„Jestem pod wrażeniem pilności działania. Wiedza to nie wszystko; musimy ją zastosować. Chęć to za mało; musimy działać.” – Leonardo da Vinci
Pracowałem w kilku biurach, gdzie papierkowa robota, niekończące się spotkania i inna biurokracja były absurdalne — do tego stopnia, że często rzeczywista produktywna praca była zdominowana przez kroki biurokratyczne, które należało podejmować każdego dnia.
Gdy skupiamy się na działaniu zamiast na biurokracji, sprawy posuwają się naprzód.
Pracowałem zarówno w firmach prywatnych, jak i agencjach rządowych i mogę stwierdzić, że obie wymagają zbyt wiele papierkowej roboty, zbyt wielu kroków, by coś załatwić, zbyt wielu raportów, zbyt wielu spotkań, zbyt wielu planów i zbyt wielu szkoleń. Każda z tych rzeczy jest zazwyczaj odpowiedzią zarządu na problem, ale generuje kolejne problemy, w tym tendencję do spowolnienia i zmniejszenia efektywności.
Lepszym rozwiązaniem niż dodawanie kolejnych kroków i spotkań do dnia pracy jest skupienie się na działaniu. Stwórz kulturę działania i zatrudniaj ludzi, którzy rzeczywiście działają. Zlikwiduj jak najwięcej biurokracji i wpraw sprawy w ruch.
Dziś przyjrzymy się kilku dobrym sposobom na to, bazując na moim doświadczeniu zarówno jako pracownik, jak i menedżer. Wierzcie mi, znam tendencję do rzucania szkoleń, spotkań, raportowania i planowania na każdy problem, ale także wiem, jak frustrujące może to być dla pracownika, który po prostu chce wykonać pracę jak najefektywniej. Dlaczego siedzę na kolejnym spotkaniu, gdy mógłbym wykonywać pracę? Dlaczego wypełniam więcej dokumentów zamiast faktycznie pracować?
Oto kilka pomysłów na przejście do działania i ograniczenie biurokracji:
1. Wiedz, co chcesz osiągnąć. Często biurokracja pojawia się, gdy ludzie skupiają się na procesach i zapominają o tym, jaki powinien być końcowy rezultat. Dokąd zmierzasz? Znajdź najkrótszą drogę, aby tam dotrzeć, zamiast komplikować rzeczy. Zwizualizuj sobie upragniony rezultat i skup się na nim.
2. Znaj swoje priorytety. Pamiętaj o najważniejszej pracy, którą wykonuje twoja firma lub organizacja. Na pewno nie jest to papierkowa robota ani spotkania (z kilkoma wyjątkami). Oczywiście, jeśli masz spotkanie z potencjalnym klientem, aby pozyskać jego współpracę, to jest to priorytet. Ale dla wielu pracowników rzeczywista praca będzie czymś innym: pisaniem kodu, artykułów, projektowaniem, wykonywaniem telefonów, obliczaniem danych itp. Znaj najważniejsze zadania i skup się na nich.
3. Eliminuj papierkową robotę, kiedy tylko możliwe. Ile formularzy ma twoja firma? Wiele z nich wykorzystuje te same informacje. Czy można użyć prostego programu komputerowego lub formularza online, aby ludzie nie musieli wypełniać dokumentów papierowych, lecz mogli po prostu wypełnić formularz online, gdzie podstawowe informacje są przechowywane i ponownie wykorzystywane? Często użycie programu komputerowego (online lub offline) automatyzuje także procesy, dzięki czemu papierkowa robota nie jest potrzebna. Albo po prostu zlikwiduj ją całkowicie, jeśli to możliwe — czasem lepiej działać bez konieczności wypełniania dokumentów.
