Twoje e-maile są za długie

„Jeśli nie możesz napisać swojej idei na odwrocie mojej wizytówki, nie masz jasnej idei.” ~David Belasco

Jeden z najgorszych problemów, które zauważam, gdy ludzie wysyłają mi e-maile, jest zadziwiająco powszechny: są one zdecydowanie za długie.

Jestem dość zajętym człowiekiem, ale kto nie jest? Staram się być responsywny, ale gdy dostaję niesamowicie długi e-mail, nie ma szans na szybką odpowiedź. Jeśli e-mail jest krótki, odpowiadam od razu, jak tylko go przeczytam.

Dlaczego więc wysyłać długie e-maile?

Oto zasada: długi e-mail nigdy nie jest konieczny. Nigdy.

Dlaczego to piszę? Czy to narzekanie na ludzi, którzy do mnie piszą? Nie, to ogólny problem, który zauważyłem w e-mailach, i mam nadzieję, że pomoże to ludziom pisać bardziej efektywnie.

Jak używam e-maila

Wcześniej pisałem o tym, jak porzuciłem e-mail. To tylko w 90% prawda. Wciąż korzystam z e-maila w ograniczonym zakresie — głównie w kontaktach z osobami, z którymi współpracuję (partnerzy, projektanci, drukarnie itd.). Odpowiadam także na e-maile od klientów (zwroty, problemy z pobieraniem).

Do otrzymywania informacji zwrotnej od czytelników i komentarzy używam Twittera. Do komunikacji z rodziną (jak moja rodzina na Guamie i w innych częściach świata) używam Facebooka (nie przyjmuję „znajomych” spoza rodziny i mam mniej niż 100 znajomych na FB).

To powiedziawszy, mój problem z e-mailami nie jest unikalny. Bez względu na to, jak używasz e-maila, nikt, do kogo piszesz, nie chce czytać długiego eseju ani odpowiadać na 10 pytań. Wszyscy jesteśmy zajęci i wszyscy cenimy swój czas.

Kiedy korzystam z e-maila, staram się przez niego szybko przebrnąć. Nie lubię być przywiązany do skrzynki przez cały dzień, więc wchodzę, czytam i odpowiadam lub archiwizuję/usuwam i wychodzę.

Kiedy ktoś wysyła mi długi e-mail, prawdopodobnie go zarchiwizuję. Jeśli absolutnie muszę odpowiedzieć, prawdopodobnie nie zrobię tego tego samego dnia.

Proszę zauważyć: ten post nie dotyczy tylko mnie. Dotyczy każdej osoby, która jest zajęta i ceni swój czas. Jeśli wyślesz tej osobie długi e-mail, dajesz do zrozumienia, że nie cenisz jej czasu i że nie przemyślałeś, co jest ważne. I zmniejszasz szanse na uzyskanie odpowiedzi.

Dlaczego długie e-maile są do bani

Kilka krótkich powodów:

Zbyt długo trwa ich czytanie. Nie mam dużo czasu na czytanie, a wysyłając mi esej, sugerujesz, że Twój e-mail jest ważniejszy niż inne rzeczy, które muszę przeczytać.
Nie szanują mojego czasu. Kiedy wysyłasz mi e-mail, prosisz o mój czas (na przeczytanie, przetworzenie, odpowiedź). Jeśli wysyłasz długi e-mail, nie dokonałeś edycji. Nie zdecydowałeś, co jest najważniejsze. Mówisz, w zasadzie, że to ja muszę to zrobić zamiast Ciebie. Dajesz do zrozumienia, że Twój czas jest ważniejszy niż mój.
Nie dochodzą do sedna sprawy. Jaki jest główny punkt, który chcesz przekazać? Jakie jest Twoje główne pytanie? Powiedz to jasno, inaczej zostanie zakopane.
Zawierają zbyt wiele pytań. Nie będę w stanie odpowiedzieć na wszystkie bez poświęcenia pół godziny z mojego cennego dnia. Więc nie zadawaj tylu pytań — zapytaj o jedno lub dwa.
Nie otrzymają odpowiedzi. Jeśli liczysz na to, że od razu przeczytam e-mail lub, co gorsza, coś dla Ciebie zrobię, życzę powodzenia. Nie jestem divą, ale mam też swoje zadania i nie mogę zająć się każdym długim e-mailem. A jest ich wiele, nie tylko Twój.

Zasady krótkich, skutecznych e-maili

Ignoruj te zasady na własne ryzyko:

Ogranicz się do 5 zdań. Nie więcej. Oczywiście zaczerpnąłem to od five.sentenc.es, ale używam tego od lat i to działa. Zwykle staram się używać mniej niż 5 zdań.
Zidentyfikuj swój główny punkt. Jeśli uważasz, że potrzebujesz więcej niż 5 zdań, nie zidentyfikowałeś kluczowej rzeczy, którą chcesz powiedzieć. Poświęć chwilę, aby to zrozumieć i trzymaj się tylko tego.
Zadaj jedno pytanie. Nie zadawaj 10 pytań, zadaj jedno. Dwa najwyżej. Wtedy masz dużo większą szansę na szybką odpowiedź.
Edytuj. Jeśli rozciągnąłeś się do 8 zdań, usuń 3.
Linkuj. Jeśli potrzebujesz odnieść się do informacji, dołącz link do niej w internecie.
Opublikuj to. Jeśli informacje, które musisz przekazać, nie są w internecie, umieść je tam. Utwórz długą odpowiedź lub długi dokument opisujący tło (następnie edytuj go do najistotniejszych informacji) i opublikuj online. Użyj swojego bloga lub jednego z wielu darmowych narzędzi do publikowania informacji. Utwórz FAQ, jeśli to przydatne. Podlinkuj to w swoim e-mailu.

Ten post, nawiasem mówiąc, jest przykładem ostatniej zasady.