Niedawno spotkałem przyjaciółkę, Susan O’Connell (nauczycielkę Zen i Prezes San Francisco Zen Center), która zrobiła coś staroświeckiego.
Kiedy powiedziałem, że powinniśmy kiedyś wypić herbatę, ona natychmiast sięgnęła do torby po papierowy kalendarz i zaproponowała, żebyśmy umówili się od razu.
Powiedziałem: „Nie, jesteś zajęta, możemy ustalić termin później.”
Odpowiedziała, że stara się załatwiać sprawy tylko raz.
To staroświecka porada dotycząca produktywności, coś, co robiłem w przeszłości, ale to działa.
Załatw sprawę raz. Zrób to teraz. Wtedy nie musisz o tym myśleć i możesz w pełni skupić się na kolejnym zadaniu.
Czy większość z nas tak robi? Może czytamy e-maile i mówimy: „Odpowiem na nie później. Zdecyduję później.” Może widzimy rachunek lub inną korespondencję i odkładamy ją na później.
Odkładamy drobne decyzje i zadania na później, a one się nawarstwiają, obciążając nas w głębi umysłu, ciągnąc za nami, aż zapadniemy się pod ciężarem „później”.
Spróbuj załatwić to natychmiast.
Jeśli otworzysz e-mail, podejmij decyzję od razu. Zarezerwuj spotkanie w kalendarzu, odpowiedz, wykonaj małe zadania, których wymaga, lub jeśli zajmie to zbyt dużo czasu, umieść to na liście rzeczy do zrobienia – ale unikaj tego, jeśli to możliwe. David Allen sugeruje zasadę dwóch minut: jeśli zadanie można wykonać w mniej niż dwie minuty, zrób to teraz. Sugeruję pięć minut, nawet do 10, ponieważ oznacza to, że masz o jedną rzecz mniej do martwienia się.
Tak czy inaczej, zarchiwizuj e-mail, gdy się z nim uporasz, lub go usuń. Masz to z głowy. Przejdź do następnego i powtórz.
To dotyczy wszystkiego innego: poczty, papierkowej roboty, rozmów telefonicznych, próśb od innych. Załatw to natychmiast lub jeśli to konieczne, zaplanuj datę, aby zająć się tym później.
Kiedy skończysz korzystać z czegoś, odłóż to natychmiast, aby uniknąć bałaganu później. W ten sposób również utrzymuję porządek. Gdy gotujesz, myj naczynia na bieżąco, aby uniknąć olbrzymiego bałaganu w kuchni.
Kiedy twoje dziecko prosi o uwagę, poświęć mu ją teraz.
Kiedy twoja żona zaczyna z tobą rozmawiać, odłóż laptop, iPad lub urządzenie mobilne i porozmawiaj z nią teraz.
Oznacza to, że zajmujesz się każdą rzeczą w danej chwili i przechodzisz do następnej. Twój umysł nie jest rozproszony w milion kierunków jednocześnie.
Jest to sprzeczne z radami, które wcześniej dawałem, ponieważ czasami oznacza to, że często działasz pod wpływem próśb innych ludzi – tego, co oni uważają za ważne, a nie ty. I to może być problem. Nie chcesz być tylko reaktywny. Wolałbym robić to, co uważam za ważne.
Ale można znaleźć równowagę. Kiedy zajmujesz się e-mailami lub innym rodzajem komunikacji, zrób to teraz. Kiedy postanowisz pracować nad czymś ważnym, wyczyść wszystko inne, wyłącz komunikację i skup się tylko na tym jednym istotnym zadaniu. Nie rozpraszaj się.
Stosuję to, w większości, odkąd Susan przypomniała mi o tej małej sztuczce produktywności, i działa to świetnie. Nie jestem doskonały – jest kilka zadań, które odkładam, głównie dlatego, że nie mam możliwości załatwienia ich od razu, ale w większości przypadków dobrze sobie radzę, zajmując się sprawami na bieżąco.
Spróbuj i praktykuj przez cały dzień, i let me know, jak to działa w twoim przypadku.