Czy kolejki w twoim życiu doprowadzają cię do stresu?
Nasze życie jest pełne kolejek, od skrzynek e-mailowych po listy rzeczy do załatwienia, wiadomości głosowe i tekstowe, różne skrzynki odbiorcze w sieciach społecznościowych, takich jak Twitter i Facebook, aplikacje do pracy, czytniki RSS, zakładane „do przeczytania” artykuły i wiele innych.
Dla wielu osób zarządzanie tymi wszystkimi kolejkami bywa stresujące, nieskończone i skomplikowane.
Przyjrzyjmy się, jak uprościć rzeczy, jak rozładować swoje kolejki i jak pozbyć się stresu związanego z ich zarządzaniem.
Kolejki, które Rządzą Naszym Życiem Jeden z moich ulubionych bloggerów, Alex Payne, napisał jakiś czas temu wpis zatytułowany Life As A Series of Queues, w którym wymienił niektóre ze swoich kolejek. Przytaczam je tutaj, ponieważ są dość typowe dla wielu osób. Oczywiście, twoja konkretna lista na pewno się różni, ale jest to przykład:
-
e-mail służbowy (zdecydowanie najbardziej podstępna kolejka)
-
e-mail prywatny
-
wiadomości błyskawiczne (kolejkują się podczas spotkań lub gdy nie jestem przy komputerze)
-
wiadomości tekstowe
-
nieodebrane połączenia i poczta głosowa
-
odpowiedzi na Twitterze
-
wiadomości prywatne na Twitterze
-
prośby o linki do aplikacji od deweloperów Twitter API
-
prośby o dodanie do białej listy przez deweloperów Twittera
-
prośby o przegląd kodu
-
zgłoszenia na naszym wewnętrznym systemie śledzenia błędów
-
zgłoszenia na Twitter API trackerze
-
pozycje na mojej liście rzeczy do zrobienia
-
prośby o wydarzenia w kalendarzu
-
nieprzeczytane pozycje w moim czytniku
-
nieprzeczytane pozycje w Instapaper
Moja własna lista byłaby dość podobna, z tą różnicą, że główne kolejki, które mam dzisiaj, to:
-
moja skrzynka Gmail
-
wiadomości prywatne i odpowiedzi na Twitterze
-
moja lista rzeczy do zrobienia (przełączam się między Taskpaper, listą zadań Gmaila i plikami tekstowymi według kaprysu)
-
nieprzeczytane pozycje w Instapaper (świetna usługa do przeczytania, jeśli jej nie używasz)
Mam również pocztę głosową w moim telefonie, ale niemal jej nie sprawdzam. Przestałem (głównie) używać Google Reader, ponieważ nie lubię konieczności śledzenia kanałów RSS. Nie sprawdzam innych portali społecznościowych tak często, jak powinienem. Nie mam papierowej skrzynki odbiorczej. A inne rodzaje pozycji z listy Alexa są kierowane do moich skrzynek Gmail lub list rzeczy do zrobienia, przynajmniej na razie.
Jakie są twoje kolejki? Może być użyteczne, aby sporządzić własną listę, abyś mógł zaplanować swoją strategię.
Strategie Rozładowania Kolejek A teraz, gdy wiemy, ile mamy kolejek, jak je rozładować lub przynajmniej utrzymać w ryzach? Oto moje ulubione strategie — twoje doświadczenie może się różnić. Warto również zauważyć, że nie będziesz stosować wszystkich strategii do każdej kolejki — wybierz te, które działają najlepiej.
1. Uprość swoje kolejki. Czy masz w życiu 15-20 różnych kolejek? Możesz spróbować je uprościć i zobaczyć, czy uda się je sprowadzić do 4-6, tak jak ja (lub jeszcze mniej, jeśli jesteś odważny). To znacznie upraszcza rzeczy, ponieważ masz mniej kolejek do sprawdzenia każdego dnia. Liczniejsza ilość kolejek jest w porządku, jeśli są one już zintegrowane z twoim codziennym planem — jeśli sprawdzasz je wszystkie rano i przed wyjściem z pracy, na przykład i nigdy nie musisz ich sprawdzać w innych porach. Lub jeśli zawsze otwierasz pewien rodzaj oprogramowania i sprawdzasz kolejkę w określonych porach dnia, to to jest w porządku. Ale jeśli musisz pamiętać, by cały czas sprawdzać tuzin lub więcej kolejek, staje się to trudne. Zobacz, co możesz wyeliminować lub skonsolidować. Na przykład, czy potrzebujesz więcej niż jednej skrzynki e-mail? Czy potrzebujesz wielu skrzynek pocztowych, czy nawet poczty głosowej w ogóle? Czy musisz być częścią trzech różnych sieci społecznościowych? Czy są rzeczy, których rzadko używasz i możesz z nich zrezygnować? Przemyśl to trochę przez kilka następnych dni lub tygodni.