4. Wycinaj procesy. Czy są kroki, zgody oraz zadania, które ludzie muszą wykonać, a które można całkowicie wyeliminować? Zwracaj uwagę na te procesy i eliminuj je, gdy tylko to możliwe. Za każdym razem, gdy ktoś wykonuje coś rutynowego, zapytaj, czy to naprawdę konieczne, czy można to ograniczyć lub wyeliminować. Czy można wyciąć kilka kroków, aby przyspieszyć? Często odpowiedź brzmi zdecydowanie „tak”.
5. Wzmacniaj ludzi. Często menedżer staje się wąskim gardłem, wymagając swojej akceptacji, zanim cokolwiek będzie mogło być zrobione. Jeszcze gorzej, gdy akceptacja jest potrzebna kilka razy w trakcie procesu, co oznacza, że sprawa musi być odsyłana wielokrotnie. Lepszym rozwiązaniem jest: udzielenie ludziom jasnych instrukcji dotyczących postępowania w sprawach i określenie momentów, kiedy zatwierdzenie jest wymagane, a następnie pozwolenie im na samodzielne działanie. Na początku ściśle monitoruj, aby upewnić się, że wiedzą, jak postępować zgodnie z instrukcjami, a następnie daj im więcej swobody w pracy samodzielnej i wykonuj kontrole co jakiś czas. Upewnij się, że instrukcje uwzględniają okoliczności, w których muszą cię informować o poważnych problemach.
6. Nie odkładaj decyzji. Gorsze niż przekształcenie menedżera w wąskie gardło jest wąskie gardło, gdzie decyzje są opóźniane i sprawy się nawarstwiają. Gdy wymagana jest decyzja, staraj się podejmować ją szybko. Upewnij się, że masz wszystkie niezbędne informacje, wiesz, jakie kryteria stosujesz do podjęcia decyzji, a następnie podejmij ją natychmiast. Im dłużej czekasz, tym gorsze stają się problemy. Niezdecydowanie jest wrogiem działania.
7. Miej przygotowane informacje, których potrzebujesz. Jeśli nie masz informacji, nie możesz właściwie podejmować decyzji. To często przyczyna, dla której ludzie odkładają decyzje, ale nie zawsze zdają sobie z tego sprawę. W rezultacie wstrzymują decyzję przez jakiś czas. Zamiast tego, zdobądź informacje, których potrzebujesz, aby móc podjąć decyzję natychmiast. Jeszcze lepiej, gdy informacje są przesyłane do ciebie z wyprzedzeniem, abyś miał wszystko, co potrzebne do podjęcia decyzji, gdy nadejdzie odpowiedni moment. Ustal, jakie informacje są potrzebne do twoich regularnych decyzji i miej je zawsze pod ręką.
8. Trzymaj „Działanie” na pierwszym planie. Umieść tabliczkę na swoim biurku z napisem „Działanie”. Uczyń to swoją mentalnością na cały dzień. Kiedy odkładasz coś na później, przypomnij sobie o potrzebie działania. Gdy masz do wykonania wiele kroków, pamiętaj, że eliminowanie ich prowadzi do szybszego działania. Gdy jesteś na regularnie zaplanowanym spotkaniu (np. codziennym), zastanów się, czy nie hamuje ono działania.
9. Szukaj ludzi nastawionych na działanie. Podczas rekrutacji lub wybierając zespół, szukaj osób, które działają. Można to zauważyć w ich dotychczasowych osiągnięciach. Daj im szansę i zobacz, czy skłaniają się do skupiania na działaniach i decyzjach, czy na procesach i papierkowej robocie. Ludzie nastawieni na działanie będą osiągać więcej efektywniej.
10. Nagradzaj za działania. Nagradzaj członków zespołu, a także siebie, za podjęte działania. Nagrody mogą być tak proste jak pochwała lub tak znaczące jak awans czy premia dla najbardziej zorientowanych na działanie pracowników. Te nagrody pokazują twojej firmie czy organizacji — lub tobie samemu — że działanie jest priorytetem.
„Działanie to elokwencja.” – William Shakespeare