Moje 10 Niezbędnych Nawyków Emailowych

„I nikt nie usłyszy stukania listonosza bez przyspieszenia serca. Bo któż potrafi znieść uczucie, że został zapomniany?” ~W.H. Auden

Email może być świetnym narzędziem, ale też narzędziem do prokrastynacji lub przytłoczenia.

To nie email sam w sobie decyduje, ale to jak go używasz.

Był czas, kiedy Zabijanie e-maili: Jak i dlaczego porzuciłem swoją skrzynkę odbiorczą, ale obecnie sprawdzam go 2-3 razy dziennie i szybko oraz minimalnie przetwarzam.

Wypracowałem zestaw nawyków, które dla mnie działają, pomagając mi utrzymać email na minimalnym poziomie i produktywnie, jednocześnie pozwalając skupić się na ważniejszej pracy. Mogę szczerze powiedzieć, że przynajmniej raz dziennie moja skrzynka odbiorcza jest pusta, a to miłe uczucie.

Udostępniam je tutaj, nie żeby powiedzieć, że to są nawyki emailowe, które powinieneś naśladować, ale żeby pokazać, jak jeden człowiek to robi.

Moje Niezbędne Nawykki Emailowe

Nawyki emailowe, które dla mnie działają:

Ograniczone czasy przetwarzania emaili. Nie mam otwartych emaili przez cały dzień, ani nie otwieram ich często. Pogodziłem się z ideą, że mogę pozwolić, by e-maili nagromadziło się 20-30 wiadomości, a mój świat się nie zawali, ani nie będzie trudno ich przetworzyć do pustej. Zauważ, że nazywam to „czasem przetwarzania emaili”, a nie „czasem czytania emaili” — otwieram mój email i przetwarzam do pustego, zamiast tylko czytać rzeczy i pozostawiać je w skrzynce odbiorczej.
Podejmowanie działań. Kiedy otwieram email, podejmuję szybką decyzję: usunąć/zarchiwizować, działać teraz (jeśli to zajmuje minutę lub dwie) a potem odpowiedzieć/zarchiwizować, wysłać szybką odpowiedź (a następnie zarchiwizować), dodać do mojej listy zadań do zrobienia później (i oznaczyć gwiazdką, a potem zarchiwizować). W żadnym z tych przypadków email nie pozostaje w skrzynce odbiorczej.
Natychmiastowe dodawanie rzeczy do kalendarza. Jednym z moich najlepszych nawyków jest otwieranie kalendarza natychmiast, gdy w e-mailu pojawia się data, którą muszę zapamiętać. Jeśli ktoś chce się spotkać lub skajpować, lub poćwiczyć, trafia to do kalendarza. Jeśli muszę coś śledzić w przyszłym tygodniu, to idzie do kalendarza. To teraz automatyczne, więc rzadko kiedy cokolwiek zapominam.
Skróty klawiaturowe. Używam Gmail, który ma świetny zestaw skrótów do przetwarzania emaili. Spędziłem kilka minut, ucząc się ich, a jeśli świadomie z nich korzystasz, wkrótce staną się pamięcią mięśniową. Kluczowe dla mnie: ‘gi’ aby wrócić do skrzynki odbiorczej, ‘a’ dla archiwizacji, Shift-3 do usuwania, ‘c’ do pisania, ‘r’ do odpowiadania, ‘f’ do przekazywania, ‘a’ do odpowiedzi wszystkim, ‘gs’ aby przejść do moich oznaczonych gwiazdką wiadomości, Tab Return kiedy komponuję wiadomość, by ją wysłać i zarchiwizować. Mam też ustawione przejście do następnej wiadomości w skrzynce odbiorczej po usunięciu lub zarchiwizowaniu wiadomości, zamiast wracać do skrzynki, więc szybko przetwarzam od góry do dołu.
