ProsteNawyki

Proste sposoby na poprawę jakości życia

Getting Things Done (GTD) FAQ

Otrzymuję wiele wiadomości e-mail dotyczących Getting Things Done (GTD), głównie od osób, które dopiero zaczynają i mają różne pytania na temat wdrożenia, rozpoczęcia czy trzymania się systemu. Pomyślałem, że zacznę FAQ, aby pomóc tym, którzy mają podobne pytania.

Pozwólcie, że najpierw powiem, że to nie jest pełne FAQ, ale zebrałem niektóre z najczęściej zadawanych pytań. Chciałbym, żebyście pomogli, przesyłając inne pytania, które mogę dodać do listy przy najbliższej aktualizacji.

Chciałbym również zaznaczyć, że nie jestem absolutnym autorytetem w GTD – jestem tylko jednym blogerem, jednym praktykiem, który dzieli się tym, czego nauczył się z doświadczenia i czytając inne strony. Mam jednak nadzieję, że to będzie w jakimś stopniu przydatne!

Czym jest GTD? Oficjalna odpowiedź jest podana przez Davida Allena, autora książki Getting Things Done na jego stronie Davidco. Oto najważniejszy fragment:

GTD objaśnia łatwą, krok po kroku, bardzo skuteczną metodę osiągania tego zrelaksowanego, produktywnego stanu. Zawiera: >

  • Zbieranie wszystkiego, co przykuwa twoją uwagę
  • Definiowanie działań w ramach konkretnych wyników i konkretnych następnych kroków
  • Organizowanie przypomnień i informacji w najbardziej uproszczony sposób, w odpowiednich kategoriach, na podstawie tego, jak i kiedy trzeba mieć do nich dostęp
  • Utrzymywanie aktualności i „gry” poprzez odpowiednio częste przeglądy sześciu poziomów zaangażowania (cel, wizja, cele, obszary skupienia, projekty i działania)

Wdrożenie GTD łagodzi uczucie przytłoczenia, wzmacnia pewność siebie i uwalnia potok twórczej energii. Zapewnia strukturę bez ograniczeń, zarządzanie szczegółami z maksymalną elastycznością.

Zobacz także Wikipedia o GTD.

Jak zacząć? Książka daje podejście krok po kroku, ale najważniejsze kroki na początek to:

Jak długo potrwa rozpoczęcie? Najdłuższą częścią dla wielu ludzi jest przetworzenie wszystkich dokumentów na biurkach i gdzie indziej oraz doprowadzenie wszystkich skrzynek odbiorczych do zera. Może to zająć od kilku godzin do jednego do trzech dni. Następne w kolejności jest założenie systemu archiwizacji i list. To może zająć godzinę lub dwie. Pozostałe rzeczy zwykle nie wymagają czasu na ustawienie. W sumie, może to zająć dzień lub dwa (lub więcej, jeśli twoje życie jest bardzo nieuporządkowane). David Allen zaleca poświęcenie dużej ilości czasu przez dzień lub dwa, aby wszystko wyczyścić i zorganizować.

Teraz, choć brzmi to jak duże zobowiązanie (i jest takie), muszę powiedzieć, że warto. Ten krok sam w sobie jest warty ceny książki GTD – wyczyszczenie i zorganizowanie wszystkiego to ogromne osiągnięcie i niesamowite uczucie. To dlatego tak wiele osób uwielbia GTD.

Czy istnieje łatwiejszy sposób na rozpoczęcie? Tak. Nie musisz wprowadzać całego GTD naraz. Właściwie, powinieneś postępować zgodnie z tym, co działa dla ciebie – nie ma jednego właściwego sposobu. Minimalny punkt startowy mógłby obejmować dowolne z poniższych:

