David Pogue, pisarz technologiczny z New York Timesa, którego bardzo podziwiam, niedawno stworzył listę his best productivity tips – i jest to dobra lista. Z zainteresowaniem zauważyłem, że używa swojej skrzynki odbiorczej jako listy zadań, co jest dość powszechną praktyką.
I choć nie ma w tym nic złego – sam to robiłem – chciałbym przedstawić krótką kontrargumentację.
Skrzynka odbiorcza e-maili nie jest najlepszą listą zadań, a oto dlaczego:
1. Nie możesz zmieniać tematów wiadomości. Oznacza to, że Twoja lista zadań składa się z tematów, które często nie mają nic wspólnego z działaniem, które musisz podjąć. E-mail z tematem „dzisiejsze spotkanie” może w rzeczywistości oznaczać, że musisz do kogoś zadzwonić lub wysłać komuś plik. Będziesz musiał otworzyć każdy e-mail, aby znaleźć te działania, co jest bardzo nieefektywne. Ewentualnie będziesz musiał pamiętać, jakie działania są związane z każdym e-mailem, co zupełnie mija się z celem listy zadań… lista ma za Ciebie pamiętać i zdejmować stres z Twojego umysłu.
2. W każdym e-mailu mogą być zawarte różne działania. Co jeśli e-mail zawiera 10 zadań do wykonania? Nie możesz usunąć ani zarchiwizować e-maila, kiedy wykonasz jedno lub dwa z tych działań. Pozostanie on w Twojej skrzynce odbiorczej, aż wszystkie 10 zostanie wykonanych, jakby nic nie zostało zrobione. Ponadto możesz zapomnieć, że w e-mailu są różne działania i go zarchiwizować lub usunąć, gdy wykonałeś jedno z zadań – albo będziesz zmuszony zapamiętać, że w e-mailu są różne działania, co ponownie mija się z celem listy zadań.
3. Nie możesz zmienić kolejności e-maili (zwykle). Wiele programów pocztowych (takich jak fantastyczny Gmail) po prostu wyświetla e-maile w kolejności ich nadejścia. To oznacza, że jeśli chcesz umieścić najważniejsze zadania na górze, nie możesz. Jeśli chcesz pogrupować wszystkie zadania związane z załatwieniem spraw w mieście, będziesz musiał utworzyć etykietę i tam ich szukać. To nie jest tak elastyczne jak nawet najprostszy program do zarządzania zadaniami.
4. Nie możesz nadać priorytetów swoim zadaniom. Większość czytelników wie, że jestem fanem wybierania trzech najważniejszych Codziennych Zadań (zobacz The Power of Less i Zen To Done, aby dowiedzieć się więcej). Ale nie możesz wymienić tylko swoich trzech najważniejszych Codziennych Zadań w e-mailu – musisz wymienić wszystkie. W kolejności ich nadejścia. Możliwe jest obejście tego problemu przez utworzenie etykiety lub folderu tylko dla ważnych zadań, ale po co używać e-maila jako listy zadań? Dlaczego nie użyć prawdziwej listy zadań, która działa tak, jak powinna?
5. Skrzynka odbiorcza e-maili zawiera rozpraszacze. To prawdopodobnie najgorsza rzecz z tej listy: jeśli patrzysz na swoje zadania w e-mailu, jesteś narażony na niebezpieczeństwo napływu nowych e-maili i rozpraszania się. Uważam, że to zły pomysł, aby mieć e-mail cały czas otwarty – to utrudnia skupienie się. Wolałbym prostą listę zadań, która pozwala Ci wyłączyć e-mail, gdy próbujesz wykonać ważną pracę.
Więc jaka jest lepsza metoda? Prosta: wybierz prostą listę zadań i przetwarzając swoją skrzynkę odbiorczą, przenoś działania na listę zadań. Dobrze sprawdzają się notatnik czy karta indeksowa, podobnie jak prosty program taki jak Taskpaper (mój obecny faworyt), a nawet plik tekstowy w Notatniku lub TextEdit. Jeśli skonfigurujesz skrót klawiaturowy dla swojej aplikacji zadań lub pliku, zajmuje to tylko chwilę, aby skopiować i wkleić zadanie z e-maila.
Nie mówię, że nie można dobrze pracować i realizować wspaniałych projektów, używając skrzynki odbiorczej jako listy zadań. David Pogue oczywiście radzi sobie z tym świetnie i czasami sam tak robiłem. Ale to nie jest najlepszy sposób, przynajmniej dla tych, którzy wolą prostszy sposób znajdowania indywidualnych, wykonalnych zadań, nadawania im priorytetów i pracy bez rozpraszaczy.