Jedną z rzeczy, o które ludzie często mnie pytają, jest uporządkowanie ich cyfrowego życia. Napływa do nas mnóstwo informacji, co może sprawiać wrażenie, że wszystko się piętrzy i że panuje nad tym ogromny chaos.
Od przepełnionych skrzynek odbiorczych i aplikacji do przesyłania wiadomości, po dziesiątki kart przeglądarki i pliki na pulpicie, po zadania i informacje, które chcemy śledzić… to dużo!
Dziś chciałbym podzielić się trzema prostymi wskazówkami, jak uporządkować cyfrowe życie.
Małymi krokami poczujesz, że przynajmniej część rzeczy jest w porządku.
Wskazówka #1: Upraszczaj
Trudno jest organizować, gdy masz milion rzeczy do zorganizowania. Jedną z moich ulubionych rad dotyczących organizacji jest „Uprość przed zorganizowaniem”. Jeśli zamierzasz uporządkować swój dom, znacznie łatwiej to zrobić, jeśli oddasz połowę gratów!
W przypadku twojego cyfrowego życia może pomóc poświęcenie kilku dni na uproszczenie:
- Poświęć 30 minut na przejrzenie skrzynki e-mailowej i archiwizację wszystkiego, co nie jest ważne lub nie wymaga działania. Oznacz gwiazdką elementy, które wymagają działania. Daj szybkie odpowiedzi na inne, jeśli można to zrobić w mniej niż minutę. Zrezygnuj z subskrypcji e-maili marketingowych i newsletterów, których nie czytasz. Oczyść trochę rzeczy!
- Poświęć godzinę na zapisanie w zakładkach i zamknięcie kart, których teraz nie używasz. Jeśli trzymasz kartę otwartą, bo wymaga ona działania, dodaj ją do folderu „Działania” i umieść na liście zadań.
- Poświęć kilka godzin na usunięcie rzeczy na swoim komputerze, których już nie potrzebujesz. Pozostałe rzeczy, które nie są tak ważne, umieść w folderze „archiwum”.
Gdy już trochę uprościsz, możesz przejść do porządkowania. Należy jednak pamiętać, że uproszczenie można nadal stosować podczas organizacji.
Wskazówka #2: Miejsce na Wszystko
Moją ulubioną wskazówką dotyczącą organizacji jest „Miejsce na wszystko (i wszystko na swoim miejscu)”. W tym przypadku oznacza to wyznaczenie miejsc na rzeczy w twoim cyfrowym życiu.
Użyj pojemników:
- E-maile: Miej folder lub etykietę na elementy, które wymagają działania (ja używam oznaczenia gwiazdką w Gmailu). Możesz także mieć foldery na e-maile, które wymagają dalszego działania, oraz na konkretne projekty, jeśli chcesz.
- Karty przeglądarki: Jest tyle kart! Lubię przeglądarkę Arc, ponieważ ma różne przestrzenie, w których można trzymać różne rzeczy (np. przestrzeń na pisanie, finanse, naukę, ważny projekt itd.). W każdej przestrzeni mam foldery organizujące różne karty, które muszę zapisać. Ale niezależnie od przeglądarki możesz zapisać zakładki i umieścić je w folderach. Jeśli karty są ważne, poświęć chwilę, aby znaleźć dla nich miejsce.
- Notatki i dokumenty: W ciągu ostatniej dekady nastąpił boom na różne rodzaje oprogramowania do organizacji notatek (Notion, Obsidian, Roam, Tana, Capacities itp.). Moja rekomendacja to nie zagłębianie się w szukaniu idealnego systemu. Po prostu użyj tego, do czego jesteś przyzwyczajony (Apple lub Google Notes, One Note, Google Docs, Evernote itp.). Ale miej foldery/etykiety na informacje i dokumenty, które musisz odnaleźć. Nie próbuj ich całkowicie organizować, po prostu umieszczaj rzeczy w zgrubnych grupach i korzystaj z wyszukiwarki, kiedy musisz coś znaleźć.
- Foldery na komputerze: To samo z wszystkimi plikami na komputerze — umieszczaj je w pewnych zgrubnych kategoriach/folderach i nie martw się o to zbytnio. Mam foldery na podatki, ważne dokumenty, pisanie i niektóre projekty związane z pracą. Wszystko tam wrzuć, i nie pozwól, aby zaśmiecało ci pulpit.
- Zadania: Znowu, nie sądzę, że istnieje idealny system, a ludzie spędzają zbyt dużo czasu, próbując znaleźć idealne oprogramowanie do zadań i zorganizować wszystko perfekcyjnie. Możesz zadowolić się kilkoma listami w aplikacji do notatek: listą główną wszystkiego, co musisz zrobić (zorganizowaną według różnych obszarów, takich jak finanse i projekty związane z pracą, jeśli chcesz), i listą na dzisiaj. Jakiśkolwiek system wybierzesz, trzymaj go w prostocie i dodawaj rzeczy z kart przeglądarki i skrzynki odbiorczej, które trzeba wykonać, aby nie musieć trzymać wszystkiego w głowie.
Jak widzisz, gorąco polecam trzymanie organizacji w prostocie, nie przemyśliwanie jej zbytnio, nie potrzebowanie idealnych aplikacji czy ustawień. Nie spędzaj dużo czasu na organizacji — lepiej poświęć czas na działanie. Lub na cokolwiek innego, co sprawia ci przyjemność.
Główna idea polega na wyznaczeniu miejsca na prawie wszystko w twoim cyfrowym życiu. Gdy już znajdziesz te miejsca, poświęć trochę czasu co tydzień na uporządkowanie i umieszczenie rzeczy tam, gdzie powinny się znaleźć.
Wskazówka #3: Skoncentruj się na rzeczach
Na koniec, zakładając, że zrobiłeś już dwie pierwsze rzeczy … masz trochę przestrzeni, aby się skupić. Jeśli uprościłeś swoją cyfrową przestrzeń i umieściłeś rzeczy na swoich miejscach, twoje cyfrowe życie powinno być znacznie prostsze.
Ostatnia wskazówka to skupienie się na jednej rzeczy naraz. Odsuń na bok wszystko inne, gdy zamierzasz zrobić jedną rzecz.
Na przykład:
- Kiedy piszę, używam aplikacji do pisania na pełnym ekranie.
- Kiedy zajmujesz się e-mailami, skup się tylko na przetwarzaniu swoich e-maili w ramach czasu, który sobie wyznaczyłeś.
- Jeśli skupiasz się na zadaniu, miej otwarte tylko dokument(y) lub kartę(karty) przeglądarki potrzebne do tego zadania. Włącz muzykę, aby się skupić i nie przeskakuj z zadania na zadanie.
- Jeśli nadszedł czas na organizację, skup się na organizacji tak bardzo, jak to możliwe, a potem odpuść i przejdź do następnej rzeczy.
- Używaj blokad stron, aby wyeliminować rozproszenia z wyjątkiem czasu, gdy robisz przerwy.
To nie chodzi o perfekcję … ale jeśli pozwolisz sobie na skupienie, twoje cyfrowe życie nie będzie się wydawać takim bałaganem.