Uncategorized

Ostatnie kilka miesięcy, wiele rzeczy na mnie spadało: e-maile, zadania, przypadkowe notatki, mnóstwo kart przeglądarki z rzeczami, które mnie interesują lub które muszę zrobić, sprawy finansowe itp.

Od minionego tygodnia pozwalam sobie na radość z organizowania rzeczy. Jest to piękne, i po prostu musiałem się tym z Wami podzielić.

Pozwólcie, że najpierw powiem kilka rzeczy: nie musicie być zorganizowani cały czas, ani w ogóle. To nie jest „powinność”, którą należy dodać do listy rzeczy, które nie robicie. Ponadto, nie ma jednego sposobu na to, i mój sposób nie jest „właściwym” sposobem. W końcu, chodzi o radość, a nie torturę.

Jak organizowanie może być radosne? Oto co zauważyłem:

• Zacząłem czuć się lżejszy

• Czuję się bardziej osiadły

• Mogę bardziej się skupić, kiedy chcę się skupić

• Sortowanie rzeczy i układanie ich w porządku jest pysznie zabawne

• To ucisza mój umysł

• Gdy rzeczy są uporządkowane, moja miłość do świata płynie bardziej swobodnie

Można to osiągnąć na wiele innych sposobów — ale organizacja może być jedną z dróg! Przyjrzyjmy się.

Droga do organizacji

Załóżmy, że rzeczy się na ciebie spiętrzyły, jak mi się to przydarzyło. Pierwsza rzecz to nie robić z tego osądu, ale bardziej zapytać siebie: „Co by było naprawdę miłe? Czego bym chciał tutaj?” Dla mnie, to, co mi przyszło do głowy, to: „Chciałbym uporządkować rzeczy!”

Kiedy masz takie zamiar, chodzi o stworzenie pewnych pojemników i rozpoczęcie sortowania. Gdzie umieścisz rzeczy? Znajdź kilka narzędzi do przechwytywania i organizowania.

Potem zawijaj rękawy i zabieraj się do pracy. Zacznij sortować rzeczy po trochu. Gdy to robisz, zrób to z poczuciem beztroskiej zabawy! Pomyśl o tym, jak dziecko może zanurzyć się w skrzyni z zabawkami i rozrzucać rzeczy beztrosko — to jest to, co robisz, tylko na odwrót. Beztrosko i z radością rzucasz zabawki do swojej skrzyni z zabawkami! Nie rób z tego dla siebie tortur.

Kiedy zaczniesz to robić, wydaje się, że stosy nigdy się nie zmniejszą. To jest w porządku, ponieważ masz radosny czas! Nie skupiaj się na końcowym rezultacie, po prostu baw się! Rób to przez 10-15 minut za jednym razem, kilka razy dziennie. Masz ten czas — po prostu dziś trochę mniej przeglądaj media społecznościowe lub oglądaj YouTube/Netflix.

Rób to przez kilka dni, a rzeczy zaczną się bardziej porządkować. Teraz można dostrzec trochę pustych skrzynek odbiorczych i temu podobne — kiedy zostało mi tylko 7 e-maili, wiedziałem, że moja skrzynka odbiorcza wkrótce będzie pusta. Co za piękny widok! Oczywiście, nie pozostanie tak cały czas, ale rozkosz z wyścigu do czegoś tak cudownego to radość sama w sobie.

W pewnym momencie poczujesz się znacznie bardziej zorganizowany. Może po 5 dniach, może po tygodniu. Ciesz się tym uczuciem. Przychodzi i odchodzi, jak ciepłe światło słoneczne w przejściu między zimą a wiosną. Ostatecznie ciepłe światło przyniesie kwiaty, a może katar sienny. To jest życie organizacji.

Narzędzia, z których korzystam

Ważne jest, aby mieć kilka pojemników na rzeczy. Nie obchodzi mnie, co wybierzesz — znajdź coś, co lubisz używać.

Oto kilka pomysłów i rzeczy, które używałem:

• Notatki: Dla mnie to największe miejsce do zorganizowania wszystkiego — aplikacja do notatek, która może mieć pojemniki na takie rzeczy, jak twoje plany projektów, rzeczy, które chcesz przeczytać, obejrzeć i posłuchać, przypadkowe pomysły itp. Istnieje mnóstwo wspaniałych aplikacji do notatek — Notion, Roam Research, Obsidian, Apple Notes, Google Keep, Evernote, są naprawdę popularne. Są również mniejsze aplikacje, które są niesamowite: Bear, Supernotes, Mem.ai, Tana. Ostatnio używam Lazy.so, chociaż jest w wersji beta i tylko na zaproszenie. Polecam Roam Research, Supernotes, albo domyślne Apple Notes lub Google Keep, w zależności od tego, jaki masz telefon.

