W skrócie: Nie odpowiadaj ani nawet nie czytaj większości swoich e-maili.
Twoja skrzynka odbiorcza może zostać wyczyszczona w kilka minut dzięki tej metodzie.
Oto jak sugeruję to zrobić:
-
Wybierz wszystkie śmieciowe wiadomości, newslettery, rutynowe powiadomienia, odpowiedzi automatyczne, e-maile żartobliwe, łańcuszki, reklamy i wszystko inne, co nie jest bardzo ważne. Usuń je.
-
Wybierz około połowy (lub więcej) pozostałych e-maili, które uznasz za nieistotne na podstawie samego tematu. Zarchiwizuj je.
-
Szybko przejrzyj resztę, archiwizując prawie wszystkie. Wybierz kilka, na które chcesz odpowiedzieć lub podjąć działanie (maksymalnie 5). To będą twoje priorytety.
-
Odpowiedz na nie w maksymalnie trzech zdaniach, działaj natychmiast lub zaznacz w kalendarzu termin realizacji.
Gotowe.
Stosując tę metodę, możesz uporządkować swoją skrzynkę odbiorczą w mniej niż 5 minut, jeśli działasz sprawnie (korzystaj ze skrótów klawiszowych).
Co? Ale… co z wszystkimi e-mailami, na które muszę odpowiedzieć? Prezydent Obama dostaje codziennie tysiące listów, a only reads 10 of them. Ta metoda zmusza Cię do uproszczenia i skupienia się na tym, co jest naprawdę ważne.
Gdy już zaoszczędzisz cały ten czas, który normalnie spędzasz na e-mailach, idź i Do Something Amazing. Ach, i rób to maksymalnie raz lub dwa razy dziennie – przez resztę dnia trzymaj się z dala od poczty.
Wypróbuj przez dzień lub dwa. Daj mi znać, jeśli świat się zawali. Założę się, że tak się nie stanie. Jeśli jednak tak będzie, postawię Ci piwo. Jeśli nie – Ty stawiasz.
Chodzi tu o coś głębszego: naszą potrzebę odpowiadania i reagowania na każdą pojedynczą prośbę, zamiast przejęcia kontroli nad swoim dniem pracy i robienia tego, co uważamy za ważne. Nie musisz odpowiadać na każdy e-mail, reagować na każdą prośbę ani nawet czytać wszystkiego, co do Ciebie przychodzi. Możesz wybrać to, co istotne, a następnie zająć się tym, co naprawdę się liczy. A jeśli powiesz innym, że tak robisz, że nie będziesz odpowiadać na każdy e-mail, w końcu przestaną oczekiwać odpowiedzi.
Uwaga: Zdaję sobie sprawę, że ta metoda nie sprawdzi się u wszystkich… ale mówiłem, że to będzie prosta metoda. Możesz uprościć ją jeszcze bardziej niż wymienione powyżej kroki – po prostu wybierz 1-5 e-maili do odpowiedzi/działania, a resztę zarchiwizuj. — Więcej o prostej produktywności, skupieniu i realizacji wspaniałych rzeczy przeczytasz w mojej książce, The Power of Less.