Piękno pustej skrzynki e-mail to coś, czego warto doświadczyć. Jest uspokajające, spokojne i wspaniałe.
Skrzynka odbiorcza przepełniona zadaniami, pilnymi prośbami o odpowiedzi i materiałami do przeczytania to chaos, stres i przytłoczenie.
Niedawno znajomy napisał:
„Pomocy! Topię się w e-mailach!”
Przyjrzyjmy się, jak najpierw utrzymać się na powierzchni, a potem bezpiecznie osiągnąć suchy ląd.
Nad Powierzchnią
Musisz dać sobie trochę przestrzeni na oddech. Przepełniona skrzynka e-mail jest przytłaczająca i nie wiesz, od czego zacząć. Zacznijmy więc od tego:
1. Utwórz folder lub etykietę „działania” w swojej skrzynce. To tutaj będziesz przechowywać e-maile wymagające działania (czegoś więcej niż tylko odpowiedzi czy archiwizacji). 2. Wybierz te najważniejsze. Przejrzyj swoją skrzynkę i zaznacz 10-15 najpilniejszych maili wymagających działania i umieść je w tym nowym folderze. Jeśli nie zajmiesz się od razu poniższymi sekcjami, możesz przynajmniej pracować z tego folderu. 3. Tymczasowo zarchiwizuj. Utwórz folder „tymczasowy”. Przenieś tam wszystko, co pozostało w skrzynce. Wszystko. Dzięki temu usuniesz je z drogi i nie będziesz się teraz nimi martwić. Zajmiemy się nimi później, ale teraz zyskaj trochę przestrzeni. 4. Ustal nową politykę. Każdy nowy e-mail, który przychodzi, będzie podlegał zasadom z następnej sekcji. Koniec z pozwalaniem na gromadzenie się poczty w skrzynce odbiorczej.
Nowe E-maile
Co zrobić z nowymi mailami, które przychodzą? Ustal zasady i natychmiast zobowiąż się do ich ścisłego przestrzegania:
1. Przetwarzaj od góry do dołu. Kiedy otwierasz swoją pocztę, przetwórz skrzynkę do końca. Zacznij od pierwszego maila w skrzynce, otwórz go. Podejmij jedną z następujących akcji, w tej preferowanej kolejności: (1) usuń (używaj tego hojnie), (2) zarchiwizuj (na wypadek, gdybyś chciał go później sprawdzić), (3) odpowiedz krótko (maksymalnie cztery zdania) i następnie zarchiwizuj, (4) dodaj do swojej listy zadań do wykonania (jeśli nie masz listy, zacznij ją teraz) i wtedy umieść w folderze „działania”. Ten ostatni punkt obejmuje długie odpowiedzi (które powinny być jak najrzadsze). Jeśli wybierzesz jedną z tych czterech opcji, powinieneś móc szybko pozbyć się każdego maila. 2. Przechodź do następnego maila i podejmuj szybkie działania, i tak dalej. Nie poświęcaj więcej niż 20 sekund na jeden mail, nawet jeśli jest to tylko krótka odpowiedź lub dodanie do listy zadań. Jeśli zrobisz to szybko, uporasz się ze skrzynką w kilka minut. 3. Dopiero po przetworzeniu zacznij zajmować się elementami z listy zadań. Możesz teraz zdecydować, czy chcesz się nimi zająć od razu, czy później. Nie zaczynaj wykonywać zadań z listy podczas przetwarzania. 4. Newslettery itp. Nigdy nie przeczytasz wszystkich tych newsletterów, powiadomień z usług, katalogów od firm itp., które regularnie trafiają do twojej skrzynki. Przejdź do swojego folderu „tymczasowy” i usuń je wszystkie teraz. Wszystkie. A gdy przyjdą nowe – maile, które nie są od prawdziwych ludzi i nie są skierowane bezpośrednio do ciebie – przejdź na koniec maila i kliknij link „wypisz się”. Każdy z nich powinien mieć link „wypisz się” – jeśli nie, oznacz jako spam. Wystarczy 10 sekund, aby kliknąć link wypisania się, przejść na nową stronę i kliknąć przycisk wypisania się. Jeśli zrobisz to z każdym pojedynczym mailem, wkrótce będziesz otrzymywać znacznie mniej poczty.
Przestrzegaj tych czterech zasad, a nigdy więcej nie będziesz mieć przepełnionej skrzynki odbiorczej.
Zatrzymaj Potop
Teraz powinno być bardziej zarządzalne. Czas ustalić kilka długoterminowych zasad, aby otrzymywać mniej maili.
Oto co należy zrobić:
1. Wypisz się ze wszystkiego. To zostało omówione w poprzedniej sekcji, ale na wypadek, gdybyś to przeoczył, wróć i przeczytaj punkt o newsletterach. Nie potrzebujesz newsletterów zalewających Twoją skrzynkę odbiorczą. 2. Przestań wysyłać tyle maili. Im więcej maili wysyłasz, tym więcej ich dostajesz. Używaj e-maila tak rzadko, jak to możliwe. Zadzwoń do ludzi lub podejdź i porozmawiaj z nimi osobiście. Jeśli to niemożliwe, spróbuj znaleźć rozwiązanie samodzielnie. Jeśli wysyłasz mail niewymagający odpowiedzi, napisz to. 3. Wysyłaj krótsze maile. Jest większa szansa, że zostaną przeczytane i że ktoś na nie odpowie, a ponadto zajmie to mniej czasu. Staraj się zmieścić w czterech zdaniach lub mniej. 4. Rzadziej sprawdzaj pocztę. Ustal określone pory każdego dnia i sprawdzaj pocztę tylko wtedy. Gdy to robisz, przetwórz swoją skrzynkę do zera, stosując powyższe zasady. 5. Filtruj powiadomienia. Jeśli są powiadomienia, które chcesz widzieć, utwórz folder lub etykietę dla nich i stwórz filtr (Gmail świetnie się do tego nadaje), aby powiadomienia trafiały bezpośrednio do tej etykiety/folderu, omijając skrzynkę odbiorczą. 6. Ustal zasady. Umieść je na swojej stronie internetowej lub wyślij do osób, z którymi pracujesz. Te zasady powinny być ukierunkowane na zmniejszenie liczby otrzymywanych próśb. Na przykład, jeśli otrzymujesz prośby, które powinny trafiać gdzie indziej, umieść to w swoich zasadach. Jeśli ludzie powinni rozwiązywać sprawy innym kanałem niż e-mail, napisz to w zasadach. Spróbuj zidentyfikować najczęstsze typy maili i znajdź rozwiązania, żeby nie musieć na wszystkie odpowiadać. 7. Opublikuj FAQ. Podobnie, jeśli regularnie dostajesz dużo pytań, opublikuj odpowiedzi publicznie, aby nie musieć odpowiadać na nie e-mailem. Zaoszczędzi ci to sporo czasu.
Przetwarzanie Starych Maili
Będziesz chciał wrócić do swojego folderu „tymczasowy”, gdy będziesz miał czas, i zacząć go przetwarzać. Kilka kroków:
1. Przetwarzaj to partiami, jeśli jest ich zbyt wiele, aby zrobić to od razu. Poświęć 5 minut i wróć później. 2. Podczas przetwarzania postępuj zgodnie z zasadami przetwarzania swojej skrzynki omówionymi powyżej (w sekcji „Nowe E-maile”). Zacznij od góry, podejmuj szybką akcję wobec każdego e-maila, przenosząc go z folderu tymczasowego najszybciej, jak możesz. 3. Nie wahaj się masowo usuwać maili. Jeśli wiesz, że nigdy nie odpowiesz ani nie podejmiesz działań w sprawie niektórych maili, po prostu zaznacz ich wiele i usuń albo zarchiwizuj. Możesz w ten sposób załatwić duże partie za jednym razem. Daj sobie swobodę, by to odpuścić – i martw się tylko o to, co musisz zrobić od tego momentu.