25 Bezbolesnych Sposobów na Zaoszczędzenie Godziny Dziennie na Twoje Cele

„Nasze życie roztrwonione jest przez szczegóły. Upraszczaj, upraszczaj.” – Henry David Thoreau

Co byś zrobił, gdybyś miał dodatkową godzinę dziennie?

To jest częsta bariera, na którą napotykam, gdy piszę o wprowadzaniu pozytywnych zmian w życiu: ludzie nie mają czasu, aby realizować swoje marzenia. Ludzie nie mają czasu na ćwiczenia. Ludzie nie mają czasu na organizację.

Czas więc znaleźć czas.

Korzystając z kombinacji poniższych propozycji, możesz zaoszczędzić godzinę lub więcej dziennie. Znajdź te, które działają dla Ciebie (nie wszystkie będą działać dla każdego), a następnie wytycz tę godzinę dziennie.

Upewnij się, że wykorzystujesz tę dodatkową godzinę dziennie w najlepszy możliwy sposób – zarezerwuj tę godzinę w swoim kalendarzu na coś, co naprawdę, naprawdę chcesz zrobić, czy to praca nad celem, pisanie książki, zakładanie biznesu, ćwiczenie, czytanie, czy cokolwiek innego. Nie zmarnuj tego daru czasu!

1. Umów się na spotkanie zaraz po pracy. Niezależnie od tego, czy to ćwiczenia, czy praca nad innym celem, umów się na spotkanie zaraz po wyjściu z pracy (np. o 17:00). To działa szczególnie dobrze, jeśli musisz spotkać się z kimś innym, na przykład z partnerem treningowym lub inną grupą lub zespołem, trenerem lub partnerem. Na pewno dotrzymasz spotkania, co oznacza, że nie zostaniesz zbyt długo w pracy, i na pewno skończysz wszystkie zadania na czas, aby móc wyjść na czas. To sprawia, że jesteś bardziej efektywny zwłaszcza po południu.

2. Wstań wcześniej. 10 korzyści z wczesnego wstawania i jak to robić, oczywiście, ale znalazłem czas na cele, które są dla mnie ważne, wstając nieco wcześniej. Ćwiczenia, pisanie, czytanie – robię to teraz wcześnie rano, więc nie koliduje to z czasem rodzinnym. Wczesny poranek sprawdza się dobrze dla mnie i wielu innych, po prostu dlatego, że o tej porze dnia niewiele się dzieje, co może mnie rozpraszać lub przerywać.

3. Wyłącz telefony. Nie musisz wyłączać telefonów przez cały dzień, ale powinieneś mieć nieprzerwane bloki czasowe, kiedy nie odbierasz połączeń, abyś mógł skupić się na swoich ważnych zadaniach. To pozwala Ci zrobić więcej w krótszym czasie, ponieważ telefony mogą zająć duże części twojego dnia, jeśli na to pozwolisz.

4. Przestań sprawdzać e-maile. To nie działa dla każdego, ale jeśli możesz przestać sprawdzać e-maile, poza jednym lub dwoma razy dziennie, możesz zaoszczędzić dużo zmarnowanego czasu. Ciągłe sprawdzanie e-maili zabiera dużo czasu.

5. Weź lunch do pracy. Wiele osób, które znam, przeznacza godzinę lub więcej na lunch. Chociaż relaksujący lunch może być dobry, jeśli przyniesiesz lunch do pracy, możesz szybko zjeść i spędzić dodatkowy czas, 1) pracując nad celem; lub 2) kończąc pracę wcześniej, aby móc wyjść wcześniej. Plus, przygotowanie lunchu w domu oszczędza również pieniądze.

6. Rozpoznaj swoje kluczowe działania zawodowe. Co naprawdę musisz robić każdego dnia? Mam na myśli, rzeczy, które musisz zrobić, inaczej Twoja praca się rozsypie. Jeśli naprawdę się nad tym zastanowisz, wiele zadań, które wykonujesz każdego dnia (i telefony i e-maile, o których wspomniano powyżej, są częścią tych zadań) nie muszą być robione codziennie. Czasami można je robić rzadziej, czasami nie trzeba ich robić wcale. Jeśli nauczysz się koncentrować na swoich kluczowych działaniach, możesz wykonać swoją pracę w krótszym czasie.

