Jak uprościć swój system archiwizacji; czyli, dlaczego stosy papierów nie działają

Czy Twój system archiwizacji obejmuje stosy papierów lub „Do archiwizacji” folder jest przepełniony?

Jeśli masz problem z archiwizacją dokumentów, może potrzebujesz znaleźć sposób na uproszczenie swojego systemu, aby utrzymać porządek.

Archiwizacja to problem wielu ludzi – nie jesteś sam. Jednak organizacja może nie tylko uczynić Cię bardziej produktywnym, ale również ułatwić życie i zmniejszyć stres.

Bycie zorganizowanym nie wymaga skomplikowanego systemu archiwizacji. Wystarczy mieć miejsce na wszystko i wyrobić sobie nawyk odkładania rzeczy tam, gdzie ich miejsce, od razu.

Niezależnie od tego, czy masz skomplikowany system archiwizacji, który chciałbyś uprościć, czy nie masz żadnego systemu, spójrzmy na to, jak uprościć system i utrzymać idealny porządek.

1. Zredukuj przed organizacją. Pierwsza zasada organizacji to eliminacja rzeczy niepotrzebnych przed przystąpieniem do organizacji. Jeśli masz szufladę na dokumenty, która jest przepełniona, lub stosy papierów do zarchiwizowania, uporządkowanie tego zajmie wieczność – a nawet wtedy będzie trudno cokolwiek znaleźć.

Oto jak uprościć swoje dokumenty i pliki przed ich organizacją:

1. Złóż wszystko na jedną wielką kupę. Jeśli wszystko nie mieści się w jednym stosie, zrób więcej niż jeden, ale traktuj je jako kontynuację pierwszego stosu. Jeśli masz nieporządek w folderach, wyjmij je i dodaj do stosu. Ostatnio zrobiłem to z moim domowym systemem archiwizacji i zredukowałem pliki o dwie trzecie. Zajęło to około godziny.

2. Przeglądaj je, jedno po jednym. Weź każdy dokument lub folder i zdecyduj, co z nim zrobić. Jeśli nie będziesz go potrzebować za kilka miesięcy, wyrzuć go. Preferuj wyrzucanie (lub niszczenie, lub recykling). Pozbądź się jak najwięcej. Nigdy nie żałowałem wyrzucenia dokumentu.

3. Route. Jeśli nie można czegoś wyrzucić, spróbuj to przekazać komuś innemu. Usuń to z biurka.

4. Archiwizuj. Jeśli dokument jest absolutnie niezbędny i jesteś pewien, że będziesz go potrzebować ponownie, wtedy musi zostać zarchiwizowany. Przyjrzyjmy się, jak ustawić prosty system, aby to zrobić.

2. Prosta archiwizacja. Zgadzam się z Davidem Allenem w Getting Things Done, który zaleca stosowanie prostego, alfabetycznego systemu archiwizacji. Wystarczy używać zwykłych teczek manilowych z etykietami (możesz kupić etykieciarkę, jeśli chcesz), tworząc plik dla każdego klienta, dostawcy i/lub projektu.

Uważam, że większość ludzi potrzebuje tylko jednej szuflady do archiwizacji. Przyznam, że są zawody, które wymagają znacznie więcej, ale dla przeciętnego pracownika (lub osoby samozatrudnionej), jedna szuflada wystarczy. A jeśli ograniczysz się do jednej szuflady, zmusisz się do wyrzucania niepotrzebnych plików, gdy szuflada się zapełni.

Nie przesadzaj. Po prostu stwórz plik i archiwizuj go alfabetycznie. Utrzymuj to proste.

3. Archiwizuj od razu. Kluczem do utrzymania systemu archiwizacji na bieżąco jest archiwizacja dokumentów od razu. Gdy przetwarzasz swoją skrzynkę odbiorczą i natkniesz się na coś, co nie wymaga działania, ale może być potrzebne do archiwizacji później, nie odkładaj tego na stos do archiwizacji na później. Nie wkładaj tego do folderu oznaczonego „Do archiwizacji” lub „Różne”.

