Jednym z głównych braków GTD (Getting Things Done) jest brak struktury — myślę, że David Allen celowo to zrobił, aby osiągnąć stan „umysłu jak woda”, w którym jesteś Gotowy na Wszystko. Jesteś płynny w swoich działaniach i reagujesz na wszystko, co nadchodzi.
O ile dla ludzi takich jak David jest to dobre rozwiązanie, dla innych może być zbyt chaotyczne.
Dlatego dziewiątym nawykiem Zen To Done jest: Tworzenie cotygodniowych i codziennych rutyn. Ten nawyk tworzy strukturę brakującą w GTD, nadając twojemu dniu i tygodniowi bardziej uporządkowany i spokojny charakter.
Może to również znacznie uprościć twój dzień pracy i życie osobiste, ponieważ twój dzień nie będzie zbyt chaotyczny i skomplikowany. Możesz grupować podobne zadania i przetwarzać je wsadowo, a także mieć pewność, że robisz rzeczy, które naprawdę musisz zrobić.
Najważniejsze jest to, że daje ci kontrolę nad swoim dniem, zamiast bycia na łasce napływających żądań. Bez rutyny nie mamy dobrego sposobu na powiedzenie „nie” przychodzącym prośbom i jesteśmy na usługach każdej osoby, która chce naszego czasu i każdej strony internetowej, która chce naszej uwagi. To nie jest dobre, nie jeśli chcesz zrobić ważne rzeczy.
Przejmij kontrolę nad swoim życiem. Ustal rutyny i naucz się ich przestrzegać.
Oto kilka wskazówek, jak to zrobić:
-
Zadania związane z pracą. Sporządź listę wszystkich rzeczy, które chcesz lub potrzebujesz osiągnąć w swoim życiu zawodowym. Mogą to być zarówno duże rzeczy, jak przegląd tygodniowy, jak i małe, jak papierkowa robota czy raporty, codzienne opróżnianie fizycznej skrzynki odbiorczej, ustalanie swoich MIT (Most Important Tasks) na początku każdego dnia, przeglądanie celów, komunikowanie postępów szefowi, przetwarzanie skrzynki e-mail do zera, rozmowy telefoniczne, pisanie, projektowanie itp.
-
Zadania osobiste. Zrób to samo z życiem osobistym. Mogą to być rzeczy takie jak ćwiczenia, joga, medytacja, pisanie w dzienniku, czytanie, przeglądanie kanałów RSS, a także obowiązki i sprawunki, takie jak płacenie rachunków, kontrolowanie stanu konta, pranie, rutyny sprzątania, zakupy spożywcze, obowiązki związane ze zwierzętami, sprawy związane z dziećmi, chodzenie do banku, na pocztę, przygotowywanie obiadu dla dzieci itp.
-
Przetwarzaj grupowo. Spójrz na swoje listy i znajdź sposoby na łączenie mniejszych zadań. To oszczędza czas i redukuje przerwy. Na przykład, jeśli masz na liście zakupy spożywcze, wizytę w banku, na poczcie i w sklepie zoologicznym, połącz je w „załatwianie spraw” i zrób je jednego dnia. Możesz mieć „dzień biurowy” raz w tygodniu na sprawy osobiste i załatwić przetwarzanie poczty, płacenie rachunków, kontrolę stanu konta, zakładanie dokumentów osobistych, przygotowanie rzeczy na pocztę, ustalanie tygodniowego menu obiadowego i tworzenie listy zakupów. W pracy możesz grupowo przetwarzać wszystkie rozmowy telefoniczne w ciągu jednej godziny, e-maile w ciągu jednej godziny, dokumenty itp.
-
Codzienna lista. Teraz spójrz na swoje listy i zobacz, które zadania muszą być wykonywane codziennie. Mogą to być e-maile, rozmowy telefoniczne, ustalanie swoich MIT, pisanie w dzienniku, ćwiczenia, czytanie kanałów RSS, przetwarzanie fizycznej skrzynki odbiorczej i więcej. Zaplanuj swoją codzienną rutynę. Nie planuj każdej minuty swojego dnia, ale wyznacz określone godziny na wykonywanie tych codziennych zadań. Sugeruję mieć poranną rutynę (może jedną w domu i drugą po przyjściu do pracy) oraz rutynę na koniec dnia (znowu, na koniec dnia pracy i przed położeniem się spać). Zostaw środek dnia (największą jego część) wolny na realizację swoich MIT i inne rzeczy, które się pojawią.
-
Tygodniowa lista. Rzeczy, które robisz raz lub dwa razy (lub więcej) w tygodniu, ale nie codziennie, powinny znaleźć się w Tygodniowej Rutynie. Mogą to być rzeczy takie jak przegląd tygodniowy, pranie, przeglądanie celów (choć to można zawrzeć w przeglądzie tygodniowym), sprzątanie domu, ćwiczenia (jeśli ćwiczysz np. 3 razy w tygodniu), sprawunki, sprawy finansowe, twój dzień biurowy, ogrodnictwo, prace w ogrodzie itp. Rozplanuj te rzeczy na cały tydzień, starając się nie nakładać zbyt wielu na jeden dzień. Powinieneś mieć maksymalnie 2-3 rzeczy dziennie. Idealna kombinacja to 1-2 rzeczy dziennie. Jeśli masz tyle tygodniowych zadań, że potrzebujesz 3-4 rzeczy dziennie lub więcej, prawdopodobnie musisz to uprościć, ponieważ utrzymanie takiego harmonogramu będzie trudne. Albo pogrupuj niektóre rzeczy razem, albo wyeliminuj te najmniej ważne.
-
Wypróbowanie. Gdy już ustalisz swoje codzienne i tygodniowe rutyny, wypróbuj je. Codziennych rutyn staraj się trzymać przynajmniej przez tydzień. Na koniec tygodnia sprawdź, jak to poszło. Jeśli są rzeczy, które po prostu nie działały, wprowadź poprawki. Co do tygodniowej rutyny, sprawdź, czy możesz się jej trzymać przez przynajmniej dwa tygodnie (chyba że naprawdę nie działa, wtedy powinieneś działać na bieżąco). Wprowadź poprawki i spróbuj ponownie, aż znajdziesz to, co działa dla ciebie.
-
Trzymanie się. To jest sztuka — łatwo jest ustalić rutyny, ale trudniej się ich trzymać. Jednak kiedy znajdziesz dobry zestaw rutyn, które działają dla ciebie, jeśli uda ci się ich trzymać przez 30 dni, stanie się to nawykiem. Odkryjesz, że czujesz się znacznie spokojniej i masz kontrolę nad swoim życiem. Jak trzymać się tego przez 30 dni? Zrób z tego wyzwanie 30-dniowe, wyznacz sobie nagrody, zobowiąż się do tego publicznie, umieść swoje rutyny na ścianie w domu i przy biurku, i nie stawiaj sobie żadnych innych celów ani zmian nawyków w tym czasie. Jeśli naprawdę włożysz w to swoją energię i skupienie przez 30 dni, stanie się to bardziej automatyczne i będzie wymagać mniej wysiłku.