  • Zacznij od gromadzenia. Wystarczy notes i długopis, i zacznij zapisywać wszystko, żeby nigdy nie zapomnieć rzeczy, a także żeby wyrzucić je z głowy. Jeśli chcesz zrobić więcej, użyj notesu do tworzenia list kontekstowych – twoich kolejnych działań (patrz poniżej) zorganizowanych w konteksty, w których je wykonujesz (praca, dom, sprawunki, telefony itd.), żebyś mógł po prostu spojrzeć na działania, które możesz teraz wykonać.
  • Przeprowadź czyszczenie skrzynki odbiorczej. Kolejny krok, jeśli jesteś gotów, to przetworzenie swoich wszystkich dokumentów. Zbierz je w jednym stosie i pracuj od góry do dołu, rozwiązując każdy po kolei, aż nie zostanie nic. To wspaniałe uczucie. Od teraz, zaopatrz się w skrzynkę odbiorczą i używaj jej jako jednego punktu wejściowego dla wszystkich dokumentów (w tym karteczek samoprzylepnych, wiadomości telefonicznych i paragonów oraz wszystkiego innego). Jeśli czujesz się ambitny, przeprowadź to samo ze swoją skrzynką e-mail.
  • Archiwizacja. Prostym początkiem może być również prosty system archiwizacji. Wszystko, czego potrzebujesz, to szafka na dokumenty (lub szuflada przeznaczona na twoje potrzeby archiwizacyjne, jeśli to wszystko, czego potrzebujesz), trochę teczek manilowych i etykiet. Miej dużo z nich pod ręką, aby szybko i łatwo tworzyć teczki. Użyj prostego systemu alfabetycznego.

Jestem przytłoczony moją skrzynką odbiorczą i wszystkim, co muszę posortować! To może być bardzo przytłaczające, zwłaszcza jeśli masz duże stosy papierów rozrzucone po biurku, w szufladach, na podłodze, w samochodzie, itd. Ale to jest wykonalne. Przede wszystkim, zbierz je wszystkie i umieść w jednym stosie. Jeśli jest zbyt ogromny, aby utworzyć jeden stos, zrób dwa, ale nie zaczynaj tworzyć całego mnóstwa stosów. Kluczem jest rozpocząć od góry stosu i pracować po kolei faktycznie jeden dokument na raz, więc jeśli masz dwa stosy, drugi traktuj jako kontynuację pierwszego.

Następnie, jeśli nie masz czasu, aby przetworzyć to wszystko naraz (i jeśli możesz, to powinieneś), po prostu odstaw stos na razie i przetwarzaj go w kawałkach. Polecam przeznaczyć godzinę dziennie na przetworzenie swojego stosu. Ponownie, zacznij od góry i rozwiązuj każdy dokument. Kiedy dojdziesz do końca, kup sobie coś słodkiego!

Czy GTD to kult? Dlaczego jest tak popularny w Internecie? GTD jest często oskarżany o kultowy status, ale w rzeczywistości jedynie inspiruje wiele pasji. Dlaczego? Po pierwsze i najważniejsze, z powodu uczucia opróżniania biurka i doprowadzenia skrzynek odbiorczych do pustki. Naprawdę, jak powiedziałem wcześniej, to jest niesamowite, wspaniałe uczucie. Po drugie, z powodu prostych koncepcji takich jak następne działania, listy kontekstowe i cotygodniowy przegląd – nie są one niczym skomplikowanym, ale działają niezwykle dobrze, i ludzie to uwielbiają.

Po trzecie, z powodu otwartości narzędzi – to wciąga wielu maniaków. Uwielbiają być w stanie używać swojego ulubionego gadżetu, programu komputerowego, albo po prostu pokazać swoje umiejętności programistyczne przez używanie zautomatyzowanego pliku tekstowego, albo czuć teksturę dobrego pióra na dobrym papierze. Chodzi o indywidualne przyjemności i ustawienie fajnych narzędzi, aby stworzyć zestaw, który działa dla ciebie. To geek w nas, kto kocha GTD.

Jakie narzędzia są mi potrzebne? Jak wspomniano wcześniej, minimalny zestaw zawiera notes, długopis, skrzynkę odbiorczą, szufladę na archiwizację, teczki i etykiety. Jednakże, istnieje wiele innych narzędzi, których możesz używać, w tym między innymi:

  • urządzenie mobilne, takie jak PDA do wszystkiego – gromadzenie, listy, przypomnienia
  • elektroniczny drukarka do etykiet dla schludnych etykiet
  • kalendarz lub program kalendarza (wysoce rekomendowane)
  • oprogramowanie komputerowe (off-line lub on-line) do obsługi twoich list czy twojego gromadzenia
  • system powiadomień, czy to przy użyciu teczek (patrz następne pytanie) czy oprogramowania
  • kartki indeksowe do gromadzenia i list

Więcej na temat narzędzi znajdziesz w części narzędzi mojej strony Ogromna Lista Zasobów GTD.

Czym jest system powiadomień czy 43 teczki, i czy jest mi to potrzebne? System powiadomień, jak opisano w książce, to zestaw 43 teczek: 12 teczek oznaczonych dla każdego miesiąca i 31 teczek oznaczonych dla dni miesiąca. Jak to działa:

  • Jeśli masz kawałek papieru (czy bilet na koncert itp.), którym nie musisz się zajmować aż do później w tym miesiącu, umieść go w jednej z dziennych teczek (powiedzmy teczka oznaczona „20”, jeśli chcesz to zobaczyć 20. dnia tego miesiąca).
  • Jeśli nie musisz się tym zajmować aż do późniejszego miesiąca, umieść to w teczce tego miesiąca.
  • Każdego dnia spójrz w teczkę z dzisiejszą datą (jeśli dziś jest 20, spojrzę w „20”) i zobacz, o czym musisz myśleć dziś. Jeśli chcesz to przełożyć na później, po prostu umieść papier w późniejszej teczce. W ten sposób możesz mieć powtarzające się przypomnienie. Codziennie teczka z dzisiejszą datą powinna znajdować się na początku stosu – przesuń wczorajszą teczkę na tył stosu.
  • Na koniec każdego miesiąca, przesuń teczkę z przeszłego miesiąca na tył stosu teczek miesięcznych i zobacz w teczkę następnego miesiąca – wyjmij papiery z niej i rozdziel przez 31 teczek dziennych.

To genialny system i jeśli cię to przyciąga, spróbuj. Jednak wielu ludzi (w tym ja) uważa ten system za nieco kłopotliwy, zwłaszcza biorąc pod uwagę łatwość używania dzisiejszych kalendarzy komputerowych (ja używam Gcal). Korzystając z programu kalendarza, możesz po prostu zaznaczyć przypomnienie na dacie w kalendarzu. Możesz nawet ustawić powtarzające się przypomnienia.

Hi-tech kontra lo-tech? To jest prawdziwe pytanie dla użytkowników GTD, jeśli chodzi o narzędzia: czy idziesz z systemem papierowym (takim jak Moleskine, Hipster PDA, PocketMod, itd.) czy z systemem cyfrowym… lub, jak wielu ludzi robi, kombinacją obu. Oczywiście, odpowiedź to, że to wysoce osobiste pytanie i powinieneś zdecydować się na narzędzia, które działają dla ciebie – a zwłaszcza narzędzia, które uwielbiasz używać. Jeśli to PDA, to idź w to. Jeśli to Moleskine, to też świetnie. Zwykle potrzeba trochę eksperymentów, aby znaleźć odpowiednie narzędzia – jednak przestrzegam przed obsesyjnym zajmowaniem się narzędziami, ponieważ to największa strata czasu dla większości użytkowników GTD – wybierz swoje narzędzia i idź z nimi. Skoncentruj się bardziej na faktycznym wykonywaniu zadań niż na tym, jakiego cool narzędzia użyjesz.

Można by pomyśleć, że maniacy w Internecie wybiorą cyfrowe narzędzia, zwłaszcza te online lub z PDA czy smartfonowami. I wielu to robi. Jednakże, istnieje duża liczba maniaków (w tym ja), którzy kończą używając analogowych (papierowych) narzędzi takich, jak wspomniane wcześniej. Dlaczego? To często dyskutowany temat, ale powody zwykle mają związek z prostotą, łatwością użycia, przenośnością, łatwością rozbudowy i modyfikacji, a zwłaszcza z przyjemnością dotykania papieru i dobrego pióra. Ostatecznie, to coś, co musisz wybrać samemu.

