ProsteNawyki

Proste sposoby na poprawę jakości życia

Jak uczynić Gmail swoim centrum produktywności

W dzisiejszych czasach posługujemy się mnóstwem narzędzi cyfrowych do zwiększania produktywności, zarządzania czasem, komunikacji, sieci społecznościowych oraz monitorowania naszego życia, zarówno online, jak i offline.

Zapanowanie nad tym wszystkim może być koszmarem, a przełączanie się między tuzinem różnych narzędzi jest, szczerze mówiąc, trochę nieproduktywne.

Na ratunek przychodzi Gmail, moje ulubione rozwiązanie niemal do wszystkiego. OK, może nie do rozwiązywania problemów małżeńskich czy spędzania czasu z dziećmi, ale… dajmy mu czas. 🙂

Już teraz jest jasne, że Gmail jest najlepszym narzędziem do obsługi e-maili, a integracje z kalendarzem i czatem sprawiły, że stał się miejscem, do którego przenieśliśmy większość naszych informacji. Jednak Gmail Gadgets pozwoliły nam na połączenie pozostałych elementów układanki. Teraz możemy robić niemal wszystko w jednym miejscu — Gmailu.

Oto jak:

1. Email: Gmail to sposób, w jaki e-mail powinien być realizowany. Dzięki świetnym filtrom, możesz utrzymać swoją skrzynkę odbiorczą w czystości. Dzięki skrótom klawiaturowym możesz przebrnąć przez skrzynkę odbiorczą w kilka minut. Dzięki etykietom i archiwizacji nie tracisz czasu na porządkowanie wiadomości. Dzięki wątkom konwersacji e-maile pozostają zorganizowane. Istnieje wiele małych, sprytnych innowacji, od automatycznych kontaktów po przycisk „wyślij i archiwizuj” i wiele więcej. Jeśli jeszcze nie korzystasz z Gmaila do obsługi e-mail, warto rozważyć zmianę.

2. Zadania: Gmail niedawno dodał funkcję Tasks do listy zadań — czegoś, co wielu z nas chciało od dłuższego czasu. To jedna z najprostszych list zadań. Dodajesz zadanie. Oznaczasz je jako wykonane. Możesz je przestawiać. I to tyle. Ale jest to niezwykle użyteczne, ponieważ oto sztuczka: przeszukujesz swoją skrzynkę odbiorczą i kiedy znajdziesz email, który wymaga działania… dodajesz go do listy zadań w Gmailu. Następnie archiwizujesz email zamiast zostawiać go w skrzynce odbiorczej. Wynik: czysta skrzynka odbiorcza! Fajna funkcja: możesz zamienić email w zadanie, co oznacza, że zadanie jest połączone z emailem i łatwo możesz otworzyć email, klikając zadanie. Włącz Gmail Tasks, przechodząc do Labs (w prawym górnym rogu Gmaila). Dla użytkowników Remember the Milk jest również RTM gadget.

3. Kalendarz. Google Calendar (Gcal) jest zdecydowanie najszybszym, najprostszym i najlepszym kalendarzem, z jakiego korzystałem (tak, próbowałem iCal, Outlook, 30 Boxes i Sunbird). Działa dokładnie tak, jak tego oczekujesz. A teraz it’s in Gmail’s sidebar, dzięki czemu możesz na pierwszy rzut oka zobaczyć swoje wydarzenia będąc w Gmailu i nawet szybko dodać zadania, bez konieczności przechodzenia do kalendarza. Co więcej, Gcal, podobnie jak Google Docs i Gmail (patrz niżej) ma teraz tryb offline, więc nie musisz martwić się o połączenie z Internetem. Włącz gadżet GCal w Gmailu, przechodząc do Labs.

4. Dokumenty. Czy nadal używasz aplikacji do przetwarzania tekstu czy arkuszy kalkulacyjnych na komputerze? Rozważ przejście na Google Docs & Spreadsheets, z których obecnie korzystam wyłącznie. Działa online (z dostępem offline), jest prosty, otwiera typowe formaty i jest o wiele lepszy do współpracy. Serio – koniec z wysyłaniem różnych wersji do ludzi. Co najlepsze, koniec z synchronizowaniem dokumentów między komputerami czy noszeniem ich na pendrive’ie. A teraz, dzięki Docs gadget in Gmail, możesz otwierać swoje dokumenty bezpośrednio w Gmailu, czyniąc go jeszcze bardziej jednolitym centrum produktywności i informacji. Włącz gadżet Google Docs w Gmailu, przechodząc do Labs (w prawym górnym rogu Gmaila).

5. Twitter. Dla wielu osób Twitter to niewiarygodne miejsce do nawiązywania kontaktów, znalezienia ciekawych treści do czytania czy śledzenia bieżących wydarzeń. Ale trzymanie aplikacji Twittera otwartej przez cały czas może być nieproduktywne. Tu wkracza Twitter Gadget, który można zainstalować w Gmailu w kilka sekund i mieć dostęp do najważniejszych funkcji Twittera bezpośrednio w swoim centrum produktywności — możesz zobaczyć swój strumień Twittera, odpowiedzi, wiadomości bezpośrednie, ulubione i szybko wysyłać tweety. Oczywiście, to nie tak ładne i w pełni funkcjonalne jak inne świetne aplikacje Twittera (na myśl przychodzi Tweetdeck), ale spełnia swoje zadanie szybko i bezproblemowo.

6. Zakładki. Chcesz odszukać stronę, którą wcześniej zakładkowałeś? Używam delicious gadget do Gmaila i działa to dokładnie tak, jak się spodziewasz — możesz zobaczyć listę najnowszych zakładek w pasku bocznym Gmaila. Możesz nawet zobaczyć najpopularniejsze zakładki na delicious w danym momencie, co jest fajne. Posiadanie zakładek w Gmailu to świetna funkcja, która łączy wiele aspektów twojego życia online.

7. Czaty tekstowe, głosowe i wideo. Używam czatu Gmail do wszystkich moich potrzeb czatowych (które są dość minimalne), ponieważ mogę to zrobić bezpośrednio w Gmailu. A teraz możesz use Gmail chat for video and voice — używałem tego, i działa super prosto i świetnie. Z tymi dodatkami Gmail zaspokaja wszystkie moje potrzeby komunikacyjne.

8. Media społecznościowe. Co z innymi mediami społecznościowymi, które możesz używać, takimi jak Facebook, MySpace czy Friendfeed? Umieść je w Gmailu za pomocą gadżetów Facebook, MySpace i Friendfeed. Są też gadżety dla Digg i Flickr.

9. Kanały RSS. Myślę, że Google Reader jest najlepszym czytnikiem RSS ze względu na szybkość i prostotę. Jednakże, choć kiedyś można było dodać Google Reader do Gmaila za pomocą skryptu Greasemonkey, nowsza wersja Gmaila sprawiła, że skrypt stał się bezużyteczny. Więc co teraz robię, to add Google Reader to my Firefox sidebar, dzięki czemu mogę łatwo sprawdzać moje kanały RSS, będąc w moim jednoosobowym centrum produktywności w Gmailu (działa tylko w Firefoxie, o ile mi wiadomo).

10. Zarządzanie gadżetami. Jak można zauważyć, to mnóstwo gadżetów do dodania do Gmaila. Możesz skończyć z całą masą gadżetów biegnących w dół lewego menu okna Gmaila. Polecam, jeśli masz dość szeroki monitor, że move the labels and chat boxes to the right side. Możesz także minimalizować dowolne gadżety jednym kliknięciem (jest przycisk minimalizacji na górze każdego gadżetu), aby utrzymać porządek. Ostatecznie, pozbądź się gadżetów, z których nie korzystasz zbyt często, aby uprościć rzeczy.

11. Offline Gmail. Jednym z problemów, z jakimi borykali się ludzie z Gmailem, było to, że jest on online — co oznacza, że jeśli nie masz połączenia z Internetem (np. podróżujesz, jesteś w samolocie, lub twoje połączenie padło), nie możesz używać Gmaila. Cóż, to się teraz zmieniło dzięki Gmail’s offline mode — możesz czytać, komponować i organizować wiadomości będąc offline, co jest miłe.

Najważniejsza wskazówka Na koniec, gdy już masz skonfigurowany Gmail do realizacji wszystkich swoich potrzeb, oto najważniejsza wskazówka, aby zachować produktywność: nie trzymaj go otwartego przez cały czas.

Idealnie, wyznacz konkretne godziny na korzystanie z Gmaila i innych gadżetów, które skonfigurowałeś — może 2-3 razy w ciągu dnia. Albo zamknij go, gdy jesteś gotów pracować nad ważnym zadaniem, a następnie otwórz, gdy skończysz zadanie, ale tylko na 10 minut. Znajdź, co działa dla Ciebie, ale ustal swoje granice i trzymaj się ich!

Przeczytaj również: