Uważny przewodnik po e-mailach: 20 minut dziennie

Niedawno podjąłem wyzwanie razem z moim przyjacielem Jessem z Samovar Tea: sprawdzaj e-maile tylko dwa razy dziennie (o 10 rano i 16:00) przez 30 minut za każdym razem.

Dodatkowo, nie mogliśmy sprawdzać e-maili rano, dopóki nie poświęciliśmy godziny na konkretny projekt tego ranka. Ostatecznie, w większości poranków nie mogłem poświęcić godziny na ten projekt, więc sprawdzałem e-maile tylko po południu.

Zadziwiło mnie, że potrzebowałem tylko około 20 minut dziennie na przetwarzanie e-maili, jeśli skupiłem się i pracowałem efektywnie. Chciałbym się tym podzielić, jeśli jesteś zainteresowany. (Kontynuuję wyzwanie przez co najmniej kolejny tydzień, przy okazji.)

Na początek, to nie jest o byciu hiper-wydajnym. To nie jest o optymalizacji naszego życia czy stawaniu się mistrzami produktywności. To nie jest o pośpieszaniu się.

Chodzi o ograniczenie naszych rozproszeń (dla mnie, e-maile to jedna z moich głównych rozproszeń) i gdy je dopuszczamy, robić to celowo. I z oszacowaniem i uważnością.

E-mail jest niezbędny w moim życiu, więc nie chcę go całkiem wyeliminować. Chcę jednak ograniczyć go do minimum, aby nie poszerzał się na cały mój dzień ani nie stał się czymś, do czego uciekam.

OK, mając to wyjaśnione, przejdźmy do „jak to zrobić”.

Jak ograniczyć sprawdzanie e-maili

Zwykłem sprawdzać e-maile pierwszą rzeczą rano, przed wstaniem z łóżka. Ale zdałem sobie sprawę, że była to metoda prokrastynacji, która wydawała się produktywna, i była sposobem na odkładanie medytacji oraz ważnej pracy.

E-mail był także czymś, co sprawdzałem, gdy się nudziłem, nie chciałem pracować nad czymś trudnym (ale nadal chciałem czuć się produktywnym), lub po prostu miałem ochotę zobaczyć, co ludzie do mnie piszą.

Jesse zadał mi dobre pytanie: Co by się stało, gdybyś nie sprawdzał e-maili przez tydzień? (Moje projekty byłyby w tyle, a klienci myśleliby, że nie odpowiadam.) Co by się stało, gdybyś sprawdzał je tylko raz dziennie? (Prawdopodobnie nic złego.)

Więc podjęliśmy wyzwanie: sprawdzaj tylko dwa razy dziennie, o określonych porach. Jeśli zepsujesz, musisz zapłacić drugiej osobie 1000 dolarów (!). To była absurdalna kwota za tak trywialną rzecz, więc gwarantowało to, że nie będziemy sprawdzać e-maili.

Był mały haczyk: jeśli musiałeś wysłać e-mail (aby na przykład wysłać raport do kogoś), mogłeś tylko wysłać e-mail, ale musiałbyś zapłacić 1000 dolarów, gdybyś sprawdził inne e-maile.

Polecam podobne wyzwanie. Wypróbuj je przez tydzień. Znajdź partnera do odpowiedzialności, obiecaj zapłacić naprawdę dużą kwotę, ustal konkretne warunki, i zobacz, czy możesz ograniczyć sprawdzanie e-maili. To nie zadziała dla osób w obsłudze klienta, które muszą sprawdzać e-maile cały dzień, aby wykonywać swoją pracę, ale dla większości z nas e-mail wydaje się tylko czymś, co musimy często sprawdzać, ale nic złego się nie dzieje, jeśli tego nie zrobimy.

Spróbuj, zobacz, czy możesz ograniczyć się do dwóch razy dziennie. Albo bądź odważny i zrób to raz dziennie!

Jak przetwarzać e-maile w 20 minut

Te „20 minut” jest oczywiście względne w stosunku do wolumenu e-maili, które musisz przetworzyć. Niektórym osobom potrzeba 30 minut. Ale większość ludzi może to zrobić w krótszym czasie, a jeśli zauważasz, że przekraczasz 30 minut, możliwe że trzeba zrobić dwie rzeczy:

1. Wypisz się z jak największej liczby newsletterów, e-maili promocyjnych, powiadomień i innych niepotrzebnych rzeczy (jeśli w e-mailu jest link do wypisania się na dole, skorzystaj z niego). Usuń je z Twojej skrzynki odbiorczej, aby skupić się na ważnych sprawach.

2. Zdecyduj, że nie musisz zaszyć wszystkich, tylko te ważne, które możesz zrobić w 20-30 minut. Odpuszczaj resztę – osiągnięcie pustej skrzynki nie jest ważniejsze niż inne rzeczy, które musisz zrobić.

OK, z tymi dwoma kluczowymi ideami na uwadze, oto jak przetwarzać e-maile w 20 minut:

1. Ustaw timer na 20 minut. Ustaw swój pojemnik, i pracuj w jego ramach.

2. Przetwarzaj e-maile od góry do dołu i zajmuj się każdym e-mailem całkowicie. Jeden e-mail na raz. Zajmij się nim całkowicie (zobacz dwa kolejne punkty) zanim pozwolisz sobie przejść do następnego. Nie odkładaj go, nie mów, „Zajmę się tym później.”

3. Podejmij jedną z trzech akcji. Masz tylko trzy opcje: a) usuń (lub zarchiwizuj), b) odpowiedz teraz (i/lub zajmij się zadaniem, które wymaga teraz), jeśli zajmie to 2 minuty lub mniej, c) umieść to na liście rzeczy do zrobienia lub kalendarzu, jeśli zajmie to dłużej (zobacz kolejny punkt) i umieść w folderze „do zrobienia” e-maili. W zasadzie, zrób, co trzeba, aby e-mail zniknął z Twojej skrzynki. I ponownie, wypisuj się kiedykolwiek to możliwe.

4. Dłuższe zadania umieść na liście zadań do zrobienia. Jeśli zajmie to dłużej niż 2 minuty, umieść przedmiot na liście rzeczy do zrobienia. Lub jeśli to jest link, który musisz przeczytać, umieść go na liście do przeczytania później. Czasami odpowiem osobie, że spróbuję to załatwić dzisiaj (lub do określonej daty) i wtedy umieszczam to na mojej liście rzeczy do zrobienia lub kalendarzu.

5. Pracuj uważnie. Łatwo jest wpaść w tryb „zrób to tak szybko, jak możesz”. Ale jest również uważność, którą możesz przynieść do tej aktywności. Gdy wysyłasz ten e-mail, czy jesteś pomocny, miły, jasny, prawdomówny, współczujący? Jak się czujesz w ciele? Czy siedzisz prosto? Czy możesz się uśmiechnąć i docenić tę piękną chwilę?

Gdy timer się wyłączy, znajdź wdzięczność, że miałeś ten czas na komunikację i załatwianie ważnych spraw. Odpuszczaj resztę (na razie), zamknij e-mail, i oprzyj się pokusie, by sprawdzić go znowu później. Skoncentruj się na czymś ważnym.

Oddychaj i spotkaj się z resztą swojego dnia z radością.

Pytania i Odpowiedzi

Czytelnik zadał kilka świetnych pytań, oto moje odpowiedzi:

Pytanie: Czy mówiąc o przetwarzaniu e-maili w 20-30 minutach, masz na myśli tylko przeglądanie swojej skrzynki odbiorczej? Leo: Tak, oznacza to faktyczne zajęcie się e-mailami — archiwizowanie, odpowiadanie, wykonywanie szybkich zadań. Dłuższe zadania lub odpowiedzi trafiają na listę zadań do zrobienia i mogą być wykonywane poza tym czasem 20-30 minut.

Pytanie: Co z pisaniem e-maili? Pisanie jednego e-maila może mi zająć tyle czasu! Leo: Staram się pisać tylko krótkie odpowiedzi, poniżej 2 minut. Dłuższe zapisuję w dokumencie tekstowym, aby napisać poza tym czasem 20-30 minut i wysłać później.

Pytanie: Jak przechowujesz linki, które musisz przeczytać? Leo: Instapaper. Ale jest również kilka innych dobrych usług.

Pytanie: Jak powstrzymujesz gromadzenie się folderu z e-mailami do zrobienia? Kiedy przetwarzasz e-maile do zrobienia? Czy są one wyłączone z 20-30 minut? Leo: Staram się robić rzeczy do zrobienia przy zamkniętej skrzynce odbiorczej (niewliczone w 20-30 minut). Więc jeśli muszę zebrać sporo informacji i odpowiedzieć, umieszczam to na mojej liście zadań do zrobienia, a gdy zamykam skrzynkę, zbieram wszystkie informacje później, piszę odpowiedź, a następnie wysyłam ją (albo przy następnym sprawdzaniu e-maili, albo pozwalam sobie na jej wysłanie w dowolnym momencie, ale bez sprawdzania e-maili).

Jak powstrzymuję ich nagromadzenie? Nie mam na to triku, po prostu staram się robić, co mogę każdego dnia. Czasami nagromadzają się e-maile i zadania, ponieważ skupiam się na ważniejszych rzeczach, więc przynajmniej raz w tygodniu staram się zarezerwować czas na nadrobienie mniejszych, administracyjnych zadań.

Pytanie: Poza oczywistymi „śmieciowymi” e-mailami, jak decydujesz, od kogo się wypisać? Leo: Jeśli czuję, że nie musiałem czytać tego e-maila, wypiszę się. Newslettery, aktualizacje, powiadomienia, e-maile promocyjne, reklamy.