Oto jeden z najlepszych artykułów na ten temat, który otworzył mi oczy na możliwość korzystania z papieru już dawno temu: GTD LoFi HiFi Whitepaper (od tego czasu ma trochę bardziej nowoczesne elementy, ale nadal interesujący).

Jakie oprogramowanie GTD jest najlepsze? Jest ich tak wiele, że trudno byłoby wybrać tylko jedno. Naprawdę, wszystko zależy od twoich potrzeb i osobistych preferencji. Kilka rzeczy do przeczytania:

Jestem uwiązany do Outlooka w pracy. Czy mogę skonfigurować Outlook do GTD? Absolutnie – wielu ludzi to zrobiło. Polecam przeczytać różne wdrożenia, w tym:

Co z wdrożeniem GTD na Macu? Mac to świetne narzędzie do GTD. 43Folders blog jest doskonałym źródłem dalszych informacji, lub zobacz ten wątek MeFi, aby znaleźć coś interesującego:

Czy mogę mieć różne zestawy na moim komputerze, PDA i planerze? Znów, najlepsze dla ciebie jest to, co powinieneś wybrać. Ale moja rekomendacja? Upraszczaj. Trudno jest ciągle sprawdzać i aktualizować różne listy i kalendarze na komputerze, PDA i papierowym planerze. Jest bardziej prawdopodobne, że będziesz używać i trzymać się systemu, jeśli będziesz mieć tylko jedno miejsce do sprawdzania i aktualizacji. Znajdź to, co działa najlepiej dla Ciebie i trzymać się tego.

Następne akcje, konteksty, projekty

Następne akcje – co to jest? W zasadzie, dla każdego projektu (a projekt to wszystko, co wymaga więcej niż 1 działania), musisz zapytać siebie: „Jaka jest następna fizyczna akcja, którą muszę podjąć, aby przesunąć ten projekt do przodu?” To jest ta „następna akcja”, którą umieszczasz na swojej liście rzeczy do zrobienia. Problem z wieloma zadaniami, które umieszczamy na naszych listach rzeczy do zrobienia, polega na tym, że nie są one w rzeczywistości czymś, co możemy zrobić, ale mini-projektem. Na przykład, „Napisać raport” to projekt, gdzie następną akcją może być „Znajdź w Internecie trzy źródła do raportu” lub „Zadzwonić do Larry’ego, aby uzyskać dane do raportu”.

Mam za dużo następnych działań (lub projektów) – co powinienem zrobić? To prawda, że długa lista następnych działań może być przytłaczająca dla wielu osób. Uwagi: ta rada dotyczy także zbyt wielu projektów. Jest kilka sposobów na poradzenie sobie z tym:

  • Zdaj sobie sprawę, że nie musisz zrobić wszystkich tych następnych działań dziś, a nawet przez najbliższe dni. Dobrze jest znać wszystkie swoje zobowiązania, zamiast pozwalać, aby pojawiały się w głowie w niewłaściwym czasie.
  • Jeśli ta lista jest nieosiągalna do zrealizowania w tym tygodniu, przenieś mniej pilne na listę Kiedyś/Może i zostaw tylko te, które zamierzasz zrealizować w tym tygodniu. A potem, podczas Cotygodniowego Przeglądu, przenieś te zadania, które możesz zrealizować w przyszłym tygodniu, z powrotem na aktualne listy kontekstów.
  • Upraszczaj – eliminuj lub deleguj te zadania, które nie są naprawdę istotne lub które nie muszą już być wykonane.
  • Wykonaj jak najwięcej mniejszych zadań, aby skrócić listę. Nigdy nie wyczyścisz jej całej, ale możesz ją uprościć.