7. Odwołaj jedno lub dwa spotkania. Pomyśl o ostatnich 4-5 spotkaniach, na których byłeś. Ile z nich było naprawdę wartościowych? Na ilu z nich musiałeś być? Zależy to od Twojej pracy, ale czasami możesz uniknąć spotkania – albo po prostu je odwołać, jeśli masz taką moc – i osiągnąć ten sam cel za pomocą jednego lub dwóch e-maili. Właśnie zaoszczędziłeś sobie 30-60 minut na każde odwołane spotkanie.

8. Deleguj. Nie każdy ma tę opcję, ale jeśli możesz przekazać niektóre zadań innym osobom, które lepiej nadają się do wykonywania tych zadań, uzyskasz wolny czas. Czy naprawdę musisz robić wszystko, co robisz, czy może niektóre z tych zadań mogą być delegowane?

9. Konsoliduj zakupy i sprawunki. Jeśli rutynowo robisz sprawunki w ciągu tygodnia, spędzasz dużo czasu na jeżdżeniu. Zamiast tego, spróbuj zrobić wszystkie sprawunki jednego dnia i zaplanuj efektywną trasę. Większość ludzi zaoszczędzi co najmniej godzinę tygodniowo w sumie.

10. Znaj swoją priorytetową sprawę. Co jest jedną rzeczą, którą musisz zrobić dzisiaj? Zrób to, ponad wszystko inne, i zrób to najpierw. Po wykonaniu tego priorytetowego zadania, reszta jest naprawdę dodatkiem. Odetnij część reszty, aby zaoszczędzić czas.

11. Zredukuj swoją listę zadań. Po zidentyfikowaniu swoich kluczowych działań zawodowych i głównego priorytetu na dzień, przejrzyj swoją listę zadań i zredukuj ją do essentials. Umieść zadania, które nie musisz teraz robić, na liście kiedyś/może, usuń inne, deleguj inne. Trzymaj swoją listę zadań przy essentials, aby nie marnować czasu.

12. Mów „nie”. Jedną z największych grup pożeraczy czasu są prośby od innych ludzi. Przez cały dzień otrzymujemy prośby, osobiście, przez telefon, e-mailem, poprzez dokumenty. Spotkania, zadania, prośby o informacje, prośby o dołączenie do komitetu lub zespołu… te wszystkie prośby zajmują Twój czas. Mów „nie” wszystkim poza niezbędnymi.

13. Idź prosto do sedna. Choć jestem fanem długich, powolnych rozmów, jeśli starasz się znaleźć czas na realizację celów, musisz ograniczyć niepotrzebnie długie rozmowy – zwłaszcza jeśli to tylko z współpracownikiem, który nie jest bliskim przyjacielem. Osobiście lub przez telefon, musisz przejść prosto do sedna z minimalną ilością pogawędki, a jeśli druga osoba nie przechodzi do sedna, grzecznie zapytaj, czego od ciebie potrzebuje.

14. Oglądaj mniej telewizji. Wiele osób ogląda godziny telewizji dziennie. Możesz łatwo zaoszczędzić godzinę dziennie, jeśli zrezygnujesz z telewizji, lub po prostu obejrzysz jeden ulubiony program dziennie. Nie przeskakuj po kanałach.

15. Czytaj mniej w internecie. Jeśli jesteś taki jak ja, możesz spędzać godziny dziennie na czytaniu online. Ogranicz swoje czytanie online i skup się na swoich najważniejszych zadaniach.

16. Nie rozmawiaj długo przez telefon. Długie rozmowy telefoniczne mogą pochłonąć dużo Twojego czasu. Zamiast tego, wiedz, co chcesz osiągnąć i staraj się to szybko załatwić. Jeśli ktoś inny do Ciebie dzwoni, zachęć go, aby przeszedł do sedna, a następnie zakończ rozmowę, gdy skończysz. Powiedz im, że musisz iść, bo masz coś innego do zrobienia.

17. Unikaj IM i Twittera i podobnych rzeczy. Nie mówię, że tego rodzaju natychmiastowa komunikacja nie ma swoich zastosowań, ale jeśli są one zawsze włączone i jesteś zawsze dostępny, jesteś zawsze na łasce innych. Zamiast tego, jesteś dostępny tylko w określone godziny, jeśli to konieczne, lub wcale, jeśli nie jest to konieczne. (I tak, wiem, jak ironiczne jest dawanie tej rady po tym, jak just started Twittering.)

18. Szukaj, nie archiwizuj. Kiedyś spędzałem dużo czasu na archiwizowaniu wszystkich moich plików komputerowych i e-maili do ładnych, zorganizowanych folderów. Spędzałem na tym czas każdego dnia. Teraz, po prostu archiwizuję wszystko, zarówno na komputerze, jak i w poczcie e-mail, i szukam, gdy czegoś potrzebuję. Dzięki Quicksilver na Macu każdy plik jest osiągalny w kilku kliknięciach. Z Gmaila każda wiadomość e-mail jest dostępna natychmiast. Zero czasu na archiwizację!

19. Wychodź wcześniej. Jeśli używasz tych oszczędzających czas wskazówek, powinieneś być w stanie zakończyć swoje kluczowe zadania wcześniej. Jeśli tak, nie wykorzystuj dodatkowego czasu, aby po prostu robić więcej pracy … wychodź wcześniej! Oczywiście, będziesz musiał porozmawiać o tym ze swoim managerem, ale wiele osób ma elastyczne godziny pracy i wiele managerów byłoby zadowolone pozwolić Ci iść wcześniej, jeśli tylko wykonasz swoją pracę. Jeśli ustalasz swoje własne godziny pracy, wcześniej ustalaj czas wyjścia, a upewnisz się, że wykonasz swoją pracę do tego czasu.

20. Zaangażuj dzieci do pomocy. W domu, jeśli masz dzieci, zaoszczędzisz masę czasu, jeśli pozwolisz im pomóc przy sprzątaniu i innych zadaniach. Oczywiście na początku będzie to kosztować Cię czas, ponieważ będziesz musiał ich nauczyć, jak to robić. Ale gdy już się nauczą … uwolnią Cię od dużej części pracy. Moje dzieci pomagają sprzątać dom, zmniejszając o 2/3 czas, jaki muszę spędzać na sprzątaniu. Oczywiście, to one zrobiły ten bałagan na początku, ale to już inna historia.

21. Edukowanie innych. Czy jest coś, co inni ludzie wysyłają do Ciebie, co rutynowo musisz edytować lub poprawiać? Nauczaj tych ludzi (może z pomocą FAQ lub tutorialu) jak to robić poprawnie lub jak tego potrzebujesz, abyś nie musiał wprowadzać zmian. Czy są błędy, które ludzie robią, a które rutynowo musisz naprawiać? Czy są rzeczy, które musisz robić sam, ponieważ inni nie wiedzą, jak to zrobić? Edukuj ich, a zaoszczędzisz sobie mnóstwo czasu. Na początku zabiera to czas, ale zyski są ogromne.

22. Automatyzuj rzeczy. Jeśli ludzie wysyłają Ci materiały, lub jeśli rutynowo musisz wykonywać rutynową pracę, znajdź sposoby na zautomatyzowanie procesu. Technologia działa cuda w dzisiejszych czasach.

23. Po prostu powiedz, „To wystarczy.” Często jesteś przeciążony informacjami i zadaniami. Ale jeśli nie odpowiesz na wszystkie swoje e-maile dzisiaj, lub nie przeczytasz wszystkich postów w swoim czytniku RSS, lub nie zrobisz wszystkiego na swoich listach zadań … co się stanie? Jeśli nic drastycznego się nie stanie, rozważ zatrzymanie się, gdy osiągniesz wystarczająco.

24. Zacznij pracę wcześniej. Jeśli pracujesz zanim wszyscy przyjdą do biura, nie będziesz miał ciągłych przerw i rozproszeń. Będziesz zdziwiony, ile możesz zrobić pomiędzy 6 a 8 rano. Kiedy pracowałem w biurze, robiłem to i ponieważ nie miałem przerwy na lunch (jadłem przy biurku, pracując), mogłem wyjść o 14:00 i spędzić czas z dziećmi.

25. Daj innym uprawnienia. Jeśli musisz zatwierdzać rzeczy lub podejmować decyzje, możesz być wąskim gardłem — rzeczy poruszają się wolniej, jeśli muszą być przeprowadzane przez Ciebie. Zamiast tego, daj innym uprawnienia do podejmowania decyzji — z jasnymi instrukcjami co do tego, jakie decyzje powinny być podejmowane w jakich okolicznościach i jakie są granice ich uprawnień. To usunie wąskie gardło i uwolni Cię od konieczności podejmowania mnóstwa dużych decyzji. Po prostu miej sposób na monitorowanie rzeczy w razie potrzeby.