Używam wyłącznie Gmaila do poczty elektronicznej, co stanowi znaczną część moich dwóch etatowych zajęć. Otrzymuję sporo wiadomości w ciągu godziny i dość szybko na nie odpowiadam.
Jedna rzecz, którą zauważysz w mojej skrzynce Gmail, to fakt, że jest niemal zawsze pusta.
Posiadanie czystej skrzynki odbiorczej daje mi Zenowe uczucie spokoju i satysfakcji. Gorąco polecam to wszystkim. Nie zawsze tak było — w przeszłości miałem wiele e-maili w skrzynce odbiorczej. Leżały tam, czasem nieprzeczytane, czasem czekające na podjęcie działania, czasem na zarchiwizowanie, a inne po prostu czekały, bo odkładałem je na później. Miałem także wiele folderów do archiwizacji moich e-maili, aby móc je znaleźć, gdy ich potrzebuję. Czasem archiwizacja zabierała mi chwilę, więc odkładałem to na później. Wielu znanych mi ludzi postępuje tak samo.
Ale GTD to zmieniło, a przez prawie rok konsekwentnie utrzymuję czystą skrzynkę odbiorczą.
Oto moje proste kroki do osiągnięcia Email Zen:
1) Nie sprawdzaj poczty od razu rano ani nie miej jej stale otwartej. To wskazówka oferowana przez wiele blogów, więc nie ma w tym nic nowego. Sprawdzenie poczty od razu rano wpędzi Cię w pułapkę pracy nad e-mailami przez dłuższy czas. Zamiast tego zrób swoją najważniejszą rzecz na dany dzień lub tę, którą odkładałeś najdłużej. Następnie sprawdź pocztę. Jeszcze lepiej – zrób najpierw 2 lub 3 rzeczy. Również jeśli ciągle sprawdzasz pocztę przez cały dzień lub otrzymujesz powiadomienia o każdej nowej wiadomości, będziesz nieustannie rozpraszany i nie będziesz w stanie skupić się na zadaniu przed sobą. Sprawdzam pocztę raz na godzinę, ale możesz mieć inne potrzeby.
2) Kiedy sprawdzasz pocztę, rozpatruj każdą wiadomość po kolei, od razu. Podejmij decyzję, co trzeba zrobić w odniesieniu do każdego e-maila.
2a) Czy to spam lub przesłana wiadomość? Natychmiast ją usuń.
2b) Czy to długi e-mail, który musisz przeczytać dla informacji? Przenieś go do folderu „Do Czytania” (lub oznacz „Do Czytania” i zarchiwizuj) lub wydrukuj do czytania w drodze (na przykład czekając w kolejce).
2c) Jeśli e-mail wymaga działania, zanotuj to działanie na liście rzeczy do zrobienia lub GTD, aby wykonać je później. Również zanotuj, aby sprawdzić e-mail dla informacji, jeśli to konieczne. Następnie zarchiwizuj e-mail. Łatwo znajdziesz go później, gdy będziesz potrzebować wykonać to zadanie.
2d) Jeśli możesz odpowiedzieć na niego w minutę lub dwie, zrób to od razu. Nie odkładaj tego. Jeśli będziesz czekać, skończysz z zaległością e-maili do odpowiedzi i możesz nigdy do tego nie dojść. Odpowiadam szybko, krótką notką, i wysyłam natychmiast. W ten sposób jestem postrzegany jako osoba reagująca na czas i mająca wszystko pod kontrolą.
2e) Jeśli musisz wrócić do e-maila później lub czekasz na odpowiedź, zanotuj to na liście „Oczekujące”. Nie pozostawiaj go w skrzynce odbiorczej jako przypomnienia.
3) Mam tylko jeden folder: „Archiwum”. Kiedy odpowiadam na e-mail lub kończę go czytać, jeśli nie wymaga odpowiedzi, lub zapisuję go na mojej liście rzeczy do zrobienia, archiwizuję go. To takie proste. Możesz dodać folder „Do Czytania”, jeśli chcesz. Zazwyczaj drukuję dłuższe teksty do przeczytania później, na przykład podczas lunchu lub czekając na coś. Inni ludzie mają folder „Akcje” lub „Oczekujące”, ale uważam, że to po prostu dodatkowa skrzynka odbiorcza (lub „wiadro”, jak nazywa to David Allen z GTD), którą musisz nieustannie sprawdzać. Nie lubię sprawdzać dodatkowych folderów. Mam swoje listy rzeczy do zrobienia i listę „Oczekujące”, i to wystarcza. Więc to takie proste jak naciśnięcie „Archiwum” na e-mailu, a jeśli potrzebuję go później znaleźć, wyszukiwanie w Gmailu jest tak dobre, że łatwo go odnajdę. Nigdy nie miałem problemów z tym systemem.
Email Zen jest prosty: sprawdzaj e-mail w regularnych odstępach, podejmuj działania w odniesieniu do każdego e-maila od razu (lub zanotuj to na liście, aby zrobić później) i archiwizuj.
Ahhh. Pusta skrzynka odbiorcza!