Kluczowe Nawyków Organizacji

Zaufany system organizacji, który regularnie stosujesz, może przemienić Twój dzień z chaosu w skoncentrowany, efektywny i spokojny.

To coś, czego nauczyłem się poprzez powtarzające się porażki: gdy staję się niedbały w swoich zorganizowanych nawykach, mój dzień staje się gorszy. Staje się stresujący i chaotyczny, i nie mogę skupić się na niczym. Wszystko non stop zaprząta mi głowę i zawsze martwię się, że coś mi umknęło, że powinienem robić coś innego.

Ale kiedy ogarniam swój system i nawyki są na właściwych torach, wszystko idzie gładko, czuję się dobrze z tym, co robię, i jestem znacznie lepiej w stanie odpuścić wszystko inne i skupić się na tym, co przede mną, pewny, że wszystko inne jest na swoim miejscu.

Za chwilę pokażę Ci mój system, ale najpierw porozmawiajmy o tym, co dobry system organizacji robi i jak działa.

Dlaczego warto tworzyć nawyki organizacyjne

Kilka ważnych powodów:

Stres: Nadmiar stresu bardzo negatywnie wpływa na Twoje zdrowie. Jeśli masz dobre nawyki, aby poradzić sobie ze wszystkimi sprawami w Twoim życiu, stresujesz się mniej. Odczuwasz mniejszy niepokój, że coś Ci umyka. Czujesz zaufanie, że możesz skupić się na tym, co przed Tobą.
Efektywność: Jeśli możesz zewnętrznie przechowywać wszystkie rzeczy, które Cię martwią, w zaufanym systemie, możesz lepiej skupić się na zadaniu, które masz przed sobą. Możesz skupić się na jednej rzeczy i być bardziej efektywnym w każdym zadaniu, ponieważ zyskuje ono Twoją pełną uwagę.
Relacje: Odkryłem, że relacje to jeden z najważniejszych elementów w moim życiu, zarówno osobistym, jak i zawodowym. A najlepszym sposobem na budowanie relacji jest bycie godnym zaufania. A najlepszym sposobem na bycie godnym zaufania jest dotrzymywanie zobowiązań. Jeśli jesteś zorganizowany, jesteś bardziej skłonny do dotrzymywania zobowiązań. Organizacja to w dużej mierze zarządzanie zobowiązaniami.

Budowanie Zaufanego Systemu

Jak wygląda zaufany system? Szczerze mówiąc, istnieje milion narzędzi i kombinacji narzędzi, które możesz użyć, ale istnieje kilka istotnych rzeczy przy budowaniu zaufanego systemu:

Znajdujesz miejsce na wszystko — zadania, hasła, spotkania, powtarzające się zadania, napływające informacje i prośby, inne informacje, które musisz przechowywać, dokumenty, paragony.
Rzeczywiście używasz systemu i umieszczasz rzeczy tam, gdzie powinny, tak szybko jak to możliwe (patrz następna sekcja, dotycząca nawyków).
Rozpoznajesz, kiedy rzeczy zalegają w Twojej skrzynce odbiorczej, otwartych kartach przeglądarki lub w komputerze na pulpicie, i znajdujesz dla nich miejsce.

Oto mój aktualny system (zmienia się z czasem)… warto zauważyć, że nie musisz korzystać z mojego systemu, istnieje wiele świetnych narzędzi dla każdego rodzaju rzeczy:

Przychodzące: Większość moich przychodzących próśb, zadań, informacji i spotkań dociera przez Gmaila. Czasami przez inne kanały, ale 90% czasu przez Gmaila. Kiedy sprawdzam Gmaila, staram się zabrać każdą rzecz z Gmaila i umieścić ją tam, gdzie należy — w jednym z poniższych narzędzi.
Zadania: Ostatnio używam Trello. Podkradłem ten system od Ryan Carson of Treehouse: Utwórz tablicę zadań w Trello, z listami dla Najważniejszych (moja rodzina, pisanie, czytanie, kondycja, uważność), Dziś (zawiera spotkania i zadania), Przychodzące (dla rzeczy, które jeszcze nie znalazły miejsca), Tydzień (przesuń zadania stąd do Dziś każdego dnia), Później (przesuń zadania stąd do Tygodnia w razie potrzeby), Ukończone (przenieś tu rzeczy, które zakończyłeś), i Oczekiwanie (dla rzeczy, o które poprosiłeś, ale jeszcze ich nie otrzymałeś). Każdego ranka przeglądam to przez 20 minut, przesuwając rzeczy w potrzebne miejsca, tak aby wiedzieć, że wszystko jest na swoim miejscu.
Inne informacje robocze i osobiste: Korzystałem z Workflowy, który jest fajną aplikacją webową (z aplikacją iPhone) pozwalającą przechowywać praktycznie wszystkie informacje o Twoim życiu w jednym miejscu. Kiedyś wszystko umieszczałem w Google Docs, ale teraz wrzucam to po prostu do Workflowy i wszystko jest razem i przeszukiwalne.
Hasła i bezpieczne informacje: Używam 1Password, która nie tylko przechowuje (i generuje) hasła, ale także informacje o bankach, kartach kredytowych, paszportach, numerach pasażerów linii lotniczych i praktycznie wszystko inne, co muszę zapamiętać.
Czasowe lub powtarzające się elementy: Kalendarz Google. Kiedy muszę coś robić regularnie, tworzę powtarzające się spotkanie w GCal. Na przykład przeglądanie mojej listy pomysłów (przechowywanej w Workflowy) dwa razy w miesiącu.
Paragony, dokumenty finansowe, projekty, bilety: Ustawiłem foldery w Dropbox na te rzeczy — pliki, które nie pasują do innych kategorii.
Rzeczy do przeczytania później: Jeśli mam otwartą kartę do przeczytania później, umieszczam to w Instapaper, i otwieram Instapaper, gdy mam czas na czytanie.

To praktycznie wszystko. Ważne jest, że wszystko ma swoje miejsce i dokładnie wiem, gdzie to miejsce jest.

Tworzenie Zorganizowanych Nawyków

Oczywiście nie będzie to zaufany system, chyba że rzeczywiście go używasz — i tu leży problem. Często zapominamy używać naszego systemu, ponieważ mamy stare nawyki, które nie umierają łatwo.

Na szczęście możemy zastąpić stare nawyki lepszymi, z praktyką. To zajmuje około tygodnia bardzo świadomego wysiłku, aby to zrobić, a potem staje się coraz bardziej automatyczne.

Oto nawyki:

Twórz miejsce dla wszystkiego. Powyżej pokazałem, jak możesz to zrobić, ale znajdź narzędzia, które Tobie odpowiadają. Nawyk polega na zauważeniu, kiedy coś jest w Twojej skrzynce odbiorczej lub otwartej karcie przeglądarki lub gdziekolwiek indziej, nie na swoim miejscu. I wtedy znajdowanie dla niego miejsca — czasem to oznacza świadome wyznaczenie nowej kategorii właśnie dla tego rodzaju rzeczy.
Nie zwlekaj — odkładaj to natychmiast: Stary nawyk to odkładanie (zwlekanie) do późniejszego odkładania. Nie. Ta zwłoka to to, co prowadzi do rozpadu systemu. Przez tydzień rób bardzo świadomy wysiłek, aby tego nie odkładać, ale zamiast tego poświęcić kilka sekund na umieszczenie informacji, zadań, spotkań i innych takich rzeczy tam, gdzie należą, dokładnie teraz. Nie zajmuje to długo, ale na początku musisz być bardzo świadomy tego.
Nie żyj w skrzynce odbiorczej: Mamy tendencję do trzymania skrzynki otwartej, lub częstego otwierania jej. To oznacza, że ciągle reagujesz, zamiast się koncentrować. Zamiast tego otwórz skrzynkę i jedno po drugim, umieszczaj przychodzące elementy tam, gdzie należą, i archiwizuj je w swojej skrzynce. Może nie dotrzesz do dna listy, ale ocalisz się przed koniecznością ciągłego przeglądania tych samych rzeczy w swojej skrzynce odbiorczej w kółko.
Przeglądaj system każdego ranka: Spraw, aby nawykiem było przeglądanie listy zadań i kalendarza każdego ranka przez 20 minut (ustaw minutnik), aby wiedzieć, że wszystko jest na swoim miejscu. Przenieś rzeczy z listy Dziś do Ukończone, z Tygodnia do Dziś, z Później do Tygodnia, z Przychodzące do odpowiedniej listy i tak dalej. Umieść elementy kalendarza na liście Dziś. Wiedz, gdzie wszystko jest. Potem wyjdź i zacznij działać.

Z tymi czterema nawykami i zaufanym systemem możesz teraz się zrelaksować i skupić.