2. Samoobsługa. Nie, to nie jest nieprzyzwoite, zły czytelniku. Banki i firmy sprzedające bilety (linie lotnicze, autobusy, teatry itp.) znalazły sposób na uniknięcie masowych kolejek: pozwól ludziom obsłużyć się samemu za pomocą technologii. Więc zamiast stać w kolejce do kasjera, są wszędzie bankomaty. Można kupować bilety przez maszyny lub online. Jak więc używać tego do rozładowania swoich kolejek? Zidentyfikuj typy próśb, które ciągle do ciebie docierają — w pracy, nawet w życiu osobistym, online itd. — i postaraj się znaleźć sposoby na to, aby ludzie mogli obsługiwać się sami. Na przykład, czy ludzie zawsze pytają ciebie o informacje? Umieść te informacje online. Czy potrzebują twojej zgody na wszystko? Stwórz listę kryteriów i pozwól im samodzielnie zatwierdzać rzeczy, jeśli kryteria są spełnione. Zobacz, czy możesz zautomatyzować pewne procesy. Usuń siebie jako wąskie gardło, a twoje kolejki znacznie się skrócą.
3. Zatrzymaj źródło. Za każdym razem, kiedy otrzymam newsletter lub inny zbiorczy e-mail od firmy, automatycznie przechodzę na dół i klikam link „wypisz mnie”. To zajmuje kilka sekund więcej niż po prostu naciśnięcie „usuń”, ale oszczędza znacznie więcej czasu na dłuższą metę. Bardzo nie lubię, gdy moja skrzynka odbiorcza jest zapełniona powiadomieniami i newsletterami oraz reklamami od firm — jakie marnowanie czasu, kiedy trzeba przez nie przebrnąć. Więc zatrzymuję je u źródła, aby nie były już do mnie wysyłane. Jeśli nie ma łatwego sposobu na wypisanie się, klikam przycisk „spam”.
4. Filtruj niepotrzebne rzeczy. Ustawienie filtra w Gmailu (lub w jakimkolwiek innym programie e-mailowym, z którego korzystasz) zajmuje minutę lub dwie, ale w rezultacie zaoszczędzisz mnóstwo czasu. Jeśli otrzymujesz pewne powiadomienia, które chcesz zachować w archiwum, ale nie musisz ich widzieć w skrzynce odbiorczej, przefiltruj je, aby trafiały do etykiety lub folderu tylko dla tych powiadomień. Przyjrzyj się wszystkiemu w swojej kolejce, aby zobaczyć, czego tak naprawdę nie musisz widzieć, i znajdź sposób, aby je odfiltrować. Co do rzeczy z listy rzeczy do zrobienia, możesz użyć programu (takiego jak wspomniany Taskpaper), który może używać etykiet (takich jak @dzisiaj), aby filtrować wszystko, czego nie musisz widzieć dzisiaj. Na przykład, kiedy klikam etykietę @dzisiaj na swojej liście rzeczy do zrobienia, pokazuje mi tylko trzy rzeczy, które planuję zrobić dzisiaj — nie rzeczy, które chcę zrobić później w tygodniu. Jest wiele innych narzędzi, które mogą robić podobne rzeczy dla innych kolejek. Na przykład możesz użyć Tweetdeck do rozdzielenia wszystkich osób, które obserwujesz, na grupy, abyś mógł odfiltrować wszystkich poza swoimi rzeczywistymi, prawdziwymi przyjaciółmi w jednej grupie, lub swoich kolegów z pracy w innej grupie. Jeśli korzystasz z czytnika kanałów, możesz także ustalić grupy lub foldery, aby móc sprawdzać tylko najważniejsze kanały, zamiast przepatrywać wszystko w swoim nieprzeczytanym folderze.
5. Wybierz najważniejsze. Kolejka zazwyczaj nie jest posortowana według priorytetu, więc kiedy tworzysz listę rzeczy do zrobienia, masz rzeczy posortowane w kolejności, w jakiej je zapisałeś. Twoja skrzynka odbiorcza (i większość innych kolejek) ma najnowsze pozycje na górze. Ale to oznacza, że będziesz musiał się zająć wszystkim, co może być przytłaczające (i stratą czasu)… albo to oznacza, że będziesz musiał ciągle przeglądać całą kolejkę, żeby wybrać najważniejsze. Zamiast tego, znajdź sposób, aby wybrać te najważniejsze i skupić się tylko na nich. W e-mailu możesz zaznaczyć wszystko w swojej skrzynce odbiorczej z wyjątkiem 5 najważniejszych e-maili i przenieść wszystko (poza tymi ważnymi) do folderu „do przeczytania” na później. Następnie zajmij się tylko tymi 5 ważnymi e-mailami, dopóki twoja skrzynka odbiorcza nie będzie pusta. Znowu, na mojej liście rzeczy do zrobienia, oznaczam swoje 3 najważniejsze zadania etykietą „dziś”, aby skupić się tylko na nich. W przypadku folderu do przeczytania, wybierz tylko 3 ważne rzeczy do przeczytania na teraz (jako przykład).
6. Usuń resztę. Kiedy już wybierzesz najważniejsze, zobacz, czy możesz usunąć resztę, lub przynajmniej je gdzieś przenieść do załatwienia w późniejszym czasie. Już wspomniałem, jak możesz to zrobić ze swoją skrzynką odbiorczą. Na liście rzeczy do zrobienia, możesz je umieścić w folderze/etykiecie @someday do załatwienia później. Usuń rzeczy, do których prawdopodobnie nigdy się nie zabierzesz, których wykonanie odwlekasz i które nie są absolutnie konieczne, czy które są niepotrzebne. Czasem wielkie usunięcie wszystkiego potrafi być wyzwalające.
7. Szybko przeglądaj. To dobra strategia dla większości kolejek — zamiast próbować przetworzyć całość, po prostu przeglądaj i znajdź ważne lub interesujące pozycje. Na przykład, jeśli korzystasz z Twittera, wiesz, że czytanie każdej wiadomości od każdej osoby, którą obserwujesz, może szybko stać się czasochłonnym (i stresującym) zadaniem. Zamiast tego, po prostu przeglądaj, aby zobaczyć, co się pojawiło i zapomnij o reszcie. To samo dotyczy kolejki do przeczytania (jak Instapaper lub czytnik kanałów) — nie próbuj czytać wszystkiego. Po prostu przeglądaj.
8. Odpuść potrzebę dotarcia do końca. Wiele stresu związanego z zarządzaniem kolejkami ma swoje źródło w potrzebie, którą wydaje się, że mamy: chcemy przetworzyć każdy element w kolejce i doprowadzić ją do pustki. Ale natura kolejek jest taka, że są one niekończące się. Możesz opróżnić swoją skrzynkę odbiorczą (i polecam to — jest to głęboko satysfakcjonujące), ale wkrótce pojawią się nowe e-maile. Nie stresuj się tym! Po prostu zaakceptuj ten fakt życiowy. To samo dotyczy listy do przeczytania: nie próbuj czytać wszystkiego. Ciesz się faktem, że masz miłą listę rzeczy do przeczytania — jeśli kolejka byłaby pusta, co byś zrobił, gdybyś się znudził? Kiedy zaakceptujemy ten fakt — że nigdy nie dojdziemy do końca naszej listy rzeczy do zrobienia, i że to jest w porządku — możemy przestać stresować się naszymi kolejkami. Po prostu zarządzaj nimi mądrze i zajmuj się przepływem, jak przychodzi.
Jakie są twoje strategie zarządzania kolejkami w twoim życiu? Podziel się w komentarzach! — Jeśli podobał ci się ten artykuł, proszę udostępnij go na del.icio.us, StumbleUpon lub Twitterze. Będę wdzięczny. 🙂