• Zadania: Dobra aplikacja do zarządzania zadaniami to pojemnik na wszystkie twoje zadania, zarówno zawodowe, jak i osobiste. Ostatnio używam tylko aplikacji do notatek z kilkoma plikami do zadań (Skrzynka odbiorcza, Dziś, Następne i Później), gdzie moja notatka Dziś ma około 5 zadań do podjęcia dzisiaj. Ale są świetne aplikacje do zadań: Todoist lub Things (Mac/iOS) to moje główne rekomendacje.

• E-mail: Ważne jest, aby zauważyć, że e-mail nie jest pojemnikiem na rzeczy, to skrzynka odbiorcza. Więcej na ten temat w następnej sekcji. Powiedziawszy to, posiadanie dobrego programu e-mailowego sprawia, że szybkie przeglądanie skrzynki jest szybkie — używam Gmaila i Superhuman, ale cokolwiek pomoże ci szybko przejść przez skrzynkę, jest dobre.

• Karty przeglądarki: Jeśli masz otwarte dziesiątki kart przeglądarki, to szybki sposób na wysyłanie ich do aplikacji do notatek i zadań jest rzeczą dobrą. Ostatnio oczyściłem kilka tuzinów kart przeglądarki, po prostu wysyłając każdy z nich do skrzynki odbiorczej mojej aplikacji do notatek. Ostatnio używam browser called Arc, i uwielbiam go, ponieważ organizuje twoje życie przeglądania w różne przestrzenie (dla mnie Praca, Osobiste, Finanse, Wiadomości), które można łatwo przemieniać. Utrzymuje rzeczy w pojemnikach!

• Pliki: Jak organizujesz pliki na swoim komputerze? Warto ustawić kilka prostych pojemników — folder Skrzynka odbiorcza (lub Pobrane), a następnie foldery dla finansów, rzeczy osobistych i zawodowych (lub cokolwiek ma więcej sensu dla ciebie).

Jakie inne rzeczy masz do zorganizowania, o których nie wspomniałem? Znajdź narzędzie lub miejsce dla nich. Dasz sobie radę!

Jak przezwyciężyć przytłoczenie

Najtrudniejszą rzeczą w organizacji nie jest wybór narzędzi ani faktycznie ustalenie, co się tam znajduje… to przytłaczająca natura całej sytuacji. Jest tak wiele do sortowania, że stajemy się przytłoczeni i odkładamy to wszystko. Odkładanie na później często jest tym, co doprowadziło nas tutaj na początku!

Jak więc radzić sobie z tym przytłoczeniem? Oto co działa dla mnie:

• Pracuj w krótkich seriach: Jeśli rzeczy wydają się przytłaczające, nie próbuję przejść przez wszystko. Mówię sobie, „Po prostu usuń 3 e-maile.” Albo, „Po prostu posortuj 5 rzeczy tutaj.” Wykonuję krótką serię, robię przerwę, potem zaczynam od nowa.

• Nie dąż do zakończenia: Jeśli masz nadzieję dotrzeć do pustego miejsca, może to być zniechęcające, gdy pracujesz 30 minut na oczyszczeniu rzeczy i wciąż masz dużo do zrobienia. To dlatego, że w twojej głowie sukces to mieć rzeczy zrobione. Skupiam się więc na radości z oczyszczania rzeczy (patrz następny punkt), i staram się nie koncentrować na doprowadzeniu wszystkiego do końca.

• Znajdź przyjemność w oczyszczaniu: Istnieje pewna smaczność w sortowaniu rzeczy, w porządkowaniu ich. Na tym się skup — gdy rzeczy się kumulują, może to być zniechęcające, bo mamy jakieś idealne przekonanie, że rzeczy nie powinny się kumulować. Ale co jeśli się kumulują, aby dać nam dar radości z ich oczyszczania? To jak stos jesiennych liści, tylko czekający, aby z radością w niego zanurzyć się!

Weź kilka oddechów. Zanurz się na krótki czas. Zrób przerwę. Wracaj z miłością, raz po raz.