Po prostu otwórz szufladę archiwizacyjną (powinna być pod ręką), wyciągnij odpowiedni folder, umieść w nim dokument i zarchiwizuj. To zajmuje około 5 sekund, i wtedy jesteś gotowy. Jeśli tego nie zrobisz teraz, zacznie się gromadzić, a stosy po prostu nie działają.

Dlaczego stosy nie działają: Ponieważ po prostu się piętrzą i stos robi się nieco onieśmielający, a zanim się obejrzysz, masz ogromny stos, przez który nie chcesz przechodzić. Wtedy nie możesz nic znaleźć, gdy tego potrzebujesz, i teraz nie masz już systemu archiwizacji. Wiem, że niektórzy uważają, że ich stosy są zorganizowane w rodzaj systemu, ale stosy są nieefektywne (jeśli nie pracujesz nad nimi w danym momencie), ponieważ musisz ciągle przemyślać, który stos jest do czego, i które dokumenty są w każdym stosie, a gdy potrzebujesz dokumentu, zajmuje to zbyt dużo czasu, aby go znaleźć. Dodatkowo, zaśmieca biurko, rozpraszając Cię od pracy.

4. Posiadaj materiały pod ręką. Zawsze miej duży zapas teczek manilowych i etykiet. Jeśli masz dokument, który trzeba zarchiwizować na przyszłość, ale nie ma jeszcze dla niego pliku, to opóźnisz archiwizację, jeśli nie masz materiałów pod ręką. Nie chce Ci się za każdym razem wstawać po teczkę manilową czy etykietę, więc odkładasz to na później. A to stworzy stosy.

Zamiast tego, miej materiały w szufladzie, dla łatwego dostępu. Gdy potrzebujesz stworzyć nowy plik, po prostu załóż etykietę, włóż dokument i archiwizuj alfabetycznie.

5. Zmniejszaj zapotrzebowanie z czasem. Przez ostatni rok świadomie zmniejszałem swoje potrzeby archiwizacyjne tak, że teraz ledwo używam szuflady na dokumenty. Oczywiście, co najmniej raz w tygodniu otwieram szufladę, aby spojrzeć na plik, ale archiwizuję znacznie mniej dokumentów niż kiedyś. Polecam zrobić to samo, powoli i świadomie zmniejszając swoje potrzeby archiwizacyjne. Oto kilka wskazówek, jak to zrobić:

• Przechowuj informacje referencyjne online. Teraz, gdy potrzebuję coś sprawdzić, naciskam kombinację klawiszy (używam AutoHotkey do otwierania stron internetowych i dokumentów) i odpowiedni dokument otwiera się z wszystkimi potrzebnymi informacjami. Kontakty, informacje budżetowe, pomysły, dzienniki i wiele więcej jest online, więc nie potrzebuję już ich w postaci papierowej i nie muszę ich archiwizować.

• Zredukuj napływające papiery. Poproś ludzi, aby przesyłali Ci wiadomości e-mail, zamiast faksować lub wysyłać dokumenty pocztą. W dzisiejszych czasach wszystko jest tworzone na komputerze, a przesyłanie kopii papierowych jest przestarzałe. Nalegaj na wersje cyfrowe. Podejmij również kroki, aby zatrzymać papierowe wersje newsletterów, czasopism i innych regularnych dokumentów.

• Przestań drukować rzeczy. Wiele osób nadal drukuje e-maile lub dokumenty, które otrzymują, a nawet dokumenty, które sami tworzą. Ale potem masz dwie kopie tego, zabijasz drzewa, a teraz musisz zarchiwizować wersję papierową oraz cyfrową. A o wiele łatwiej jest przeszukiwać informacje cyfrowe, gdy ich potrzebujesz.

• Analizuj inne napływające dokumenty. Za każdym razem, gdy coś archiwizujesz, zapytaj siebie, czy naprawdę potrzebujesz wersji papierowej tego dokumentu. Czy jest dostępny online? Czy naprawdę musi być do Ciebie wysyłany? Czy lepiej jest go zeskanować i przechowywać w formie cyfrowej? Czy jest jakiś sposób na wyeliminowanie potrzeby tego dokumentu? I stopniowo, jeden po drugim, zmniejszaj potrzebę wszystkich napływających dokumentów.