Zauważyłem, że większość ludzi (w tym często ja sam) tworzy skomplikowane systemy zadań i organizacji. Dziś chciałbym porozmawiać o tym, dlaczego tak się dzieje i jak to uprościć.
Zbyt skomplikowane systemy zadań wymagają mnóstwa pracy związanej z ich obsługą – jeśli musisz spędzać dużo czasu na organizowanie i przeglądanie swojego systemu, poświęcasz czas, który mógłbyś wykorzystać na coś bardziej znaczącego.
Lepsze systemy produktywności nie uczynią nas bardziej produktywnymi. Rzeczywista zdolność do wykonania trudnych zadań nie zależy od systemu – to kwestia umiejętności stawienia czoła niepewności i oporowi. I that’s something you can train in – ale tego nie znajdziesz w systemie produktywności.
Lepsze systemy organizacji czy tworzenia notatek nie uczynią nas bardziej zorganizowanymi. To tylko zajęcie odwracające uwagę. Przestawianie leżaków na Titanicu.
Dlaczego więc spędzamy tyle czasu na rozpracowywaniu naszych systemów i ich komplikowaniu? To po prostu strach. Czujemy się przytłoczeni i boimy się, że nie damy sobie z tym wszystkim rady. Myślimy, że jeśli zdobędziemy lepszy system, będzie to odpowiedź na nasze potrzeby i zaczniemy wygrywać. Boimy się, że upuścimy jedną z wielu piłek, które mamy w powietrzu. To po prostu strach i każdy go ma.
Chcę podzielić się z Wami prostym systemem – nie ma to być system idealny ani taki, który musicie przyjąć, aby zacząć wygrywać. Ma to być prosty model pokazujący, jak nieskomplikowane mogą być rzeczy.
Ale może ważniejsze jest podejście mentalne do zadań, które leży u podstaw tego prostego systemu. O tym również będę mówił. A potem przejdę do najczęstszych przeszkód lub zastrzeżeń wobec tej prostoty.
Prosty System
Oto system: zrób jedną listę swoich zadań. Jedna Lista. Wpisz tutaj wszystko, co masz do zrobienia. Każdego dnia wybieraj z tej Jednej Listy rzeczy, na których chcesz się skupić.
To jest system.
Przejrzyj swoje e-maile i dla każdego, który tam zalega, dodaj zadanie do Jednej Listy. Oznacz e-mail gwiazdką i zarchiwizuj go, aby zniknął z Twojej skrzynki odbiorczej. Powtarzaj, aż Twoja skrzynka będzie pusta. Zrób to samo z wiadomościami, na które nie odpowiedziałeś, ponieważ zawierają zadanie lub decyzję. E-maile i aplikacje do wiadomości nie są przeznaczone do przechowywania Twoich zadań.
Może masz wiele rzeczy na pulpicie komputera. Przejrzyj je i umieść na Jednej Liście.
Przejrzyj swoje Dziesięć Tysięcy Kart Przeglądarki i zanotuj zadania, które reprezentuje każda z nich, umieść je na Twojej Jednej Liście, a następnie dodaj zakładkę i zamknij kartę.
OK, teraz masz Jedną Listę. Rzeczy powinny być dużo prostsze (niektóre możliwe dodatki znajdują się poniżej w ostatniej sekcji). Jest duża szansa, że czujesz się przytłoczony. To oznacza, że musimy porozmawiać o podstawowym modelu mentalnym tego prostego systemu Jednej Listy.
Podstawowy Model Mentalny
Powód, dla którego długa lista jest przytłaczająca, jest taki, że pod spodem listy zadań znajduje się pewne podejście: 1) myślimy, że to lista, którą musimy skończyć; i 2) boimy się, że jeśli nie będziemy mogli jej skończyć ani przynajmniej trzymać się na bieżąco, będziemy w jakiś sposób nieadekwatni. Nasza samoocena i poczucie bezpieczeństwa opierają się na tym, czy możemy skończyć tę listę… ale jest zbyt długa, aby ją skończyć! W rzeczywistości lista zadań nigdy się nie skończy, nawet gdy umrzemy.
