywność – małe wskazówki i sztuczki, które mają na celu uczynić Cię bardziej produktywnym. Na końcu serii zamieszczę je wszystkie razem w jednym przeglądzie.
Sposób na Produktywność #8: Uprość swoje przepływy informacji i szybko przeglądaj kanały oraz e-maile.
Pierwszy krok tej sztuczki jest kluczowy – często dociera do nas nadmiar informacji różnymi drogami, co rozprasza i marnuje nasz czas. Czy naprawdę musimy codziennie czytać 100 blogów? Ogranicz swoje kanały do tych, które naprawdę uwielbiasz. Uwierz mi – resztę możesz sobie darować. Przejrzyj także e-maile (i tradycyjną pocztę): czy możesz zrezygnować z subskrypcji list mailingowych, newsletterów lub innych niepotrzebnych, regularnych wiadomości? Czy możesz odfiltrować wszystkie przesyłane listy łańcuszkowe od znajomych i rodziny (albo poprosić ich, aby przestali je wysyłać)? Zrobiłem to i oszczędzam dużo czasu. Te nieliczne łańcuszki (lub e-maile z żartami), które jeszcze dostaję, usuwam natychmiast. Przestań także otrzymywać katalogi pocztowe.
Jakie inne informacje otrzymujesz codziennie, tygodniowo lub miesięcznie? Czy możesz zrezygnować z subskrypcji magazynów i gazet, nie tracąc niczego istotnego? Czy dostajesz rutynowe e-maile od współpracowników, które naprawdę nie są Ci potrzebne? Czy ludzie regularnie przesyłają Ci zbędne kopie wiadomości? Zastanów się nad wszystkim, co otrzymujesz, i skutecznie to zredukuj. Drastycznie zmniejszysz czas poświęcany na czytanie. W przypadku wszystkiego, co zacznie przychodzić po procesie selekcji, zapytaj siebie, czy naprawdę potrzebujesz regularnie otrzymywać tę informację. W większości przypadków odpowiedź brzmi „nie”.
Teraz, po tym procesie, powinieneś mieć mniej do czytania. Oto następny krok: przejrzyj wszystko.
Upewniam się, że codziennie opróżniam wszystkie moje skrzynki odbiorcze – fizyczne, głosowe, e-maile, czytnik blogów. Po prostu przechodzę przez nie, podejmując szybkie decyzje, zapisując niektóre ważne rzeczy do przeczytania później, jeśli aktualnie nie mam na to czasu. Czasami drukuję je i zabieram ze sobą, aby przeczytać w wolnej chwili, np. czekając w gabinecie lekarza.
Czytanie moich blogów to dobry przykład: używam Google Reader i gdy sprawdzam moje kanały rano, korzystam z trybu „wszystkie wpisy”, gdzie czytam wszystkie blogi jednocześnie. Używam kółka myszy, przewijając w dół i szybko czytając nagłówki. Jeśli widzę interesujący nagłówek, klikam, aby otworzyć go w nowym oknie do późniejszego przeczytania, a następnie kontynuuję przewijanie pozostałych nieprzeczytanych postów. W ten sposób mogę szybko przejrzeć ponad 100 postów. Następnie wracam i czytam posty otwarte w nowych zakładkach. Jeśli nie mam czasu przeczytać ich od razu, zapisuję je w folderze „Skrzynka odbiorcza” na później. Kiedy znajdę czas, przechodzę przez wszystkie posty ze „Skrzynki odbiorczej” i usuwam je (lub zapisuję gdzie indziej, jeśli chcę o nich napisać). Kluczem jest szybkie przeglądanie i dokładne czytanie tylko tego, co naprawdę nas interesuje.
Edycja i szybkie przeglądanie otrzymywanych informacji może uwolnić dużo czasu na ważniejsze rzeczy – jak osiąganie swoich celów.
Top 10 Sposobów na Zwiększenie Produktywności