„Rób trudne rzeczy, gdy są łatwe, i wielkie rzeczy, gdy są małe. Podróż tysiąca mil musi zacząć się od jednego kroku.” ~Lao Tzu
Jednym z najlepszych kroków, jakie podjąłem, decydując się uprościć swoje życie, było uproszczenie mojego dnia pracy – najpierw w mojej pracy etatowej, a potem, po rezygnacji z niej, w pracy, którą wykonuję teraz jako pisarz i przedsiębiorca.
Wyeliminowałem większość rutynowych, nudnych, administracyjnych zadań dzięki kilku prostym zasadom.
Obecnie usunąłem nieistotne rzeczy i mogę skupić się na tym, co naprawdę kocham: tworzeniu.
Nie każdy może zrobić tak drastyczne kroki w kierunku prostoty, ale jeśli masz pewną kontrolę nad swoim dniem pracy, możesz wykonać kilka małych rzeczy, które znacznie uproszczą sprawy.
Jeśli nie masz kontroli lub myślisz: „Nie mogę zrobić tych rzeczy”, zacznij pytać, dlaczego nie? Czy jest możliwość zmiany sytuacji, jeśli nie dzisiaj, to w dłuższej perspektywie? Odkryłem, że często sądziłem, iż coś jest niemożliwe (na przykład praca z domu), ale na dłuższą metę okazywało się to wykonalne.
Nie musisz robić wszystkiego – wybierz tylko jedną rzecz i spróbuj. Następnie spróbuj kolejnej i zobacz, czy działa. Eksperymentuj, aby znaleźć to, co sprawdza się w Twoim przypadku.
I ciesz się prostym życiem zawodowym.
-
Zacznij wcześnie. Przychodzenie do pracy wcześnie było jednym z moich ulubionych trików — było cicho, zanim zaczęły się telefony, rozmowy i spotkania, i mogłem spokojnie wykonać wiele pracy. Zanim inni zaczynali, ja miałem już za sobą dwa lub trzy duże zadania.
-
Ogranicz godziny pracy. To ironiczne, ponieważ tak wielu ludzi pracuje długo i myśli, że robi więcej i jest bardziej produktywnych. Ale tylko marnują czas. Zamiast tego skróć godziny pracy i ustal limit — na przykład 6 lub 7 godzin dziennie — i wykonaj najważniejszą pracę w tym czasie. Jeśli wiesz, że pracujesz tylko 6 godzin dziennie, upewnisz się, że najważniejsze zadania zostaną zrobione najpierw, a mniej czasu zostanie zmarnowane. Limity zmuszają do efektywności.
-
Zrób krótką listę. Zrób długą listę wszystkich zadań, które musisz wykonać… potem zrób krótką listę 1-3 rzeczy, które naprawdę chcesz ukończyć. Wybierz tak, abyś był dumny z tego, co zrobiłeś, jeśli tylko te zadania zostaną zrealizowane. Zacznij od najważniejszego zadania, zanim sprawdzisz e-mail lub przeczytasz coś w internecie.
-
Podziel rozpraszacze. Jakie są Twoje typowe rozpraszacze? Być może rzeczy takie jak e-mail, przeglądanie blogów, Twitter lub inne sieci społecznościowe? Ustal czas na te rzeczy, najlepiej później w ciągu dnia: na przykład od 15:00 do 16:00. Nie wykonuj czynności rozpraszających przed tym czasem. Grupując je wszystkie w jednym okresie, pozwalasz sobie na wykonanie innej pracy najpierw, ale nadal masz czas na rozpraszacze. Innym podejściem może być robienie tego przez 10 minut na końcu każdej godziny — ale trzymaj się tego 10-minutowego limitu!
-
Pisz krótsze e-maile. Jeśli e-mail zajmuje dużą część Twojego dnia, prosta zmiana polegająca na ograniczeniu się do 3-4 zdań na e-mail zrobi wielką różnicę. Po pierwsze, znacznie skróci to czas pisania lub odpowiadania na e-maile. Po drugie, skróci odpowiedzi na Twoje e-maile, co oznacza, że spędzisz mniej czasu na czytaniu poczty elektronicznej.
-
Ogranicz liczbę spotkań. Im mniej, tym lepiej. Niektórzy najważniejsi szefowie w Google prowadzą krótkie, 5-minutowe spotkania — każdy, kto uczestniczy w tych spotkaniach, powinien być przygotowany i rzeczowy. Jeśli możesz uniknąć spotkań i po prostu otrzymać notatki lub znaleźć alternatywną formę komunikacji, możesz zaoszczędzić godziny tygodniowo.
-
Automatyzuj. Im mniej powtarzalnych i rutynowych zadań musisz wykonywać, tym więcej czasu uwalniasz na tworzenie i ważną pracę. Więc automatyzuj, gdzie to możliwe: pozwól ludziom wypełniać formularze elektronicznie, otrzymuj informacje ze swojej strony internetowej zamiast za pomocą e-maili lub telefonów, używaj usługi, która automatycznie przetwarza płatności lub wysyła Twoje produkty itp.
-
Eliminuj papierkową robotę. Kiedyś zajmowałem się wieloma dokumentami papierowymi i już wtedy wiedziałem, że to strata czasu. Jeśli firmy i organizacje mogłyby wypełniać dokumenty elektronicznie, zaoszczędziłoby to wiele papieru, kopiowania, archiwizacji i duplikacji wysiłku. Kiedy to możliwe, eliminuj papierkową robotę na rzecz dokumentacji cyfrowej. To może być bardziej działanie długoterminowe.
-
Opróżnij biurko. Można to zrobić w kilka minut. Wyczyść wszystko z blatu biurka. Odłóż tylko kilka niezbędnych elementów. Wszystko inne powinno zostać: zarchiwizowane, przekazane właściwej osobie, umieszczone na stałe w szufladzie lub wyrzucone/oddane do recyklingu. Podejmuj szybkie decyzje, a potem wróć do pracy.
-
Znajdź schronienie. Jeśli możesz wyjść z biura, znajdź spokojne miejsce, gdzie możesz skupić się na ważnej pracy. Znajdź miejsce, gdzie możesz pracować, wyłącz internet i rób swoją pracę, a następnie ponownie włącz internet, aby móc wysłać e-mail lub załadować coś w odpowiednie miejsce. Praca z domu to dobra opcja. Im więcej to praktykujesz (może to być raz w tygodniu, godzina dziennie lub połowa każdego czasu pracy), tym lepiej.
-
Rób przerwy na oddychanie. Co 15-20 minut wstań od biurka i zrób przerwę na oddychanie. Może to być po prostu spacer po biurze, przywitanie się z kimś lub, jeszcze lepiej, wyjście na zewnątrz, aby zaczerpnąć świeżego powietrza. Przejdź się, rozpędź krew, może pomasuj kark i ramiona, jeśli czujesz napięcie. Zrób pompki, jeśli chcesz się wzmocnić. Gdy wrócisz do pracy, przypomnij sobie, nad czym chcesz pracować i usuń wszelkie rozpraszacze.
-
Praktykuj rytuał skupienia. Co godzinę lub dwie wykonuj rytuał skupienia. To zajmuje tylko minutę lub dwie. Możesz zacząć od zamknięcia przeglądarki i innych otwartych aplikacji, a może nawet wyjść na chwilę na spacer, aby oczyścić umysł i rozruszać krew. Następnie wróć do swojej listy Najważniejszych Zadań i zobacz, co musisz teraz osiągnąć. Zanim znowu sprawdzisz pocztę lub wrócisz online, pracuj nad tym ważnym zadaniem tak długo, jak potrafisz. Powtarzaj ten rytuał skupienia w ciągu dnia, aby znów się skoncentrować. Ważne są także głębokie oddechy, aby na nowo skupić się na chwili obecnej.
-
Zaplanuj duże bloki czasu na twórczość. Nie każdy może to zrobić, ale gdy to możliwe, przeznacz duży blok 3-4 godzin w swoim harmonogramie na tworzenie lub wykonywanie innej ważnej pracy. Uczyń ten czas nienaruszalnym i nie pozwól na planowanie spotkań lub innych rzeczy w tym czasie. Bądź bezwzględny w eliminowaniu rozpraszaczy i robieniu pracy, którą kochasz w tych blokach, robiąc przerwy na oddychanie w razie potrzeby. Raduj się swoją twórczością.