Kilka następnych działań zdaje się utrzymywać na moich listach. Sugestie? Jeśli masz uporczywe następne działania, które pozostają na twojej liście przez długi czas, powinieneś je przejrzeć podczas Cotygodniowego Przeglądu. Dlaczego te działania są tak trudne do usunięcia z twoich list? Oto kilka sugestii:

  • Może nie chcesz ich robić – w takim razie, zrób je pierwsze rano, przed sprawdzeniem e-maila, i nie rób nic innego, dopóki te zadania nie zostaną wykonane.
  • Lub może nie musisz ich robić – jeśli były na twojej liście przez kilka tygodni, prawdopodobnie nie są tak pilne. Zobacz, czy możesz je odpisać lub zlecić komuś innemu.
  • Może to tak naprawdę nie są następne działania. Często są na naszej liście projekty udające działania. Sprawdź, czy zadanie nie obejmuje więcej niż jednego kroku (na przykład „Zadzwonić do Larry’ego” może być „Zadzwonić do Niny, aby uzyskać numer Larry’ego”), a następnie umieść prawdziwe następne działanie na liście.
  • Może zadania są zbyt przytłaczające. W takim przypadku, rozbij je na mniejsze zadania. „Napisać raport” może być „Napisać pierwszy akapit raportu” lub „Stworzyć konspekt raportu” lub „Napisać raport przez 10 minut”.
  • Jeśli okaże się, że to coś, co musisz zrobić, ale może nie teraz, przenieś to na listę Kiedyś/Może.

Jak drobiazgowe powinno być następne działanie? Gdy następna akcja jest przytłaczająca, jak zasugerowałem w poprzednim pytaniu, możesz ją rozbić na mniejszy poziom („zgranulować ją”). Ale jak mała ją rozbić? To naprawdę kwestia indywidualnych preferencji – lepiej pracuje ci się w 30-minutowych kawałkach, 2-godzinnych, czy 10-minutowych? Daj temu trochę myśli i eksperymentuj.

Kilka pomysłów do spróbowania:

  • Zrób następne działanie – pisz raport, aż skończysz, lub do momentu, gdy potrzebujesz przerwy.
  • Użyj odcinka czasu – ponownie, ilość odcinka zależy od ciebie, ale powinna być czymś, co możesz zrobić bez przerw. Jeśli możesz pracować 2 godziny bez przerwy, w jednym podejściu, to powinien być twój poziom. Jeśli możesz tylko pracować 10 minut przed potrzebą przerwy, to twój poziom.
  • Wypróbuj małą jednostkę – 5 stron, lub 2 rzeczy z konspektu, lub 50 linii kodu.
  • Wypróbuj większą jednostkę – na przykład rozdział powieści.

Ile następnych działań dla jednego projektu powinno być na mojej liście? Jeśli masz projekt, który składa się z wielu fizycznych działań, ile z tych działań powinieneś napisać na swojej liście? Odpowiedź to przynajmniej jedno – każdy aktywny projekt powinien mieć przynajmniej jedno następne działanie na aktywnej liście kontekstowej. Jeśli chciałbyś umieścić więcej, to naprawdę zależy od ciebie, ale uważaj, że posiadanie wszystkich działań projektu na listach kontekstowych może być przytłaczające.

Moja rekomendacja to jedna lub dwie, najwyżej trzy akcje. A jeśli masz 2-3 kolejne działania z jednego projektu na liście kontekstowej, upewnij się, że każde z nich można wykonać bez konieczności wykonania czegoś innego najpierw. Na przykład, nie umieszczaj „Wysłać list” i „Kupić znaczki” na liście, ponieważ nie możesz zrobić pierwszego bez zrobienia najpierw drugiego. Pierwsze działanie („Wysłać list”) jest znane jako działanie zależne – nie możesz go zrobić bez robienia czegoś innego najpierw. Nie umieszczaj działań zależnych na listach kontekstowych, ponieważ marnujesz czas patrząc na działania, które w rzeczywistości nie możesz wykonać.

Kiedy zakończysz działanie projektu, nie zaznaczaj go po prostu jako wykonanego. Upewnij się, że zapiszesz kolejne „następne działanie” tego projektu na swojej liście, aby projekt nadal posuwał się do przodu. Jeśli zapomnisz, to OK – podczas Cotygodniowego Przeglądu jedną z najważniejszych części procesu jest upewnienie się, że każdy projekt na liście projektów ma następne działanie zapisane na listach kontekstowych.

