Kiedyś moje biurko było zagracone wszystkimi rzeczami, nad którymi aktualnie pracowałem — nie wspominając o dziesiątkach rzeczy, nad którymi nie pracowałem: notatki, karteczki samoprzylepne, numery telefonów, papiery do złożenia, stosy rzeczy do zrobienia później. Byłem zbyt zajęty, by to zorganizować, a jeśli już udało mi się je uporządkować, szybko ponownie się zagraciło.
Dziś jest inaczej. Obecnie moje biurko jest zawsze czyste, poza jedną rzeczą, nad którą aktualnie pracuję, a czasem notesem i długopisem do zapisywania notatek, pomysłów lub zadań do wykonania w miarę jak się pojawiają. To wyzwalające uczucie… uspokaja mnie… redukuje stres i chaos… zdecydowanie ułatwia znajdowanie rzeczy… i czyni mnie bardziej wydajnym i produktywnym.
Jak dokonałem tej transformacji? Cóż, to nie była łatwa droga, a przez lata doskonaliłem się, ale podstawowe kroki są opisane poniżej. Ważne jest, aby pamiętać, że musisz mieć system i musisz nauczyć się go przestrzegać. W przeciwnym razie tylko posprzątasz biurko, a ono znowu się zagraci.
Duża część mojego obecnego systemu (w przeciwieństwie do rzeczy, które próbowałem po drodze) jest prawie całkowicie zaczerpnięta z „Getting Things Done” Davida Allena (przez Lifehacker i 43 Folders). Koniecznie przeczytaj, jeśli jeszcze nie miałeś okazji.
Oto system:
-
Najpierw zbierz wszystko z biurka i z szuflad i umieść to w jednym dużym stosie. Włóż to do swojej „skrzynki spraw przychodzących” (jeśli się nie mieści, połóż obok biurka lub gdziekolwiek). Od tej pory wszystko, co przychodzi, musi trafić do twojej skrzynki, a ty przetwarzasz to tak, jak opisano poniżej.
-
Przetwórz ten stos od góry do dołu. Nigdy nie przestawiaj, nigdy nie pomijaj ani jednej kartki papieru, nigdy nie odkładaj papieru z powrotem na stos. Zrób to, co jest potrzebne z tą kartką, a potem przejdź do następnej w stosie. Opcje: wyrzuć to, deleguj, zarchiwizuj, zrób to lub umieść na liście do wykonania później. W tej kolejności preferencji. Zrób to, jeśli zajmuje to 2 minuty lub mniej. Jeśli trwa dłużej, a nie możesz tego wyrzucić, delegować ani zarchiwizować, umieść to na liście zadań do wykonania (więcej na temat twojej listy zadań w innym poście).
-
Powtarzaj co najmniej raz dziennie, aby utrzymać biurko w czystości. Najlepiej pod koniec dnia, ale mam tendencję do bieżącego przetwarzania i porządkowania. Gdy przetworzysz swój stos, twoje biurko będzie czyste. Wyrzuciłeś, zarchiwizowałeś lub umieściłeś wszystko tam, gdzie należy (nie na biurku ani schowane w szufladzie). Utrzymuj to w ten sposób. Musisz przestrzegać powyższego systemu: wkładaj wszystko do swojej skrzynki spraw przychodzących, a następnie podejmuj działania dotyczące każdej kartki papieru w tej skrzynce przy użyciu jednego z wymienionych kroków. Jeśli jakiś element znajduje się na twojej liście zadań do zrobienia, możesz przechowywać związany z nim papier w folderze „Do Działania”. Ale musisz regularnie (dziennie lub tygodniowo) przeglądać ten folder, aby upewnić się, że wszystko jest usuwane.
To takie proste. Masz numer na karteczce samoprzylepnej? Nie zostawiaj go na biurku. Zarchiwizuj go w rolodeksie lub programie kontaktów. Masz coś, nad czym będziesz pracować później? Nie trzymaj papierów na biurku. Umieść to na liście zadań do zrobienia i zarchiwizuj papiery w folderze „Do Działania”. Zarchiwizuj lub wyrzuć, lub deleguj wszystko inne.
Pozostawianie rzeczy na biurku to prokrastynacja (a jako prokrastynator wiem, co mówię). Jeśli odłożysz to na później, rzeczy na pewno zaczną się piętrzyć na biurku. Zajmij się nimi od razu, podejmij decyzję, podejmij działanie.
To, co opisałem, jest dobrym nawykiem do nauczenia się, ale nauka tego zajmuje czas. Pomylisz się. Przypomnij sobie tylko, a potem to zrób. Wkrótce stanie się to nawykiem, którego trudno będzie się pozbyć. I zaufaj mi, gdy już przyzwyczaisz się do czystego biurka, nie będziesz chciał złamać tego nawyku.