To jest niepomocny model mentalny, który powoduje stres i przytłoczenie.
Zamiast tego proponuję inne podejście: Zadania są opcjami, które możemy wykorzystać, tworząc sztukę naszego życia.
Wyobraź sobie, że masz dużą paletę farb i możesz je użyć do namalowania swojego dzieła na płótnie. Nie czujesz, że musisz zużyć wszystkie farby na palecie, prawda? Nie chodzi o to, żeby wykorzystać je wszystkie, aby uniknąć poczucia nieadekwatności.
Zamiast tego farby są Twoimi materiałami do tworzenia sztuki. Są rzeczami, w które możesz zanurzyć swój pędzel, aby stworzyć sztukę swojego życia.
Możesz cieszyć się swoją sztuką. Możesz w pełni wyrazić siebie i najgłębszą prawdę o sobie. To zupełnie inna gra.
Odpowiedzi na Częste Przeszkody
Jedna Lista jest być może zbyt prosta dla niektórych, więc spójrzmy na kilka możliwych modyfikacji w oparciu o pytania, które możesz mieć…
P: Lista jest zbyt długa, jak znaleźć skupienie?
O: Miej krótszą listę Dzisiaj. Wybieraj rzeczy z Jednej Listy i umieszczaj je na liście Dzisiaj. Rób to pod koniec każdego dnia na jutro, aby rozpocząć dzień z gotowym planem.
P: Jak wybrać, na czym się skupić każdego dnia?
O: Jeśli masz trudności z podjęciem decyzji, co umieścić na swojej liście Dzisiaj… możesz mieć problem z niepewnością. To może zatrzymać wiele osób, ponieważ jeśli nie wiesz… to co dalej? Zachęcam cię, aby na chwilę pozostać w tym zastoju, w „nie wiem”, w niepewności. Odpowiedzi przyjdą do ciebie, jeśli przez minutę lub dwie posiedzisz w niewiedzy. Dobrze jest stworzyć codzienny rytuał, w którym tworzysz swoją listę Dzisiaj na kolejny dzień… a w tym rytuale pozwól sobie usiąść na chwilę, aby uzyskać jasność, co dodać do listy. A tworząc tę listę… pozwól, aby była jak tworzenie sztuki z twojego życia!
P: Nigdy nie kończę swojej listy Dzisiaj, co mogę zrobić?
O: Jeśli tworzysz sztukę i jej nie kończysz… co robisz? Możesz kontynuować pracę nad nią jutro. Albo porzucić ją i zacząć od nowa! Albo włączyć jej część do następnego dzieła. Ale nieukończenie jej nie jest problemem. To tylko część procesu.
P: Co ze spotkaniami, telefonami, wizytami?
O: Lubię umieszczać je w kalendarzu zamiast na liście zadań. Więc kalendarz może być częścią prostego systemu. Sprawdzam swój kalendarz wieczorem, aby zobaczyć, co mam w planie, i ponownie rano.
P: Co jeśli chcę mieć wszystkie moje zadania finansowe w jednym miejscu, wszystkie telefony w innym, wszystkie sprawy do załatwienia w innym, itd.?
O: To w porządku! Jedna Lista to tylko przykład. Jeśli chcesz mieć Jedną Listę dla głównych zadań zawodowych, ale inną listę dla finansów i zadań administracyjnych, które robisz w określone dni, śmiało. Po prostu utrzymuj to stosunkowo prosto.
P: Co jeśli zauważę, że opuszczam zadania i czuję się nieuporządkowany?
O: Gdybyś malował ogromne płótno i ciągle zapominał malować pewne jego części… co byś zrobił? Prawdopodobnie wyznaczyłbyś trochę czasu na pomalowanie tych części, jeśli są ważne. Czasami nie są ważne, więc nie poświęcasz czasu. Możesz zdecydować, jak sobie z tym poradzić. Większym problemem jest uczucie nieuporządkowania. To po prostu uczucie. Uczucie chaosu, zmiany, braku idealnego porządku. Czy możesz tworzyć sztukę z tym uczuciem?