Przez lata książki, artykuły i blogi o produktywności pokazywały nam, jak być bardziej produktywnym: wykonywać zadania, multitaskować, pracować szybciej, być zorganizowanym.
Krótko mówiąc, nauczyły nas, jak być dobrym trybikiem w korporacji, która chce od nas więcej. Ale to stara szkoła produktywności, czyli Produktywność 1.0.
Dzisiaj przyjrzymy się Produktywności 2.0: nowe zasady zmieniły wszystko dla pracowników na całym świecie. Nie wykonuj zadań bezmyślnie – naucz się pracować z większym skupieniem. Nie planuj i nie organizuj spotkań i komitetów – po prostu uruchom oprogramowanie, produkt lub usługę i ciągle je ulepszaj. Nie trać czasu na organizowanie – masz ważniejsze rzeczy do załatwienia.
Nieco wcześniej mówiłem o 12 Nowych Zasad Pracy, które Powinieneś Przyjąć Dziś … a dziś przyjrzymy się, jak te nowe zasady zmieniły zasady gry dla produktywności. Teraz, te pomysły nie są faktycznie nowe, ale są nowo adopowane przez wielu, a w nadchodzących latach będą przyjmowane coraz częściej, ponieważ miejsca pracy się zmieniają.
Pamiętaj, że jak zawsze, skuteczność może się różnić – te nowe zasady produktywności nie będą działać dla każdego pracownika w każdej sytuacji biurowej. Niektóre prace mają różne wymagania. Jednakże te trendy coraz bardziej się pojawiają i zmieniają nasze spojrzenie na produktywność.
1. Nie wykonuj bezmyślnie zadań – pracuj z głębszym skupieniem. Stara szkoła: Wykonuj zadania. Stara szkoła produktywności nauczyła nas, jak wykonywać zadania. Każde zadanie jest jak widget, który należy „wykręcić”, a im więcej ich wykonujemy, tym lepiej. Liczy się szybkość, a wykonywanie większej liczby zadań jest ostatecznym kryterium. Ile zadań możesz zakończyć w ciągu dnia?
Produktywność 2.0: Głębsze skupienie. Nowy pracownik nie jest tak bardzo obsesyjny na punkcie szybkości. Pozwala sobie na spowolnienie i pracę w spokojniejszym tempie. Usuwa rozpraszacze i koncentruje się na zadaniu, które wykonuje. Pasjonuje się ważnymi i ekscytującymi zadaniami i 9 Kroków do Osiągnięcia Stanu Flow (i Szczęścia) w Pracy. To pozwala na nowy rodzaj produktywności – taki, w którym liczy się jakość, powstają niesamowite rzeczy w intensywnym tempie, gdzie istnieje pasja i satysfakcja z ukończenia zadania.
2. Minimalizuj spotkania i planowanie – po prostu zacznij. Stara szkoła: Dużo planowania jest ważne. Organizuj liczne spotkania planistyczne, sporządzaj specyfikacje lub szczegółowe harmonogramy, upewnij się, że wszystko jest dobrze zaplanowane, zanim przydzielisz zasoby. To, jednak, oznaczało, że rzeczy zajmowały czas. To było w porządku, gdy świat poruszał się wolniejszym tempem.
Produktywność 2.0: Po prostu zacznij. Zapomnij o szczegółowym planowaniu. Spotkania to zwykle strata czasu. Zamiast tego określ minimalne wymagania do uruchomienia, wykonaj je jak najszybciej i uruchom w trybie beta. Ulepszaj w miarę potrzeby. Rzeczy nie muszą być doskonałe przy uruchomieniu. Google ilustruje tę filozofię – czy czekało, aż będzie miało lepszy program e-mailowy niż Microsoft Outlook, aby uruchomić Gmaila? Nie – po prostu uruchomiło dla niewielkiej grupy użytkowników i korzystało z ich opinii do ulepszania usługi, rozszerzając grupę użytkowników w miarę upływu czasu. Teraz to najlepszy program pocztowy online. To samo z Google Chrome – czy było lepsze niż Firefox, gdy zostało uruchomione w wersji beta? Nie (choć moim zdaniem było lepsze niż IE) … ale możesz być pewien, że będzie się nadal poprawiać dzięki wszystkim otrzymanym opiniom. Edycja: Zmieniłem tytuł tego punktu, aby odzwierciedlić, że pewne planowanie jest konieczne – „przeplanowanie” nie jest. 3. Papierkowa robota odchodzi – automatyzuj z technologią. Stara szkoła: Przerabianie tony papierkowej roboty. Stary pracownik produktywny miał mnóstwo przychodzących dokumentów i dużo papierkowej roboty do wypełnienia. A metody produktywności nauczyły go, jak przerabiać te papierkowe roboty.
Produktywność 2.0: Automatyzacja za pomocą technologii. Wielu pracowników uczy się przejścia na paperless. A ponieważ wszystko staje się cyfrowe, możesz użyć technologii, aby przetwarzać to szybciej. Ludzie mogą wypełniać formularze online zamiast papierkowych, a komputery mogą wciągać dane z formularzy do baz danych, które można manipulować na wiele sposobów. Nie ma potrzeby robienia kserokopii, skanowania, faksowania, składania, kserowania otworów, drukowania, czy wielu innych zadań biurowych związanych z papierem. Ludzie mogą coś kupić online, a to może być wyprodukowane i wysłane do ich drzwi bez potrzeby papierkowej roboty – wszystko to może być zautomatyzowane. Wiele małych zadań, które wcześniej były wykonywane przez ludzi, teraz może być zautomatyzowanych za pomocą komputerów.
4. Nie multitaskuj – multiprojektuj i zajmij się jednym zadaniem naraz. Stara szkoła: Multitasking jest produktywny. Żonglowanie zadaniami pokazuje, jak bardzo jesteś produktywny, mówi stara szkoła produktywności. Napisałem już wystarczająco dużo o multitaskingu, żebyście wiedzieli, jakie mam zdanie na ten temat.
Produktywność 2.0: Multiprojekt i jedno zadanie naraz. Chociaż nie będę ponownie rozwodził się nad jednofokusowym podejściem – koncentrowaniu się na jednym zadaniu naraz, aby być bardziej efektywnym – powiem, że multiprojektowanie ma swoje zastosowania. Powiedzmy, że pracujesz nad Zadaniem 1 w Projekcie A – powinieneś zajmować się jednym zadaniem naraz podczas pracy nad Zadaniem 1. Ale kiedy to zrobisz, możesz potrzebować odpowiedzi od szefa, zanim przejdziesz do Zadania 2. W tym przypadku, gdy czekasz, możesz pracować nad Zadaniem 1 w Projekcie B, zajmując się jednym zadaniem naraz. Kiedy skończysz z tym, możesz potrzebować odpowiedzi od klienta, zanim przejdziesz do następnego zadania w Projekcie B – w takim przypadku możesz wrócić do Projektu A, jeśli szef odpowiedział, lub przejść do Projektu C. Zajmij się jednym zadaniem naraz, ale pracowanie nad różnymi projektami, aby uczynić swój czas bardziej efektywnym, może być użyteczną umiejętnością.
5. Produkuj mniej, nie więcej. Stara szkoła: Produkuj więcej. Ponownie, idea była taka, aby jak najwięcej wykonywać. Dobrzy menedżerowie starali się uzyskać jak najwięcej produktywności od swoich pracowników. Dobrzy pracownicy produkowali więcej.
Produktywność 2.0: Produkuj mniej. Więcej niekoniecznie oznacza lepiej. Stare myślenie może prowadzić do wielkiej sterty śmieci. Zamiast tego skoncentruj się na jakości, na innowacjach, na kreatywności. Skoncentruj się na ważnych rzeczach. Weźmy za przykład inżyniera oprogramowania: jeden inżynier może napisać tony kodu, wybijając jeden program za drugim. Ale drugi inżynier może skupić się na naprawdę innowacyjnym programie, i chociaż napisał znacznie mniej kodu i mniej programów i spędził więcej czasu nad jednym programem … jego oprogramowanie może zmienić przemysł. Może zdobyć nagrody i uznanie. Może stać się głównym źródłem dochodu firmy, jeśli się przyjmie. Produkuj rzeczy, które zmieniają świat, z długotrwałym wpływem.
6. Zapomnij o organizacji – używaj technologii. Stara szkoła: Bądź zorganizowany. Pracownik produktywny z przeszłości miał szuflady pełne dokumentów, wszystkie dobrze zorganizowane, aby nic nigdy nie zostało zgubione. Miał Filofax pełen kontaktów i spotkań. Organizował swoje pliki komputerowe w foldery i podfoldery i pod-pod-foldery i tak dalej. Zajmowało to dużo czasu, ale było tego warte.
Produktywność 2.0: Oznaczaj, archiwizuj i szukaj. Z technologią to nie jest konieczne. Oznacz plik pewną etykietą, zarchiwizuj go i znajdź go później za pomocą etykiety lub wyszukiwania. To podejście oszczędza dużo czasu, wiele wysiłku i wiele bólu głowy. Możesz spędzać swój czas na ważniejszych zadaniach.
7. Precz z hierarchiami – witaj wolności. Stara szkoła: Hierarchia. Stare myślenie zakłada, że hierarchie są bardziej efektywne. Przecież w dyktaturze pociągi jeżdżą na czas, prawda? Cóż, to nie zawsze prawda. Hierarchie wymagają wiele decydowania odgórnego i dużo komunikacji góra-dół. Dolny poziom jest często pozostawiony bez władzy do działania, dopóki górny poziom nie podejmie decyzji, a górny poziom często pozostaje bez ważnych informacji niezbędnych do podjęcia tych decyzji, ponieważ nie są na dole w okopach. W rezultacie jest wiele nieefektywności.
Produktywność 2.0: Niezależność, wolność i współpraca. Hierarchie są spłaszczane. Właściwie nowe formy organizacji i współpracy są tworzone cały czas. Coraz więcej ludzi pracuje niezależnie, czy to w ramach firmy, czy jako freelancerzy i konsultanci. Podejmują się zadań, kiedy chcą, i współpracują z innymi według własnej woli. Pracownicy są uprawnieni do podejmowania decyzji, komunikacja jest bardziej efektywna, a ludzie z wolnością są zazwyczaj bardziej zadowoleni z pracy i bardziej zaangażowani w wykonywaną pracę.
8. Pracuj mniej godzin, nie więcej. Stara szkoła: Pracuj dłużej. Pracuj długo i ciężko! Bądź czołowym producentem! Wypal się do wieku 40 lat! Długie godziny pracy zdobywały punkty u szefa, a to była rywalizacja, kto pracuje najwięcej i najciężej.
Produktywność 2.0: Pracuj mniej godzin. Z większą wolnością, pracownicy zdają sobie sprawę, że praca to nie wszystko, i że ważniejsze jest być szczęśliwym, produkować ważną pracę, mieć wolność, być kreatywnym i innowacyjnym, być pasjonującym swoją pracą … niż oddawać wszystko, co masz dla czegoś, co cię nie obchodzi. W rezultacie, więcej ludzi pracuje z domu. Więcej ludzi ma elastyczne godziny pracy, pracując wcześnie i wychodząc wcześnie lub przychodząc późno i wychodząc późno. Więcej osób robi sobie drzemki po południu, kiedy ich produktywność zazwyczaj spada, i budzi się odświeżonych i gotowych na produktywną drugą rundę. Więcej ludzi stawia limity na swoje godziny pracy, zdając sobie sprawę, że dzięki tym limitom faktycznie lepiej wykorzystują mniej godzin pracy.