Zen technologii: 12 potężnych sposobów na utrzymanie prostoty i spokoju w życiu online

„Zen nie myli duchowości z myśleniem o Bogu, podczas gdy obiera się ziemniaki. Duchowość Zen to po prostu obieranie ziemniaków.” – Alan Watts

Przyznaję, że jestem trochę nerdem. Nie aż tak bardzo, ale na tyle, że robię wszystko na komputerze i używam technologii do wszystkiego, od komunikacji, przez monitorowanie, publikowanie, pisanie, po networking i finanse.

Niemniej jednak ważne jest dla mnie, aby zachować minimalizm i spokój.

Myślę, że to jest prawdziwe wyzwanie technologii: jak czerpać z niej najwięcej korzyści, nie pozwalając jej nas przytłoczyć. Jak utrzymać prostotę, ale zarazem moc. Jak zapanować nad technologią, nie pozwalając, aby stała się naszym mistrzem (parafrazując Stephena Coveya).

Kilku czytelników pytało mnie, jak to robię, więc pomyślałem, że dziś zebrę kilka koncepcji, o których pisałem wcześniej.

Słowo na temat mojego setupu Mój setup nie zadziała dla każdego, a nawet dla większości z was. To po prostu działa dla mnie, ale pomyślałem, że możecie uznać to za przydatne.

Przede wszystkim prawie wszystko, co robię, odbywa się online. Odkąd zrezygnowałem z pracy (z przerażającym faksorem), nie przechowuję już papierowych dokumentów. Mogę uzyskać dostęp do wszystkich moich informacji i dokumentów online, więc mogę pracować z dowolnego miejsca, z dowolnego komputera. I nie spędzam już czasu na organizowaniu, ponieważ używam filozofii archiwizowania Gmaila zamiast katalogowania.

Używam iMaca, przede wszystkim dlatego, że jest piękny i przyjemny w użyciu oraz estetycznie minimalistyczny. Na moim biurku (tak naprawdę stół) stoi iMac i nic więcej. Brak szuflad na akta czy papiery. Żadnej wieży na biurku, faksu czy skanera. Zamówiłem drukarkę, ale to bardziej dla mojej żony.

Oprogramowanie, z którego korzystam, to Gmail do poczty i IM, WordPress do blogowania, Firefox do wszystkiego, Google Docs and Spreadsheets do wszystkich moich potrzeb dotyczących dokumentów (chociaż korzystam też z TextEdit, WriteRoom, NeoOffice i kilku innych), Google Reader do kanałów (tak, jestem fanboyem Google, ale tylko dlatego, że ich programy najlepiej spełniają moje potrzeby). Preferuję oprogramowanie Open Source, jeśli to możliwe.

Przejdźmy teraz do wskazówek.

