Jak Wykonać Rzeczy z Listy Zadań: czyli, Dlaczego Samo Zapisanie Nie Załatwia Sprawy

Czy jesteś dobry w organizowaniu zadań na liście rzeczy do zrobienia, ale masz problem z ich faktycznym wykonaniem? Nie jesteś sam.

Realizacja zadań z listy rzeczy do zrobienia jest trudna, ponieważ to rzeczywiście zbiór nawyków, o których większość ludzi nie myśli. Dziś przyjrzymy się tym problemom, które powstrzymują cię przed zrobieniem rzeczy, oraz nawykom potrzebnym do ich pokonania.

Ten post został zainspirowany pytaniem, które zadał czytelnik BJ Thunderstone:

Wiele systemów produktywności takich jak Getting Things Done Davida Allena czy Do It Tomorrow Marka Forrestera skupia się na pisaniu list rzeczy do zrobienia. Tę umiejętność łatwo opanować. Ale co jeśli problemem nie jest tworzenie list, tylko realizacja planu? Co jeśli napiszesz „Zrób X, Y i Z”, a potem nie możesz się zmusić, by zrobić którekolwiek z tych rzeczy? > > Myślę, że wiele osób ma problem nie z tworzeniem list rzeczy do zrobienia – ale z wykonaniem tego, co jest na tych listach.

B.J. wymienił kilka powodów, dla których on i inni mają problem z realizacją zadań. Przyjrzyjmy się im po kolei.

„Czuję opór przy rozpoczynaniu pracy nad czymś.” Po pierwsze, dobrze jest przeanalizować ten opór, co rzadko robimy. Dlaczego nie chcesz rozpocząć pracy nad czymś? Zidentyfikowanie problemu może pomóc w znalezieniu rozwiązania.

Mając to na uwadze, oto kilka sugestii, które mogą pomóc:

Małe kawałki. Powiedz sobie, że musisz poświęcić tylko 5 minut na pracę nad tym. Taka mała ilość pracy jest mniej onieśmielająca.
Po prostu zacznij. Jak już zaczniesz, łatwiej jest kontynuować. Więc powiedz sobie, że wszystko, co musisz zrobić, to zacząć. Lubię porównywać to do mojej filozofii biegania: zamiast martwić się całym biegiem, mówię sobie, że muszę tylko założyć buty i wyjść z domu. Potem jest naprawdę łatwo. To samo zrób z każdym zadaniem — po prostu uruchom program i wykonaj kilka pierwszych czynności (np. zacznij pisać). Potem jest już łatwiej.
Nagródź się. Nie pozwalaj sobie na sprawdzenie poczty (lub innej nagrody, która na ciebie działa — coś, co musisz robić codziennie) dopóki nie wykonasz przynajmniej 10 minut (lub 15 czy 20, to nie ma znaczenia) zadania. Ustaw timer. Kiedy upłynie 10 minut, ustaw inny na 5 minut i zajmij się pocztą. Potem powtórz.
Podnieś entuzjazm. To jest właściwie wskazówka, która pomaga w każdej z tych sytuacji. Jeśli jesteś podekscytowany robieniem czegoś, nie będziesz się wahać przed jego zrobieniem. Na przykład, temat tego postu bardzo mi się spodobał i byłem podekscytowany jego pisaniem. Gdy tylko miałem możliwość, usiadłem do pisania i zrobiłem tylko jedną przerwę. Ale jak się podniecić przed zadaniem? Spróbuj znaleźć w nim coś ekscytującego. Czy przyniesie ci dochód? Co możesz zrobić z tym dochodem? Czy przyniesie nowych klientów, nowe możliwości, nową renomę? Jeśli nie możesz znaleźć niczego ekscytującego w zadaniu, zastanów się, czy rzeczywiście jest ważne — a jeśli nie, znajdź sposób, aby go nie robić. Czasem wyeliminowanie (lub delegowanie czy opóźnienie) zadania jest najlepszym rozwiązaniem.

„Przerażają mnie niektóre zadania lub praca nad pewnymi projektami.” Istnieje kilka powodów, dla których zadania lub projekty przerażają cię:

