To jeden z powodów, dla których odkładamy cotygodniowy przegląd GTD – może on trwać naprawdę długo. Wiele z moich przeglądów zajmowało 2-3 godziny, a jeśli byłem wielokrotnie przerywany, nawet dłużej. Kiedy coś trwa tak długo, a my jesteśmy zajęci innymi projektami, nic dziwnego, że wiele osób pomija ten kluczowy element.
Chcę podkreślić, że nie musi to trwać tak długo.
Niedawno opublikowałem, że Cotygodniowy Przegląd: Klucz do GTD i osiągania celów. Jednocześnie, jeśli jesteś osobą zapracowaną, kluczowe jest, abyś był w stanie wykonać ten niezbędny element w mniej niż godzinę, a nawet w 30 minut, jeśli to możliwe.
Da się to zrobić. Oto jak:
-
Codziennie przetwarzaj swoje skrzynki odbiorcze i przeglądaj listy następnych działań. Postaraj się opróżnić skrzynkę odbiorczą do zera do końca każdego dnia – nie musisz wykonać wszystkiego, co jest w skrzynce odbiorczej, ale powinieneś przez nią przejść i dla każdej pozycji: wyrzucić, delegować, zarchiwizować lub umieścić na liście rzeczy do zrobienia (zobacz 3 Kroki do Zawsze Czystego Biurka). Powinieneś również przeglądać swoje listy następnych działań przynajmniej raz dziennie, odhaczając wykonane zadania, dodając nowe rzeczy, usuwając niepotrzebne elementy. Spróbuj wprowadzić ten codzienny nawyk, jeśli to możliwe. Jeśli zaniedbasz ten krok, nie przestawaj – po prostu wydłuży to nieco przegląd, ale nadal możesz go zrobić w mniej niż godzinę.
-
Przed przeglądem (albo rano tego dnia, albo dzień wcześniej) upewnij się, że twoja skrzynka odbiorcza jest pusta. Jeśli nie utrzymywałeś jej pustej przez cały tydzień, przynajmniej zrób to raz, tuż przed przeglądem. Zaoszczędzi to wiele czasu podczas samego przeglądu. Dotyczy to także twojej skrzynki mailowej. (Zobacz Email Zen: Opróżnij swoją Skrzynkę Odbiorczą)
-
Oczyść swoje biurko, jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś. Czyste miejsce pracy jest ważne dla minimalizacji rozproszenia uwagi.
-
Zamknij wszystkie źródła rozproszenia i powiedz innym, że nie należy ci przeszkadzać przez godzinę. Zamknij pocztę (skrzynka odbiorcza powinna być pusta), czytnik blogów, gry, cokolwiek, co nie jest potrzebne do przeglądu.
-
Miej przygotowaną listę kontrolną. Wydrukowałem kilka list kontrolnych do cotygodniowego przeglądu – wszystkie kroki przeglądu i listę kontrolną dla wyrzutu myśli. (Zobacz koniec tego artykułu, aby uzyskać linki.)
-
Skup się na przeglądzie i przejdź przez niego energicznie. Musisz wejść w odpowiedni rytm. Są chwile, kiedy piszę artykuł i po prostu go tworzę. Są chwile, kiedy mam 200+ nieprzeczytanych postów na blogach w moim Google Reader i jestem w stanie przebrnąć przez nie w 20 minut. Zrób to samo ze swoim przeglądem. Po prostu działaj na pełnych obrotach. Nie pozwól sobie na rozproszenie uwagi. Skup się i działaj!
-
Nagródź się, gdy skończysz. Ahhh. Satysfakcja z ukończonego przeglądu jest nieporównywalna, z wyjątkiem rzeczy, które powinny być wykonywane tylko przez twojego partnera.
Aktualizacja: Na prośbę, oto linki do list kontrolnych, o których wspomniałem w Kroku 5 powyżej:
-
Lista kontrolna do cotygodniowego przeglądu: Davidco [free pdf download, but you need to register]; alternatively, try MineZone wiki [przewiń w dół do Cotygodniowego Przeglądu]
-
Lista wyzwalaczy do wyrzutu myśli: 43 Folders [zaczerpnięta bezpośrednio z książki]
Drukuję obie te listy kontrolne do mojego cotygodniowego przeglądu (mam ich stos w swoim biurku).