Skup się na tym, co istotne. Ważne jest, aby poświęcić trochę czasu na zastanowienie się, co jest istotne dla twojej pracy z technologią (i zabawy). Czego naprawdę potrzebujesz? Co daje ci największe korzyści z twojego czasu? Co nie jest takie istotne? Co pochłania dużo czasu bez większego efektu? Co daje ci największą przyjemność? Jeśli możesz zidentyfikować czynności, strony i oprogramowanie, które są dla ciebie najbardziej istotne, możesz wyeliminować lub przynajmniej zredukować to, co nieistotne. A od tego momentu skupiaj się prawie wyłącznie na tym, co istotne. To dotyczy także twoich zadań roboczych – które zadania są ekstremalnie istotne? Skup się na wykonywaniu ich każdego dnia.
Rób jedną rzecz na raz. Wiem. To bardzo trudne w przypadku technologii. Przeglądarka otwarta, tuzin kart otwartych jednocześnie, przełączanie między czytaniem, e-mailami, pracą, IM i Twitterem … żyjemy w świecie multitaskingu. Ale nie musi tak być. Chociaż nie ma nic złego w posiadaniu wielu kart otwartych, pomocne może być skupienie się na jednym zadaniu na raz. Miej 10 kart otwartych, ale rób jedną kartę, aż skończysz, potem zamknij ją i przejdź do następnej i tak dalej. Jeśli zamierzasz robić IM, rób tylko to. Jeśli zamierzasz zajmować się e-mailami, zajmuj się tylko nimi. Jasne, możesz robić więcej niż jedno równocześnie, ale to zwiększa stres i obniża skuteczność przez ciągłe przełączanie. Ćwicz robienie jednej rzeczy naraz, a twoja praca stanie się znacznie bardziej spokojna.
Miej okresy odłączenia. Choć większość swojej pracy wykonuję online, uważam, że niezwykle przydatne (i uspokajające) jest zamknięcie przeglądarki i praca offline przez jakiś czas. Ten post, na przykład, jest pisany w programie tekstowym, a gdy skończę pisać, opublikuję go na WordPressie. To naprawdę pozwala zrobić znacznie więcej, ponieważ nie ma pokusy, by coś sprawdzać tylko na chwilę.
Nie żyj w swoim inboxie. Robiłem to, a jeśli to robisz, wiesz, kim jesteś. E-mail to dla wielu osób wszystko. To komunikacja, lista zadań, miejsce, w którym wykonujesz swoje obowiązki, to twój system organizacji. Ale jeśli pracujesz z inboxa, jesteś ciągle przerywany przez nowe wiadomości. Wyciągnij swoją listę zadań z inboxa. Zajmuj się e-mailami tylko w wyznaczonych czasach. Wykonuj swoją pracę, mając zamknięty e-mail.
Zaplanuj czas na IM. To samo dotyczy IM. Nie jestem wielkim fanem IM, zwłaszcza jeśli masz program IM otwarty cały czas. To dlatego, że zachęca to innych do przerywania ci, kiedy tylko chcą, zamiast wartościować swój czas. Jeśli IM jest ważny dla twojej pracy, zaplanuj spotkania na IM lub ustal określone godziny w ciągu dnia, kiedy jesteś dostępny na IM i poinformuj o tym swoich kolegów i znajomych. I miej to w ograniczonym czasie, a potem zakończ.
Wyłącz powiadomienia. Ponownie, e-mail i IM oraz inne powiadomienia zachęcają do przerywania i multitaskingu. Zamiast tego wyłącz wszystko, aby sprawdzać e-maile wtedy, kiedy wybierzesz, a nie wtedy, kiedy inni postanowią coś ci wysłać.
Ustal granice w tym, co robisz. Na przykład, sprawdzaj e-maile tylko dwa razy dziennie. Pisząc e-maile, ogranicz się do 5 zdań lub mniej. Sprawdzaj Twittera tylko raz dziennie. Odpowiadaj na 4 wiadomości na swoim ulubionym forum. Albo cokolwiek, co działa dla ciebie. Limity zmuszają cię do wyboru tego, co istotne, zamiast próby zrobienia wszystkiego.
Stwórz poranną rutynę. Jestem zwolennikiem porannych rutyn, a te same zasady dotyczą technologii. Morning Coffee extension dla Firefox to świetny sposób na ustawienie swojej rutyny jednym kliknięciem. To otwiera wszystkie istotne strony w kartach, dzięki czemu możesz przejść przez tę rutynę jedna rzecz po drugiej i być pewnym, że wszystko jest skończone.
Stwórz cotygodniową rutynę. Dzięki Morning Coffee możesz także ustawić rutyny na różne dni tygodnia. To pozwala ci sprawdzić określoną stronę lub inbox raz w tygodniu, na przykład, zamiast każdego dnia.
Opróżniaj swój inbox. Już Email Zen: Opróżnij swoją Skrzynkę Odbiorczą before, ale opróżnienie swojego inboxa to bardzo kojące działanie. To także zapobiega przytłaczającemu uczuciu, gdy w inboxie są setki e-maili – niektóre przeczytane i niektóre nie.
Zredukuj ilość kanałów. Miałem kiedyś ponad sto kanałów RSS do przejrzenia każdego dnia. Potrzeba przeszukiwania ich wszystkich, każdego dnia, była dla mnie bardzo stresująca. Więc z czasem je zredukowałem, etap po etapie, aż doszedłem do 10 istotnych kanałów. Teraz zajmuje mi to tylko kilka minut dziennie, aby zeskanować kanały, wybrać kilka artykułów, które chciałbym przeczytać, i oznaczyć resztę jako przeczytane. O wiele prościej.
Uproszczone katalogowanie. Jak wspomniałem wyżej, używam Gmail’s philosophy archiwizacji zamiast katalogowania. Miałem nałóg katalogowania, ponieważ lubię, gdy rzeczy są uporządkowane. Miałem foldery i podfoldery, a każdego dnia spędzałem trochę czasu na katalogowaniu każdego pojedynczego e-maila. Co za wysiłek! Zamiast tego, archiwizuję wszystko i po prostu szukam tego, czego potrzebuję (nawet już nie używam tagów ani etykiet). Znalezienie czegoś zajmuje sekundy. Serio, nigdy nie było przypadku, że nie mogłem znaleźć czegoś przez wyszukiwanie. Robię to nie tylko z e-mailami, ale ze wszystkimi moimi dokumentami (przez Google Docs i arkusze kalkulacyjne).

„Zen to nie jakiś rodzaj podekscytowania, ale koncentracja na naszej codziennej rutynie.” – Shunryu Suzuki