Rozmawiałem ostatnio z kilkoma osobami, które mają listy zadań od podłogi do sufitu, co je przytłacza. Nie są same – mogę się z tym utożsamiać i wiele osób ma ten problem.
Jeśli jesteśmy dość zorganizowani, nasza lista zadań zawiera wszystko, co moglibyśmy chcieć zrobić i będzie się wydłużać.
To dobra sytuacja – większość ludzi nie ma wszystkiego na liście, a zadania są rozproszone po różnych systemach i listach, w skrzynkach odbiorczych e-maili i aplikacjach do przesyłania wiadomości, w zakładkach przeglądarki i na kartkach papieru, a także w ich głowach.
Niezależnie od tego, ostatecznie staje się to tak przytłaczające, że wiele osób rezygnuje z systemu, który stosują i zaczyna od nowa, ponieważ stary system nie działał. W rzeczywistości nie miały po prostu sposobu na poradzenie sobie z tym przytłoczeniem.
Więc co możemy zrobić?
Okazuje się, że jest kilka kluczowych rzeczy.
Wyjaśnij Priorytety
Nazwijmy to Krokiem 0 – jeśli już wiesz, co jest dla ciebie ważne, jesteś na dobrej drodze.
Ale pomyśl o tym: jeśli nie wiesz, co jest ważne, jak możesz się na czymś skoncentrować? Wszystko będzie wydawać się pilne i ważne, a ty będziesz rozproszony w wielu kierunkach.
Jeśli wiesz, co jest najważniejsze, możesz się na tym skupić. Reszta może poczekać. To jakbyś był lekarzem w szpitalu, a jedna osoba potrzebuje operacji serca ratującej życie, a sto osób ma skręcone kostki. Skoncentrujesz się na operacji serca, a skręcone kostki poczekają kilka minut.
Wyjaśnij, co jest dla ciebie ważne. Zrób listę. Napisz dlaczego. Warto poświęcić na to 30 minut.
Wyjaśnij, co jest ważne w tym tygodniu. I na czym musisz się skupić dzisiaj.
Jeśli uda ci się uzyskać jasność co do tego, co jest ważne i na czym się skoncentrować, będziesz o wiele bardziej skuteczny, niż skacząc od zadania do zadania, jakbyś gasił tysiąc małych pożarów.
Zmień Swoje Podejście do Zadań
Pomyśl o swojej liście zadań teraz – czy wydaje się stresująca? To znak, że myślisz o nich jako o obciążeniach, jako czymś stresującym lub jako potencjalnym sposobie, w jaki zawiedziesz ludzi, wypadniesz głupio lub wszystko powyższe.
Jak często odnosiłem się do moich zadań, to było coś w rodzaju: „Jeśli nie wykonam tego zadania, będę niewystarczający i zawiodę ludzi.” Jeśli mam listę zadań pełną takich potencjalnych porażek… oczywiście będzie to stresujące!
Jak odnosisz się do swoich zadań?
Czy jest sposób na stworzenie bardziej wzmacniającej relacji?
Kilka przykładów:
-
Jestem w pełni zaangażowany w to zadanie, ponieważ jest niezwykle ważne dla mnie, więc stworzę świętą przestrzeń na 30 minut dzisiaj, aby być w pełni obecnym.
-
To zadanie to szansa, aby służyć komuś, o kogo głęboko się troszczę, z miłością.
-
Te zadania to poligon doświadczalny dla mnie, aby ćwiczyć obecność, oddanie, komfort z niepewnością.
-
Te zadania są przygodą! Przeglądem nowego gruntu, polem do nauki, sposobem na rozwój, odkrywanie, kreowanie i bycie ciekawym.
-
Ta lista zadań to ogromny plac zabaw, pełen sposobów na zabawę dzisiaj!
To są przykłady z mojego życia, ale nie muszą być twoją relacją – jak chciałbyś wzmacniać swoje zadania?
Znajdź to i ćwicz codziennie.
Krótka Lista
Uważam za pomocne posiadanie długiej listy zadań, podzielonej według obszaru (praca, osobiste, finanse itp.) i projektu, jeśli dotyczy. Ale tej długiej listy nie da się zrobić dzisiaj.
Więc tworzę krótką listę, tylko rzeczy, które zamierzam zrobić dzisiaj. Nazywam to „Dzienną Listą Radości”. Staram się utrzymywać ją na poziomie 5-6 rzeczy, chociaż często ulegam pokusie dodania więcej okazji do radości, niż mam na to czas. 🙂
Jeśli mam spotkania, są na liście, i im więcej spotkań mam, tym mniej zadań pozwalam sobie umieścić na liście.
Jakie rzeczy muszą być zrobione dzisiaj?
Jakie rzeczy byłyby naprawdę potężnym wykorzystaniem twojego dnia?
Skoncentruj się tylko na tych. Reszta może poczekać.
Pełna Koncentracja
Z krótką listą zadań o wysokim priorytecie i wzmocnioną relacją z tymi zadaniami… świat jest twój!
Ostatnia rzecz, którą bym powiedział, to skupić się na jednej rzeczy naraz. Jeśli możesz to regularnie ćwiczyć, przytłoczenie zacznie się zmniejszać.
Przeciwieństwem tego jest stałe przełączanie się między zadaniami. Robienie szybkich e-maili, praca nad zadaniem, ale 30 sekund po tym zadaniu sprawdzasz swoją ulubioną stronę czy wiadomości itp.
Pełna koncentracja to wybór czegoś ważnego do pracy, a potem oczyszczenie wszystkiego innego. Spraw, żeby to była jedyna rzecz przed tobą. Zauważ potrzebę zrobienia czegoś innego, weź oddech, a następnie zwróć uwagę na zadanie.
Pozwól, aby to było całym twoim światem. Bądź wdzięczny, że masz to zadanie przed sobą, tę okazję do służenia ludziom, na których ci zależy, tę okazję do zabawy i bycia ciekawym, tę okazję do nauki i odnajdywania radości i rozkoszy.
Teraz, gdy podzieliłem się tymi pomysłami na pracę z przytłaczającą listą zadań… jak chciałbyś to praktykować?