Jak sobie radzić z codziennymi lub cotygodniowymi działaniami? Jeśli masz zadania, które powtarzają się codziennie lub cotygodniowo (załóżmy pranie lub dzienny raport), istnieje kilka sposobów, aby sobie z tym poradzić:

  • Umieść je w kalendarzu lub pliku powiadomień jako powtarzające się zadanie. Każdego dnia (lub każdego tygodnia, albo jak często zadania muszą być wykonane) powinieneś je zobaczyć w kalendarzu i zanotować na swojej liście jako coś, co trzeba dziś zrobić.
  • Lista Dziś – to nie jest faktycznie część GTD, ale jeśli chcesz, możesz mieć listę Dziś, gdzie zapisujesz rzeczy, które muszą być wykonnane dziś – na przykład twój dzienny raport, lub jedno z twoich Najważniejszych Zadań (MIT). Nie umieszczaj niczego, co absolutnie nie musi być zrobione dziś, na liście Dziś, bo stanie się bezużyteczna. Sugeruję, aby mieć na niej tylko trzy rzeczy.
  • Lista kontekstowa – możesz po prostu umieścić zadanie na górze odpowiedniej listy kontekstowej, a wtedy każdego dnia, kiedy sprawdzasz swoją listę kontekstową, zobaczysz je tam.
  • Rutyny – to również nie jest explicite część GTD, ale możesz stworzyć oddzielną listę dla Codziennych Rutyn i Tygodniowych Rutyn, gdzie upewniasz się, że zaznaczasz pozycje każdego dnia lub każdego tygodnia. W rzeczywistości GTD pozwala na inne listy, takie jak listy kontrolne, więc to mogłoby być technicznie częścią GTD.

Jakie konteksty powinienem używać? To wysoce osobisty wybór i także wymaga eksperymentów, aby to poprawnie zrobić. Głównym pomysłem jest grupowanie swoich następnych działań, tak aby kiedy patrzysz na listę kontekstową, widziałeś tylko zadania, które faktycznie można wykonać teraz, w lokalizacji, w której się znajdujesz, z narzędziami, które masz. Więc jeśli patrzysz na swoją listę Dom, nie powinny to być elementy, które można wykonać tylko z twojego komputera w pracy. Podobnie, twoja lista Praca nie powinna zawierać twoich sprawunków, które można zrobić tylko w drodze. Możesz dalej rozbić kontekst, taki jak Praca, jeśli są różne konteksty w pracy. Na przykład, jeśli używasz różnych lokalizacji pracy, a niektóre zadania można wykonać tylko w jednej z lokalizacji. W takim przypadku, nie powinieneś patrzeć na te zadania, jeśli jesteś w innej lokalizacji, gdzie zadania nie mogą być wykonane. Jeśli zaczynasz zauważać, że są następne działania na twojej liście kontekstowej, które faktycznie nie możesz wykonać teraz, to albo twoje konteksty muszą być ponownie zbadane, albo zadanie nie jest faktycznie następnym działaniem, ale zadaniem zależnym lub projektem; albo należałoby je umieścić na liście Kiedyś/Może.

Trudno mi trzymać się cotygodniowego przeglądu. Jakieś sugestie?

To trudny problem dla większości użytkowników GTD (w tym mnie samego). Najlepiej jest przeanalizować, dlaczego masz z tym problem i zająć się tym powodem. Oto kilka sugestii:

  • Jeśli cotygodniowy przegląd zajmuje zbyt długo, skróć go przetwarzając swoje skrzynki odbiorcze do pustych poprzedniego dnia i Jak przeprowadzić cotygodniowy przegląd w mniej niż godzinę.
  • Jeśli zauważasz, że jesteś zbyt zajęty i ciągle odkładasz Cotygodniowy Przegląd, spróbuj zrobić to pierwsze rano w poniedziałek. Umów spotkanie na dwie godziny i nie pozwól, żeby cokolwiek je przerwało.
  • Jeśli to nie działa, zrób to w niedzielę po południu, kiedy masz więcej czasu.
  • Nagradzaj się za ukończenie tego. W rzeczywistości, ukończenie Cotygodniowego Przeglądu to samo w sobie nagroda, ponieważ miło jest uporządkować swój system, więc remind yourself of that. But also give yourself an external reward.