Zachowaj krótkie emaile. Zwykle odpowiadam 1-3 zdaniami. Rzadko kiedy wysyłam wiadomość dłuższą niż 5 zdań, a jeśli to robię, muszę to samemu sobie wytłumaczyć. Jeśli coś musi być napisane w dłuższej formie, wolę otworzyć nowy Dokument Google, napisać to i podzielić się tym z osobą (dokumenty są lepsze do dzielenia się, współpracy, edytowania, czytania). Krótkie emaile oznaczają, że szybko można na nie odpowiedzieć, a druga osoba nie musi przeszukiwać eseju, by znaleźć kluczowe informacje.
Szybkie dodawanie do listy zadań. Skrzynka emailowa nie jest dobrą listą zadań, ponieważ 1) twoje zadania są zmieszane z wszelkiego rodzaju innymi rzeczami, co utrudnia określenie, co należy zrobić; 2) w liniach tematu emaili często brak rzeczywistych działań, więc musisz pamiętać, co należy zrobić, gdy skanujesz swoje linie tematu; i co najważniejsze, 3) kiedy sprawdzasz swoją listę zadań (swoją skrzynkę odbiorczą), przychodzą inne wiadomości, które domagają się uwagi, i zawsze jesteś rozpraszany. Lepiej jest prowadzić prosty dokument tekstowy. Używam Launchbar, aby dodać tekst do mojej listy zadań, więc dodanie zadania to kwestia kilku klawiszy. To sprawia, że jest to bezwysiłkowe, co oznacza, że mogę szybko sformułować ładną listę bez rozproszeń skrzynki.
Trzymaj tylko nieprzeczytane e-maile w skrzynce. To jest tylko dla zaawansowanych użytkowników, ale mam hacked my Gmail inbox, który sprawia, że tylko nieprzeczytane e-maile są w mojej skrzynce. Oznacza to, że jeśli przeczytam email i nie zareaguję, znika on z mojej skrzynki. To zmusza mnie do działania teraz, inaczej stracę email w eterze. To wbudowana motywacja do rzeczywistego przetwarzania emaila, a w praktyce pomaga to utrzymać skrzynkę pustą. (wskazówka od dbuntix)
Zakładki lub czytanie później. Często ktoś wysyła mi coś do przeczytania (coś, co napisał, lub artykuł, który mu się podoba). Otwieram link, a następnie dodaję go do zakładek, żeby przeczytać później, lub dodaję do Instapaper żeby przeczytać później. Dzięki temu nie spędzam dużo czasu w emailu, ponieważ mam dużo do przeczytania.
Bezwzględne filtrowanie. Kiedy e-mail pojawia się w mojej skrzynce, którego nie muszę widzieć, a prawdopodobnie zdarzy się to ponownie, klikam „wypisz się” lub natychmiast tworzę filtr, aby nie trafił ponownie do skrzynki. To radykalnie redukuje moje e-maile. Jestem bezwzględny w tej kwestii i stosuję to nawet wobec ludzi, którzy mnie irytują.
Zamknij email, kiedy skończysz. Kiedy przetworzyłem email tak bardzo, jak tylko mogłem, zamykam go. Nie muszę go otwierać ponownie, aż po kilku godzinach, jeśli w ogóle.

Jeśli twoja skrzynka jest naprawdę pełna, oto jak szybko ją wyczyścić: dla zadań zadań w twojej skrzynce, oznacz je gwiazdką, umieść na liście zadań i zarchiwizuj. Zarchiwizuj i usuń inne, zrób szybkie odpowiedzi, wszystko inne umieść w folderze „do przeczytania” lub „do przetworzenia”, jeśli potrzebujesz. Teraz masz pustą skrzynkę, którą możesz utrzymać pustą dzięki nawykom z tego artykułu.

Posiadanie dobrych nawyków emailowych jest ważne po prostu dlatego, że jeśli ufasz sobie w efektywnym przetwarzaniu emaili, nie będziesz się tym martwić. Możesz pozwolić im się nagromadzić, podczas gdy wykonujesz ważniejsze prace, ze spokojem, który wynika z wiedzy, że opróżnisz je, gdy zdecydujesz się do nich wrócić.