Rzadko kto z nas nie odczuwa potrzeby, by być bardziej zorganizowanym. Uważam się za dość zorganizowaną osobę, ale są chwile, kiedy nieco rozluźniam swoje zasady organizacyjne, i zawsze jest miejsce na poprawę.
I jeśli już jesteś zorganizowany (czytaj: jesteś maniakiem organizacji), istnieje duże prawdopodobieństwo, że lubisz czytać o systemach organizacyjnych innych ludzi.
Dlatego każdy powinien znaleźć coś dla siebie na tej liście.
Kilka tygodni temu poprosiłem was o wasze najlepsze porady i narzędzia organizacyjne. Poniżej przedstawiamy niektóre z najlepszych porad (narzędzia zostaną omówione w innym poście), zredagowane dla zwięzłości i spójności.
Muszę podkreślić: to nie są moje porady, ale wasze, a kiedy widzisz słowo „ja”, odnosi się to do czytelnika piszącego wskazówkę, a nie do mnie. Nazwiska zostały usunięte, aby chronić niewinnych.
- 3 Najważniejsze Zadania. Spisanie i mentalna notatka trzech najważniejszych zadań do wykonania danego dnia. Jeśli to zrobię, wszystko inne wydaje się trafiać na swoje miejsce.
- Prosta i efektywna lista zadań lub lista rzeczy do zrobienia. Chociaż kocham wszystkie te poręczne aplikacje web 2.0, oprogramowanie komputerowe, bardzo fajne gadżety jak palmy i naprawdę cool telefony, to po prostu nie działają dla mnie. Jestem leniwą kobietą, z jeszcze leniwiejszym nastawieniem. Mogę włożyć jedno zadanie do Remember the Milk, inne do mojej palmy, jedno do Gcal i wysłać kolejny tekst do mojego telefonu. Przy wszystkich tych różnych sposobach robienia rzeczy, kończę poświęcając znacznie więcej czasu na próby zorganizowania mojej listy rzeczy do zrobienia lub jej konsolidacji, że faktycznie niewiele się udaje zrobić.
- Miej wszechobecne urządzenie do notowania. Może to nie być to samo urządzenie w każdym miejscu (mam moleskine w pracy, ale używam telefonu do notowania inspiracji w drodze), ale możliwość zapisania rzeczy, gdy się o nich myśli, jest dla mnie kluczowa.
- Wybierz jedno narzędzie i trzymaj się go.
- Rób jedną rzecz na raz.
- Zrób to teraz.
- Skorzystaj z potęgi słowa „nie”.
- Używaj kosza na śmieci. Organizowanie niepotrzebnych rzeczy to marnowanie energii. To zdumiewające, jak bardzo czuję się kontrolowana, po prostu pozbywając się już nieaktualnych artykułów, które chciałbym przeczytać „kiedyś”, lub niezliczonych notatek ze spotkań, z których już wydobyto istotne działania.
- (Dobre) miejsce dla wszystkiego, i wszystko na swoim miejscu. Znajdując miejsca, do których łatwo się dostać dla wszystkich najczęściej używanych rzeczy, i miejsca, do których dość łatwo można się dostać dla rzeczy używanych rzadziej, mniej czasu spędzam obawiając się robienia rzeczy, a więcej czasu faktycznie je robiąc. A miejsce dla rzeczy, których nigdy nie używasz, to gdzie indziej (kosz, miejsce, które przyjmuje datki, itp.).
- Uprość, uprość, uprość!
- Odkładaj to teraz. Najprostsza rzecz, którą robię, aby być osobiście zorganizowaną, to odkładanie każdego narzędzia, przedmiotu, ubrania, torby, szczotki do włosów itp., zaraz po użyciu. Zawsze wiem, gdzie co jest, więc nigdy nie tracę czasu na szukanie czegoś. Bardzo wydajne. Mogłabym powiedzieć obcej osobie, gdzie znaleźć cokolwiek w moim domu.
- Trzymaj listę rzeczy do zrobienia, która synchronizuje się z twoim telefonem (tak, abyś mógł dodawać rzeczy, gdy tylko je sobie przypomnisz). Pamiętaj, aby każdy punkt miał termin realizacji.
- Zmiana. Czyni nieistotne rzeczy nieaktualnymi. Obniża każde podejście lub pomysł, który nie jest ponadczasowy. Przynosi nowe i bardziej znaczące rzeczy, którym nikt, ani ty, ani inni, nie mogą się oprzeć. Co najlepsze: to narzędzie organizacyjne, które działa samo. Musisz tylko to zaakceptować.
- Podziel materiały na czerwone, żółte, niebieskie i zielone plastikowe teczki. Na przykład, wszystko, co musi być zrobione dzisiaj (papierkowa robota dla klienta, rachunki do wysłania) trafia do czerwonej teczki. Materiały kontaktowe lub cokolwiek związane z obsługą klienta trafia do żółtej teczki. Możesz mieć różne podejścia do organizacji teczki, a jeśli jesteś jak ja, możesz również mieć projekty w manila folderach, ale podzielenie rzeczy na cztery kolorowe teczki jest ogromnym ułatwieniem.
- Flylady.net. Pomógł mi zrozumieć, że potrzebuję zastosować zasady GTD do życia domowego, a nie tylko w pracy. Miałem pracę pod kontrolą za pomocą list, projektów i następnych działań. Próbowałem tego samego systemu w domu i poniosłem porażkę. Potem, około miesiąc temu, odkryłem flylady.net dzięki jednemu z twoich postów na blogu. Wow, jaka różnica. Mój dom jest czysty, a także moje biurko w pracy. Wiele, jeśli nie większość jej podstawowych pomysłów, jest podobne do GTD, ale z nieco innej perspektywy (kontrola dziennika, małe kroki) oraz konkretne metody realizacji następnych działań (2-minutowe hot spoty, 15-minutowe czasomierze). Jej najprzydatniejsza wskazówka to umieszczenie moich codziennych/tygodniowych list w błyszczących koszulkach w moim dzienniku kontrolnym. Używam markera do tablic suchościeralnych i voila, koniec z niszczeniem drzew czy nie wykonywaniem mojej listy, bo nie mogę jej wydrukować (lub chcę uniknąć problemów). Najlepsze jest to, że jestem bardziej zrelaksowany, moje ciśnienie krwi w końcu spada i czuję się mniej zestresowany.
- Bez skrępowania przejmuj kontrolę nad swoim czasem i priorytetami.
- Segreguj u źródła. Moim ulubionym narzędziem organizacyjnym jest moja skrzynka pocztowa. Odwiedzam ją raz w tygodniu (zwykle w sobotę), stoję przy barku w lobby i segreguję moją pocztę. Korzystam z kosza na śmieci w poczcie. To, co trafia do mojego domu, to tylko to, co muszę mieć. Rachunki, listy i czeki trafiają do mojej skrzynki odbiorczej (która, nawiasem mówiąc, jest pudełkiem z pokrywką, owiniętym w ładną tkaninę i z żółtą kokardą na niej, więc wygląda jak prezent stojący na moim biurku). Materiały do czytania trafiają na stół przy moim leżaku, gdzie robię całe moje czytanie.
- Kartka papieru, kalendarz i tablica suchościeralna. Odkryłam, że najprostszym sposobem na zorganizowanie się, mojego dnia i tak dalej, jest dobry papierowy kalendarz, kartka papieru, którą dzielę na cztery sekcje oraz tablica suchościeralna średniej wielkości. Na kartce papieru, w lewym górnym rogu znajduje się moja lista rzeczy do zrobienia na dziś. W prawym górnym rogu znajduje się moja lista zakupów, lub lista rzeczy, które muszę kupić. Lewy dolny kącik to notatki, takie jak rozmowy, które przeprowadziłam, z kim rozmawiałam, daty spotkań. Prawy dolny kącik to to, co muszę przenieść na inny dzień. Jeśli powiem sobie, by zadzwonić w poniedziałek, to zanotuję to w kalendarzu. Jeśli chodzi o tablicę suchościeralną, dzieci mogą robić notatki (Czy mogę przenocować u Briana w piątek? Dzwoniła babcia), a ja mogę zapisywać rzeczy, które przychodzą mi do głowy, by dodać je do listy rzeczy do zrobienia na jutro. Mój kalendarz i tablica suchościeralna są w tym samym miejscu, więc mogę przenosić krótkie notatki w razie potrzeby. Listę zadań papierowych noszę ze sobą wszędzie, więc mogę robić notatki w dowolnym momencie.
- Kodowanie kolorami. Jestem osobą wizualną i uważam, że kodowanie kolorami moich różnych list i kalendarzy minimalizuje czas, jaki muszę na nie poświęcić. To działało szczególnie dobrze, kiedy byłam w szkole: zrzuciłam każdy syllabus klasowy do Outlooka, a następnie zakodowałam kolorem każdą klasę (niebieski na prace pisemne, żółty na quizy, czerwony na testy, itp.). Oczywiście, wymagało to trochę czasu, by ustawić, ale na resztę semestru musiałam tylko spojrzeć na Outlook, aby uzyskać bardzo jasną wizję, jak będzie wyglądał mój tydzień.
- Jeden segregator. Używam segregatora sprytnie oznaczonego „na 2007” z następującymi podziałami:
- @ Dziś – Z moim Planerem Zadań Wyłaniających się z davidseah.com;
- @ Tydzień – Pozostałe dni tygodnia jako szkielet ETP;
- @ Rok – Wszystkie moje arkusze historyczne;
- @ Dieta – Śledzenie tego, co jadłam w ciągu dnia;
- @ Kondycja – Śledzenie mojej rutyny treningowej na dany dzień. Mój segregator jest ze mną przez cały czas i pomógł mi stać się lepszym pracownikiem, członkiem rodziny i partnerem.
- Zapisz, wykonuj i sprzątaj po drodze. To moja organizacyjna biblia. Żyję tym sposobem od ponad dwóch lat i mogę powiedzieć, że jestem zorganizowaną osobą.
- Mała tablica suchościeralna na ścianie sypialni. Mam ją podzieloną na dwie sekcje: „do zrobienia” i „dziś”. „Do zrobienia” to lista ogólnych rzeczy, które muszę zrobić, jak przegląd samochodu, zakup prezentu itp. Następnie „dziś” to to, co muszę zrobić, rzecz jasna, dzisiaj! Rzeczy mogą być przekładane w tę i z powrotem, w zależności od potrzeb. Uważam, że posiadanie listy specyficznej dla danego dnia pomaga mi zrealizować ważne rzeczy na czas. Trzymam też na stałe dwie rzeczy w sekcji „dziś”, które to medytacja i ćwiczenia. To wydaje się pomagać.
- Kartki do notatek. Można pisać na nich zadania – jedno na kartkę, lub w liście (w zależności od rodzaju zadania; robię oba). Kiedy piszesz jedno zadanie na kartkę, stos służy jako łatwy schemat priorytetów. Ale to nie wszystko: Można je układać na korkowych tablicach, dzielić, notować, podrzeć i przearanżować. Mogą służyć jako symbole zastępcze, mini-tablice suchościeralne i symbole do modelowania pomysłów. Są łatwe do przenoszenia i dołączenia do innych dokumentów. Ponadto, różne kolory pozwalają na wizualne przedstawienie różnych rodzajów rzeczy do zrobienia (tak jak różne oznaczenia). W końcu są tanie i co najważniejsze: łatwe (dużo łatwiejsze niż oprogramowanie) do rekonfiguracji w miarę zmiany potrzeb i projektów.
- Nigdy nie polegaj na jednym punkcie awarii. Widziałem ludzi, którzy płacą 1000 dolarów, aby usłyszeć mówców na konferencji i mają tylko jeden długopis do robienia notatek. To świetne uczucie, gdy jedna rzecz się zepsuje, gubi, lub zabraknie w niej baterii, a ty masz kolejną w zapasie!
- Miej.. mniej.. rzeczy.
- Deleguj. Naucz się ufać ludziom w krytycznych zadaniach w każdej dziedzinie swojego życia. Kiedy nauczysz się skutecznie delegować zadania, okaże się, że łatwiej jest zachować lepszą organizację rzeczy, które nie możesz delegować.
- Kontrolujesz swoje życie. Bez względu na elektronikę czy papier, których używasz, spraw, by działały dla CIEBIE, a nie odwrotnie. Czy Outlook naprawdę musi sprawdzać twoje maile co 5 minut? Może, ale stawiam, że zrobisz o wiele więcej, jeśli sprawdzisz je kilka razy dziennie. To dotyczy także Blackberrczy! W końcu jest tyle narzędzi, a jedno dla każdego – więc użyj tego, co działa, ale spraw, by działało dla ciebie!