Tworzenie Prostych Systemów, Część 1: Poczta i Papierkowa Robota
Podczas gdy upraszczanie życia zaczyna się od redukowania bałaganu – fizycznego, emocjonalnego lub mentalnego – to na tym się nie kończy. Jeśli po prostu zredukujesz bałagan, nie minie dużo czasu, zanim wróci on ze zdwojoną siłą. Sposobem na utrzymanie porządku jest stworzenie prostych systemów i uczynienie z nich nawyku.
Prawdopodobnie masz już jakieś systemy, niezależnie od tego, czy o tym myślałeś, czy nie. A jeśli nie poświęciłeś im zbyt wiele uwagi, mogą to nie być najlepsze rozwiązania. Na przykład, jaki jest Twój system zarządzania pocztą? Oto nieefektywny system: sprawdzasz pocztę od czasu do czasu, a następnie rzucasz ją na pierwszą dostępną powierzchnię, gdzie się piętrzy. Gdy w końcu zmęczy Cię stos papierów, zaczynasz otwierać całą pocztę i odkrywasz, że kilka rachunków jest już przeterminowanych. Potem zostawiasz nieotworzoną pocztę na stercie na biurku lub blacie, łącznie z rachunkami, które już zostały zapłacone, oraz innymi dokumentami, które nie zostały jeszcze uporządkowane, aż w końcu wrzucisz je do pudełka lub kosza na śmieci.
Nie jest to najlepszy system. Twój prawdopodobnie nie jest aż tak zły, ale możesz się zdziwić, ilu ludzi ma taki nieprzemyślany system. Przyjrzyjmy się bardziej świadomemu rozwiązaniu, które utrzyma rzeczy w porządku i bez bałaganu.
Możesz wymyślić system, który najlepiej sprawdzi się w Twoim przypadku, ale oto moja sugestia:
-
Stwórz jedno „centrum pocztowe” w domu do zarządzania pocztą i napływającą dokumentacją. Powinno ono zawierać skrzynkę na wszystkie przychodzące dokumenty, kosz na śmieci (najważniejsze narzędzie usprawniające!), prosty system do porządkowania dokumentów (wystarczą teczki manilowe w szufladzie lub skrzynce na dokumenty) oraz miejsce do przechowywania kopert, znaczków, książeczki czekowej, długopisów i innych potrzebnych narzędzi.
-
Skrzynka odbiorcza. Cała przychodząca poczta, dokumenty szkolne i inna dokumentacja trafiają prosto do skrzynki odbiorczej. Nie zostawiaj ich na blacie czy stole w kuchni. Umieszczaj je wyłącznie w jednym miejscu: w skrzynce odbiorczej. Najlepiej, jeżeli od razu wyjmiesz pocztę z koperty, wyrzucisz koperty i niechciane ulotki, od razu pozbywając się zbędnej korespondencji i katalogów – ale nawet jeśli tego nie zrobisz, wrzucaj wszystko do skrzynki odbiorczej.
-
Przetwarzanie. Raz dziennie (lub raz w tygodniu, jeśli wolisz) przetwarzaj wszystkie dokumenty w swojej skrzynce odbiorczej. Zacznij od dokumentu na górze i zajmij się nim całkowicie, zanim przejdziesz dalej. Twoje opcje to: wyrzuć, schowaj do akt, podejmij działanie natychmiast (jeśli zajmuje to mniej niż 2 minuty), a następnie wyrzuć lub schowaj do akt, lub umieść w folderze z zadaniami i zanotuj na liście zadań. Nigdy nie odkładaj decyzji na później podczas przetwarzania i nie odkładaj z powrotem – podejmij decyzję i uporządkuj dokument, a następnie przejdź do następnej pozycji, aż Twoja skrzynka odbiorcza będzie pusta.
-
Opłacaj rachunki natychmiast. Podczas przetwarzania poczty i dokumentacji możesz umieścić wszystkie rachunki w folderze do zapłaty na określoną datę (możesz mieć na przykład dwie daty w miesiącu, kiedy płacisz rachunki, lub jeden dzień w tygodniu na rachunki). Inną opcją jest zapłacenie rachunku od razu, gdy tylko przetworzysz skrzynkę odbiorczą. Albo napisz czek i włóż rachunek z czekiem do koperty, którą wrzucisz do skrzynki pocztowej jutro, albo wejdź na komputer i zapłać rachunki online. W każdym przypadku rachunek jest załatwiony i nie musisz się już nim martwić.
-
Wprowadzaj dane do listy zadań lub kalendarza. W przypadku dokumentów, które zawierają zadania, terminy spotkań lub harmonogramy, wprowadź natychmiast zadania na swoją listę zadań i od razu wpisz daty do kalendarza (używam Gcal). Nawet wprowadzam wszystkie mecze piłki nożnej moich dzieci, wydarzenia szkolne i inne aktywności do Gcal, a następnie odkładam szkolne papiery lub harmonogramy do folderu „dokumenty szkolne”, aby móc później się do nich odwołać, jeśli będzie to konieczne.
-
Archiwizuj natychmiast. Kiedy już opłacisz rachunek lub podejmiesz działania związane z danym dokumentem, powinieneś go natychmiast zarchiwizować (chyba że można go wyrzucić). Nie pozwól, żeby leżał na blacie albo żeby narastał w stosik „do zarchiwizowania” lub w folderze, ani nie wkładaj go z powrotem do skrzynki odbiorczej. Zarchiwizuj go od razu. Ustaw prosty system archiwizacji z teczkami manilowymi, oznaczonymi nazwą firmy bądź usługi, razem z teczkami na inne ważne dokumenty w Twoim życiu, i korzystaj z prostego systemu alfabetycznego, aby można było szybko znaleźć potrzebne rzeczy. Zawsze miej pod ręką zapas teczek manilowych i etykiet (niektórzy nawet polecają użycie wygodnej drukarki etykiet Brother), aby można było szybko stworzyć nowy folder, jeśli jest to konieczne. Sekret archiwizacji to robić to od razu i nie pozwalać, aby narastał stos dokumentów.
To wszystko. Żadne dokumenty nie powinny nigdy znajdować się gdzie indziej niż w skrzynce odbiorczej lub systemie archiwizacji. Jest to proste i efektywne. Sekretem jest uczynienie z tego nawyku i trzymanie się ustalonej rutyny. Wyznacz stałe pory dnia lub tygodnia, kiedy przetwarzasz swoją skrzynkę odbiorczą i płacisz rachunki. Stwórz taki prosty system, a wyeliminujesz bałagan i zmartwienia.