O skrzynkach odbiorczych i pojemnikach

Co chcesz zrobić, to ustawić swoje pojemniki (możesz je dodawać, gdy ustalisz, jakie pojemniki potrzebujesz) i potem szybko sortować przedmioty z twoich skrzynek odbiorczych do twoich pojemników. Porozmawiajmy o skrzynkach odbiorczych i pojemnikach.

• Skrzynki odbiorcze: Twoja skrzynka odbiorcza e-mail to doskonały przykład skrzynki odbiorczej, ale to jedna z kilku. Dla mnie każda aplikacja do przesyłania wiadomości to również skrzynka odbiorcza, tak samo jak aplikacja do komunikacji zespołowej, której używamy w Zen Habits. Potem mam skrzynkę odbiorczą dla wszelkich moich notatek i kolejną dla zadań. Otwarte karty przeglądarki mogą również być postrzegane jako skrzynka odbiorcza — kiedy masz dużo kart otwartych, zbierasz rzeczy, niekoniecznie je organizując. Ważne do zanotowania: skrzynki odbiorcze są niezbędne, ale są stworzone do zbierania i potem sortowania.

• Sortowanie skrzynki odbiorczej: Dla każdej skrzynki odbiorczej, będziesz miał stos rzeczy, które się zebrały. Misją jest przeszukiwać je — i potem sortować je regularnie. Nie przejmuj się doprowadzeniem do pustki (choć to czasem się dzieje). Skup się bardziej na zbieraniu i sortowaniu do różnych pojemników (patrz następny punkt). Lubię mieć początkowy nacisk na sortowanie przez duży stos w każdej skrzynce odbiorczej, a następnie regularne (codziennie lub co tydzień) czasy sortowania do bieżącego utrzymania tych skrzynek odbiorczych. Za chwilę porozmawiamy o tym, jak sortować.

• Pojemniki: Jeśli nie masz dobrego miejsca na rzeczy, stwórz pojemnik na nie — miejsce na przechowywanie przedmiotów. Na przykład, gdzie będą trafiać twoje zadania? E-maile, wiadomości, karty przeglądarki często będą reprezentować zadania, które musisz wykonać. Nie możesz zamknąć karty przeglądarki, póki nie zapiszesz tego zadania w swoim menedżerze zadań. Jeśli nie masz miejsca na zadania, stwórz je (może to być po prostu notatka w aplikacji do notatek). Jeśli pracujesz nad projektem i chcesz zbierać notatki i strony internetowe oraz inne badania, potrzebujesz notatki, dokumentu lub folderu, który to wszystko zbierze. Lubię umieszczać prawie wszystko w mojej aplikacji do notatek, z indywidualnymi notatkami (jak „Fitness” czy „Do obejrzenia”) będącymi pojemnikami na rzeczy, które chcę zebrać. Nie nadmyślaj tego, po prostu twórz rzeczy, nie musi być to perfekcyjne lub „właściwe.”

Jak sortować

Do sortowania, oto ogólny proces:

1. Zrób po jednej pozycji na raz. Często zacznę od góry skrzynki odbiorczej i schodzę w dół, ale to nie jest ważne — możesz wybierać cokolwiek w skrzynce w dowolnym momencie. Po prostu wybierz jedną rzecz do sortowania.

2. Albo załatw to teraz, albo posortuj. Niektóre przedmioty w skrzynce odbiorczej są na tyle proste, że możesz po prostu je załatwić. David Allen, znany z metody Getting Things Done, ma zasadę 2 minut — jeśli możesz zrobić to w 2 minuty lub mniej, zrób to teraz. W przeciwnym razie sortuj. To dość dobra zasada, chociaż często zrobię to nawet, jeśli zajmie mi to 3-5 minut. Jeśli nie możesz zrobić tego szybko (zajmie np. 10 minut lub więcej), po prostu sortuj.

3. Sortowanie — szybko zdecyduj, co z tym zrobić. Wyślij do odpowiedniego pojemnika i szybko usuń z skrzynki odbiorczej. Nie pozwól sobie zbytnio się w to wciągnąć. Na przykład, w przypadku e-maili wyślę przedmiot do mojego menedżera zadań, a potem zarchiwizuję e-mail. Albo, jeśli to newsletter, który chcę przeczytać później, wyślę go do usługi „do przeczytania później” (Matter, Instapaper, Pocket). Albo po prostu zarchiwizuję, jeśli nie potrzebuję. W moim programie do notatek, wszystko w skrzynce odbiorczej posortuję do kilku pojemników — zadania, do przeczytania, do obejrzenia, a potem różne tematy jak fitness, uważność, projekty nad którymi pracuję. Robię to szybko, zajmuje mi to kilka minut dziennie.

4. Przejdź do następnego przedmiotu. Kiedy już umieścisz coś w pojemniku, usuń to z skrzynki odbiorczej. Przejdź do następnego przedmiotu. Powtórz.

Ćwicz przechodzenie przez skrzynkę z łatwością. Wybierz coś, załatw to szybko lub posortuj do odpowiedniego pojemnika, i usuń z skrzynki odbiorczej. Powtórz.

Na bieżąco: codzienny proces

Kiedy już zorganizujesz sporo rzeczy, pytanie staje się, jak to utrzymać i jak korzystać z pojemników, do których rzeczy były sortowane.

Po pierwsze, ważne jest, aby powiedzieć, że nie chodzi o utrzymanie pustki, ani o to, aby rzeczy były zorganizowane przez cały czas. Naturą rzeczy jest entropia — codziennie dostaniesz nowe e-maile, zadania, wiadomości itp. Rzeczy będą się kumulować. Nie twórz idealu, gdzie wszystko masz posortowane i musisz to utrzymać. To tylko stworzy więcej stresu. Chodzi o radość z organizacji, nie o to, aby być zorganizowanym cały czas.

Z tym nastawieniem oto kilka notatek, jak pracować z tymi skrzynkami odbiorczymi i pojemnikami na regular basis:

1. Wyznacz trochę czasu każdego dnia na sortowanie skrzynek odbiorczych. Nie żyj w swoich skrzynkach odbiorczych i nie rób z sortowania ich swojego głównego priorytetu. Zamiast tego, możesz sprawdzać je od czasu do czasu w poszukiwaniu ważnych wiadomości, ale sortowanie może być tylko raz lub dwa razy dziennie. Nie musisz dochodzić do pustki, po prostu sortuj codziennie. Raz na tydzień lub tak, zrób większą partię sortowania — doprowadzając do pustki lub przynajmniej w pobliżu.

2. Żyj w kilku pojemnikach. Jeśli nie spędzasz większości czasu w skrzynkach odbiorczych, są inne miejsca, na których należy się skupić. Menedżer zadań to jeden z nich — lubię poświęcić kilka minut na początku dnia (lub pod koniec poprzedniego dnia), aby ustalić, na jakich zadaniach skupić się w ciągu dnia, i umieścić je na liście „Dziś”. Następnie skupiam się na liście Dziś przez większość dnia, wybierając jedno zadanie do pracy naraz. Poza listą Dziś, mogę mieć stronę dla każdego z większych projektów, i często zaglądam do nich i wykonuję pracę.

3. Miej czasy na konkretne pojemniki. Są niektóre pojemniki, które potrzebują regularnej uwagi. Wspomniałem strony projektów jako przykład, ale innym przykładem są finanse. Każdego dnia wykonuję trochę pracy nad finansami (używam YNAB), ale mam jeden dzień w tygodniu na wykonywanie kilku zadań finansowych. Mogą być inne dla ciebie — zadania administracyjne, prace domowe, zakupy itp., które wymagają regularnego czasu, czy to codziennego czy tygodniowego.

4. Co jakiś czas, przywracaj uwagę z powrotem na organizację. Jako że rzeczy mają tendencję do spiętrzania się, będziesz chciał wprowadzić to radosne podejście do organizowania za każdym razem, gdy będziesz tego potrzebować. Dla mnie to mniej więcej raz na kilka tygodni, może miesiąc czy trochę dłużej. Jeśli udało mi się utrzymać porządek, to nie doświadczam tej radości tak bardzo. Więc wezmę miesiąc wolnego i podaruję sobie dar wytrząsania pajęczyn.

Ten przewodnik nie chodzi o to, by rygorystycznie pozostawać zorganizowanym przez cały czas. To jest o naturalnym zjawisku rzeczy, które się rozpadają, i jak przynieść zapał do organizowania stert, które zgromadziły się w twoim życiu. Więc nie rób z tego kolejnej rzeczy, którą próbujesz doskonalić i biczować się. Zamiast tego, uczyn to innym miejscem na wniesienie zabawy, miłości i radości. I odrobinę błogosławieństwa!