Więcej na ten temat w artykule Jak przeprowadzić cotygodniowy przegląd w mniej niż godzinę.

Ratunku! Wypadłem z GTD i nie mogę wrócić. To zdarza się cały czas – ludzie angażują się w GTD, a po kilku miesiącach pojawia się coś, co sprawia, że są zbyt zajęci, aby utrzymać system zorganizowany, i upada. Na szczęście GTD jest bardzo łatwe do ponownego wprowadzenia – w rzeczywistości łatwiej jest znowu wejść w to niż zacząć od nowa, ponieważ już znasz system i prawdopodobnie nadal masz wszystkie odpowiednie narzędzia – potrzebuje tylko układania się i zaktualizowania. To naprawdę fajna zabawa zaczynać od nowa.

Kilka sugestii:

  • Wypróbuj fajne narzędzia które uwielbiasz używać. Dla mnie to notes Moleskine, ponieważ jest to przyjemność w użyciu. Dla innych to może być PDA lub fajna aplikacja online. Narzędzia, które używasz, są ważne, ponieważ sprawiają, że chcesz korzystać z systemu. Jednakże, nie zadręczaj się nimi.
  • Utrzymuj to proste. Wiele ludzi tworzy skomplikowane systemy, które są trudne do utrzymania. Zaczynaj prosto, być może z narzędziami papierowymi lub najprostszymi narzędziami online, i nie przesadzaj.
  • Spróbuj z minimalną wersją (zobacz początek tego FAQ, aby dowiedzieć się więcej). Nie musisz zaczynać na pełnych obrotach – możesz zrobić kilka rzeczy, a potem dodać później, jeśli zajdzie potrzeba. Możesz stwierdzić, że minimalna wersja ci wystarcza.

Jak trzymasz się systemu raz, gdy znowu zaczniesz? Zobacz następne pytanie.

Mam trudności z utrzymaniem się przy GTD. Jak trzymać się GTD, jeśli ciągle z niego wypadasz? Spróbuj tych sugestii:

  • Cotygodniowy przegląd. Kluczem do trzymania się GTD jest Cotygodniowy Przegląd. Utrzymaj to krótkie i proste, ale bądź zaangażowany w to. Jeśli zaczynasz tylko z minimalnym systemem, upewnij się, że nadal robisz Cotygodniowy Przegląd. Utrzymuje twój system zaktualizowany, nawet jeśli jesteś zbyt zajęty, żeby go aktualizować przez resztę tygodnia.
  • Nawyki. GTD to właściwie seria nawyków (zobacz Zen To Done po więcej), a problem polega na tym, że próbujemy przyswoić je wszystkie naraz. Jeśli czytasz Zen Habits od jakiegoś czasu, to wiesz, że masz większe szanse na sukces, jeśli próbujesz przyswoić jeden nawyk naraz. Spróbuj tego z GTD – po prostu najpierw wprowadź jeden nawyk, potem następny, i tak dalej. Jesteś dużo, dużo bardziej skłonny zrobić z GTD nawyk jako całość i trzymać się go używając tej metody.
  • Zacznij mały. Zamiast robić cały system naraz, spróbuj minimalnej wersji (zobacz początek tego FAQ, aby dowiedzieć się więcej). Minimalna wersja to dużo mniej kłopotów w utrzymaniu, i z tego powodu bardziej prawdopodobne jest, że będziesz z niej korzystać i się przy niej trzymać. Utrzymuj to proste.
  • Narzędzia, które kochasz. Znów, używanie narzędzi, które kochasz, zwiększa prawdopodobieństwo, że rzeczywiście będziesz ich używać, i z tego powodu trzymać się systemu. Znów, nie zamartwiaj się narzędziami, ale wybierz takie, które mają dla ciebie duży urok.
  • Forum online. Dobrym sposobem na trzymanie się czegokolwiek jest znalezienie grupy, która robi to samo. Spróbuj tych forów, aby ci pomogły się trzymać: