Jednym z objawień GTD jest bardzo proste (i z perspektywy czasu bardzo oczywiste) zalecenie, aby wszystko zapisywać. Zapisuj wszystkie swoje myśli na papierze (lub cyfrowo) — nie pozwól, aby unosiły się w twojej głowie, gdzie wypłyną w nieodpowiednich momentach, będą cię stresować i zostaną zapomniane, gdy będą potrzebne. Masz pomysł? Zapisz go od razu, zanim zapomnisz. Pomyślałeś o zadaniu, które musisz wykonać? Zarejestruj je również. Przypomniałeś sobie o czymś ze swojej listy zakupów? Wiesz, co robić.
Jeśli nie rejestrujesz jeszcze wszystkich swoich myśli lub zadań natychmiast na papierze lub w systemie cyfrowym i nie nosisz tego wszędzie ze sobą, gorąco polecam, abyś zaczął to robić już dziś. Nawet jeśli nie wdrożysz całego systemu GTD, ten jeden krok może zrobić dużą różnicę. Eliminuje to wiele stresu związanego z tym, co unosi się w głowie i zapobiega zapominaniu WIELU rzeczy. Zaufaj mi.
Oto kilka wskazówek dotyczących wszechobecnego rejestrowania, niezależnie od tego, czy masz już system, czy nie:
-
Niektóre z bardziej popularnych metod to: mały notes, Hipster PDA, PDA lub smartfon, lub notatnik Moleskine. Każda z tych metod ma swoich zagorzałych zwolenników, a każda ma swoje zalety i wady. Wolę prosty, mały notes, ponieważ jest tani, przenośny i łatwo dopasowuje się do moich potrzeb.
-
Noś go wszędzie ze sobą. Niezależnie od tego, jakiego systemu używasz, powinien być bardzo łatwy do noszenia i szybkiego zapisywania pomysłów. Musisz go nosić wszędzie, gdzie idziesz, w tym do łóżka, do sklepów, gdy jesteś w szpitalu – dosłownie wszędzie.
-
Zapisuj pomysły natychmiast. Nie czekaj na później. Zapomnisz. Nawet jeśli nie zapomnisz, twój umysł będzie marnować cenne cykle CPU, próbując to zapamiętać, zamiast koncentrować się na tym, co robisz w danym momencie.
-
Gdy wrócisz do komputera lub miejsca, gdzie przechowujesz swoje listy kolejnych działań, przetwórz swoje notatki natychmiast. Jeśli po prostu zapiszesz swoje pomysły, ale faktycznie ich nie przeniesiesz do swojego systemu działań, nie jest to warte wysiłku. Pomysły i zadania, które zapisujesz, muszą być faktycznie realizowane lub przynajmniej musisz podjąć decyzję (możesz zdecydować się na ich porzucenie), w przeciwnym razie twój system nie będzie działał. Twój umysł będzie przechowywał te rzeczy w swojej aktywnej pamięci RAM, ponieważ wie, że samo zapisanie ich nie pomoże ci ich zapamiętać później.
-
Nie używaj swojego systemu rejestrowania jako systemu działania. To będzie punkt gorącej debaty wśród zwolenników GTD, ponieważ niektórzy lubią używać swoich Moleskine’ów i PDA zarówno jako systemów rejestrowania, jak i działania. Pozwól, że wyjaśnię: jeśli używasz jednej części Moleskine’a do rejestrowania, a drugiej części (być może oznaczonej zakładkami) do list kolejnych działań i projektów, to w porządku. Po prostu nie mieszaj ich. Jeśli zapisujesz rzeczy na liście jako rejestrowanie, a następnie używasz tej samej listy jako listy zadań do wykonania, napotkasz problemy. Po pierwsze, będzie to mylące, ponieważ lista jest uporządkowana tylko według kolejności rejestrowania. Ponadto nie będziesz miał rzeczy podzielonych na konteksty, co oznacza, że będziesz stale przeszukiwać różne typy działań, których nie możesz faktycznie wykonać w danym momencie. Z biegiem czasu rzeczy, które musisz jeszcze zrobić, będą kilka stron wyżej w twoich notatkach, co oznacza, że będziesz musiał stale przeszukiwać swoje notatki rejestrowania, aby dowiedzieć się, co musisz zrobić.
-
Używaj narzędzi, które kochasz. Niektórzy ludzie uwielbiają teksturę notatników Moleskine i mają ulubiony długopis, który świetnie leży w dłoni i pięknie porusza się po papierze. Inni cieszą się technologią PDA. Po prostu wybierz coś, czego używanie sprawia ci przyjemność – będziesz bardziej skłonny do tego używać.
-
Jeśli popełnisz błąd, po prostu zacznij od nowa. Czasami zapominamy o naszym systemie rejestrowania lub jesteśmy zbyt zajęci. To się zdarza każdemu z nas. Nie biczuj się ani nie porzucaj systemu. On działa. Musisz tylko zacząć od nowa. Możesz spróbować nowego systemu, ale po prostu zacznij.