Są zbyt onieśmielające ze względu na rozmiar lub zakres. Aby się z tym zmierzyć, rozbij to na mniejsze części — tak naprawdę, jedynie na pierwszą małą część (jak mówi David Allen w GTD). Onieśmielające jest zadanie takie jak „Stwórz raport na temat X” czy „Zrób roczny plan dla Z”. Ale jeśli tylko potrzeba wykonać pierwszą fizyczną czynność, która może być „Zadzwoń do Franka po dane dotyczące X” lub „Zrób listę 10 rzeczy do osiągnięcia w tym roku”, jest to łatwiejsze do zrealizowania i mniej onieśmielające.
Nie wiesz, jak to zrobić. Jeśli czegoś nie robiłeś milion razy wcześniej, jest to dla ciebie nieznane. A wszyscy boimy się tego, co nieznane. Rozwiązanie? Najpierw, zdobądź więcej informacji — dowiedz się jak najwięcej na ten temat. Może to wymagać jakiegoś badania w Internecie, rozmowy z kimś, kto to już zrobił, przeczytania książki, czy wzięcia udziału w kursie. Cokolwiek musisz zrobić, nieznane powinno stać się znane. Po drugie, ćwicz to jak najwięcej. Kiedy już nauczysz się czegoś robić, musisz to ćwiczyć, by stać się w tym dobrym. Nie ćwicz całej rzeczy — ćwicz poszczególne umiejętności wymagane do realizacji zadania lub projektu, po jednej na raz, aż będziesz dobry w tych umiejętnościach. Kiedy je opanujesz, nie będą już przerażające.
Skupiasz się na negatywnych aspektach. Możesz się skupiać na tym, jak trudne jest coś, lub na wszystkich przeszkodach. Spróbuj spojrzeć zamiast tego na pozytywne aspekty. Skup się na tym, jaką świetną okazję reprezentuje ten projekt … okazję do nauki, poprawy w czymś, zarobienia większej ilości pieniędzy, pracy nad relacjami, osiągnięcia rozpoznawalności w dłuższym okresie, poprawy szans na awans. To jest podobne do punktu „podnieś entuzjazm” z poprzedniej sekcji. Jeśli spojrzysz na możliwości, a nie problemy, będziesz mniej przerażony i bardziej skłonny chcieć to zrobić.

„Zaczynam, ale się rozpraszam i nigdy nie kończę.” Jeśli zaczynasz, jesteś już na drodze do zakończenia. Teraz musisz tylko popracować nad rozproszeniami. Moje sugestie mogą nie być popularne, ale działają:

Małe zadania. Wspomniałem o tym wcześniej, ale to naprawdę ważne, by powtórzyć tutaj. Jeśli się rozpraszasz, może to być dlatego, że za długo pracujesz nad jednym zadaniem lub projektem. Aby utrzymać fokus, wykonuj tylko małe zadania — jesteś bardziej skłonny do pozostania przy zadaniu. Jeśli zadanie zajmuje dużo czasu, skoncentruj się na wykonaniu tylko 15-20 minut.
Jednozadaniowość. Nie pozwalaj sobie wykonywać wielu zadań jednocześnie. Wykonuj tylko jedno zadanie przed tobą. Jeśli masz tendencję do zajmowania się e-mailem, IM, przeglądaniem sieci, czytaniem kanałów RSS, rozmowami telefonicznymi i tym wszystkim podczas wykonywania zadania, nieuchronnie będziesz się rozpraszać. Rób jedno zadanie naraz. Jeśli czujesz, że coś cię odciąga od zadania, zatrzymaj się. I wróć do zadania.
Odłącz się. Największe rozpraszacze pochodzą z połączenia. E-mail, kanały, IM, Twitter, telefony. Odłącz się od tych połączeń, gdy pracujesz nad jednym zadaniem. To zawsze jest niepopularna sugestia, ale zanim ją odrzucisz, spróbuj. Wyłącz wszystko i spróbuj skupić się na jednym zadaniu. Zrobisz dużo więcej, gwarantuję ci to. W tej chwili piszę ten post bez połączenia z Internetem. Łatwiej się skoncentrować.
Oczyść swoje biurko. Rozpraszacze mogą pochodzić z bałaganu wizualnego. Warto oczyścić wszystko z biurka (zobacz 3 kroki do trwale czystego biurka). Oczyść także swoje ściany i pulpit komputera i jeśli to możliwe, pracuj tylko na jednym programie naraz.
Skupienie. Kiedy już oczyścisz biurko i odłączysz się, a pracujesz nad jednym zadaniem, naprawdę włóż całą swoją koncentrację w to zadanie. Skieruj swoją energię na to zadanie i zobacz, czy możesz je szybko dokończyć. Możesz nawet się w nim zatracić i osiągnąć ten wysoko chwalony (i zasłużenie tak) stan znany jako „flow”.
Rób przerwy. Pomaga to skupić się przez krótką ilość czasu na jednym zadaniu, co pozwala na ponowne uruchomienie mózgu. Następnie, wróć do pracy i skup się na następnym zadaniu.

„Często nie czuję ochoty na żadną pracę. Sama myśl o pracy jest straszna i nigdy nie zaczynam robić czegokolwiek.” Znam to uczucie dobrze. Dręczy nas wszystkich i nie ma na to jednego dobrego rozwiązania. Jednakże oto kilka sugestii:

Zadbaj o siebie. Jeśli pracujesz z domu, weź prysznic. Czynność zadbania o siebie może sprawić, że poczujesz się o wiele lepiej.
Idź na spacer. Odkryłem, że krótki spacer może poprawić krążenie krwi, odświeżyć myśli i pozwolić na zastanowienie się, co naprawdę chcesz dzisiaj osiągnąć. Może to nie jest to, czego potrzebujesz, ale warto spróbować.
Ćwiczenia. Podobnie, ćwiczenia mogą sprawić, że poczujesz się świetnie. Bieg w parku, krótki trening siłowy, pilates lub medytacja … te rzeczy poprawiają nastrój i sprawiają, że czujesz się produktywnie i szczęśliwie. Spróbuj, może poczujesz się bardziej skłonny do działania, kiedy skończysz.
Znów pomyśl o możliwościach. Pomyśl o jutrze — nie jakoś odległym jutro, ale jutro jako następnym dniu po dniu dzisiejszym. Wyobraź sobie, że spoglądasz na dzisiaj z perspektywy jutra. Czy będziesz się cieszyć, że poleniuchowałeś? Czy może bardziej będziesz się cieszyć, że coś zrobiłeś i wykorzystałeś dzisiejsze możliwości? Warto myśleć z perspektywy przyszłego siebie — ponieważ to, co robimy dzisiaj, otwiera możliwości i nowe drogi dla nas jutro.
Małe kroki. Nie myśl w kategoriach konieczności ogarnięcia całego dnia pracy czy całej listy rzeczy do zrobienia. To przytłaczające. Myśl tylko o zrobieniu jednej rzeczy. To wszystko, co musisz zrobić — tylko tę jedną rzecz. Niech będzie to coś małego i łatwego, a najlepiej coś zabawnego i nagradzającego. Skup się na tym łatwym zadaniu. Jak już zaczniesz, możesz być bardziej chętny do zrobienia kolejnej rzeczy. Potem kolejnej.
Znajdź zabawne rzeczy do zrobienia. Jeśli masz tylko nudne lub nieprzyjemne rzeczy do zrobienia, nie będziesz miał ochoty ich robić. Zamiast tego, zmień swoją ścieżkę na dzisiaj — zobacz, czy możesz znaleźć coś, co jest zabawne lub ekscytujące, ale wciąż rusza cię do przodu w projekcie lub celu. To może być to, czego potrzebujesz, by pobudzić się do robienia innych rzeczy — lub możesz zamiast tego spędzić dzień robiąc tylko zabawne rzeczy (tak długo, jak to cię posuwa do przodu — nie graj tylko w pasjansa czy WoW).
Zadeklaruj się. Jeśli motywacja jest twoim problemem, zobowiąż się do poczynienia postępów z celem lub projektem dzisiaj, lub każdego dnia w tym tygodniu — powiedz o tym całej rodzinie i znajomym, napisz na blogu lub dołącz do forum Zen Habits — to świetna motywacja. Następnie trzymaj się odpowiedzialności, raportując innym, co zrobiłeś dzisiaj.
Nagrody. Powiedz sobie, że jeśli tylko wykonasz to pierwsze zadanie, dostaniesz fajny lody. Albo że możesz kupić książkę, lub DVD. Cokolwiek jest twoją nagrodą, wykorzystaj ją, aby się zmotywować do rozpoczęcia. Potem pozwól, by reszta sama ścigła.

„Robię listę rzeczy do zrobienia na następny dzień… a tego dnia budzę się, oczekując złego dnia, pełnego nieprzyjemnych zadań, nie mam ochoty robić czegokolwiek z listy.” Tutaj dwie rzeczy do powiedzenia:

Przeciążenie. Najbardziej prawdopodobnym powodem jest to, że obciążasz się zbyt wieloma rzeczami. Ludzie mają tendencję do nakładania na siebie zbyt wiele na jeden dzień, przeszacowując, ile mogą rzeczywiście zrobić. Zacznij wybierać tylko trzy Najważniejsze Zadania na dzień i rób je wcześnie rano (co najmniej dwa przed e-mailem). Jeśli masz do wykonania tylko trzy rzeczy, to nie jest to przytłaczające. Pewnie będziesz miał też mniejsze rzeczy do zrobienia później, ale zapisz je pod „przetwarzanie zbiorcze” i wykonaj te drobne rzeczy wszystkie naraz pod koniec dnia.
Zabawa. Druga sprawa to że obciążasz się nieprzyjemnymi zadaniami. Ktoś chciałby się mierzyć z takim dniem? Zamiast tego, zapisuj zadania, na które będziesz się cieszył. Stwórz ekscytującą listę rzeczy do zrobienia na jutro. Jeśli naprawdę nie masz niczego ważnego do zrobienia, co byłoby przyjemne, możliwe że jesteś w niewłaściwej pracy. Poszukaj pracy, którą naprawdę będziesz cieszyć się. Tak, każda praca ma nieprzyjemne i trudne zadania, ale prowadzą one do czegoś satysfakcjonującego. Wspierają coś, co cię ekscytuje. Jeśli w swojej pracy nie masz czegoś takiego, potrzeba przyjrzeć się swojej pracy — zmień ją w jakiś sposób, lub poszukaj innej.