David Allen twierdzi, że jeśli nie robisz cotygodniowego przeglądu, nie postępujesz zgodnie z metodologią GTD. Całkowicie się z tym zgadzam i chciałbym dodać: jeśli nie przeglądasz swoich celów co tydzień, nie skupiasz się na ich osiąganiu.
Każdy, kto stosuje GTD, odkładał kiedyś cotygodniowy przegląd, czasami na kilka tygodni. Każdy GTDowiec odczuwał wyrzuty sumienia z powodu zaniedbania cotygodniowego przeglądu. Każdy praktykujący GTD musi wrócić na właściwą ścieżkę i przeprowadzać cotygodniowy przegląd!
To klucz do systemu. Oto dlaczego:
- W GTD zbierasz wszystko i przetwarzasz to, używając list kontekstowych dla swoich kolejnych działań… ale mimo to niektóre rzeczy mogą umknąć. Cotygodniowy przegląd wyłapuje wszystkie te rzeczy i oczyszcza twoją głowę z „zadań”, które zmuszają mózg do pracy na pełnych obrotach.
- Często, nawet jeśli dobrze radzimy sobie z przetwarzaniem skrzynek odbiorczych i sprawdzaniem list kontekstowych na co dzień, wciąż zapominamy o przeglądaniu list projektów. Oznacza to, że mogą istnieć projekty bez kolejnych działań na listach kontekstowych albo mogliśmy zapomnieć dodać projekt lub oznaczyć go jako ukończony. Być może projekt utknął w martwym punkcie i potrzebuje impulsu do działania.
- Bez cotygodniowego przeglądu system stopniowo się pogarsza, aż do momentu, gdy nie możesz być już pewny jego kompletności ani działania. Potem przestajesz mu ufać, a wkrótce przestajesz z niego korzystać.
- Cotygodniowy przegląd oczyszcza umysł i pozostawia uczucie spokoju i satysfakcji. Mmmm!
Cotygodniowy przegląd nie musi być czasochłonny, jeśli zrobisz trzy rzeczy:
- będziesz codziennie przetwarzać skrzynki odbiorcze, aby uniknąć nagromadzenia zaległości;
- wyznaczysz czas na cotygodniowy przegląd i wyeliminujesz wszelkie rozpraszacze;
- skupisz się na szybkim i kompletnym przeprowadzeniu przeglądu.
Oto podstawowe kroki cotygodniowego przeglądu:
- Zbierz wszystkie luźne kartki, rachunki, notatki itp. i umieść je w swojej skrzynce odbiorczej. Przetwórz jej zawartość.
- Przetwórz swoje notatki.
- Przejrzyj dane z poprzedniego i nadchodzącego kalendarza, aby zaplanować kolejne działania.
- Opróżnij umysł – zapisz wszystko, co nie jest jeszcze w systemie. Przetwórz to tak, jak zawartość skrzynki odbiorczej.
- Przejrzyj listy kolejnych działań, projekty, listę „czekam na” i listę „może kiedyś”.
- Przejrzyj swoje cele.
Zwróć uwagę na ostatni krok: przegląd celów. To klucz do utrzymania ich na właściwej ścieżce – musisz je regularnie przeglądać. Oczywiście najpierw trzeba je wyznaczyć, ale potem należy je przeglądać (najlepiej codziennie, minimum raz w tygodniu). Jeśli tego nie robisz, zapomnisz o nich, a kiedy sobie przypomnisz, zrobisz coś w ich kierunku i znów zapomnisz. Musisz regularnie przeglądać swoje cele co tydzień, aby utrzymać skupienie.
Oto moja najlepsza rada dotycząca wykonywania cotygodniowego przeglądu: umów się na spotkanie ze sobą w poniedziałek lub piątek rano. Sugeruję poranki, ponieważ po południu jesteś zbyt zajęty innymi nagromadzonymi sprawami, by dotrzymać tego spotkania. Jeśli zrobisz to jako pierwszą rzecz rano, będziesz mieć to z głowy i możesz przejść do pozostałych zadań dnia. Trzymaj się tego spotkania – traktuj je jako święte – albo twój system zacznie się rozpadać.