Ile razy w ciągu dnia sprawdzasz e-maile, zaglądasz na swoje ulubione blogi lub serwisy społecznościowe, przeglądasz dokumenty lub wykonujesz telefony… gdy wiesz, że powinieneś zajmować się czymś ważniejszym?
Prokrastynacja drzemie w każdym z nas, a jednym z najlepszych sposobów na nią jest wykonywanie wszystkich tych zajęć, które sprawiają, że czujemy się, jakbyśmy coś robili — podczas gdy nie robimy tego, co wiemy, że powinniśmy.
Musimy wykonać te ważne zadania, wiemy o tym, a mimo to tego nie robimy. Dziś przyjrzymy się sposobom na strategiczne działanie przeciw temu nazbyt powszechnemu zjawisku.
Ostatnio czytelnik c5ask napisał:
„Przeczytałem kilka artykułów na temat 'Pokonywania oporu wobec wykonywania użytecznych zadań’. Próbuję się do tego stosować i w pewnym stopniu mi się udało. Widzę zauważalną zmianę w codziennych czynnościach.
Jednocześnie istnieje coś, co można nazwać 'Pokonywaniem potrzeby wykonywania nieużytecznych zadań’. Zdałem sobie sprawę, że istnieją pewne zadania, które wykonujemy z przyzwyczajenia, tak często, że nawet nie zdajemy sobie z tego sprawy. Np. sprawdzanie e-maili.”
Jak więc walczyć z tą pokusą? Sugeruję nie robić jednej rzeczy, ale wiele. Atakuj wroga ze wszystkich stron, a wkrótce się podda. Oto kilka świetnych strategii, jak pokonać pokusę wykonywania niepotrzebnych czynności:
-
Wiedz, co jest ważne. Jeśli Twoja lista zadań jest po prostu spisem wszystkiego, co musisz zrobić, nie odróżniłeś zadań o dużym wpływie od bezsensownych zajęć. Zaznacz swoje trzy najważniejsze priorytety na dany dzień. Wszystko inne powinno być drugorzędne.
-
Umieść to w widocznym miejscu. Na komputerze, na ścianie lub centralnie na biurku – umieść widoczne przypomnienie o tym, co powinieneś robić dzisiaj.
-
Jedno zadanie na raz. Ostatnio pisałem o mocy wykonywania jednego zadania na raz, co jest istotne tutaj, ponieważ wykonując wiele zadań jednocześnie, zazwyczaj przełączasz się między tym, co powinieneś robić, a tym, czego nie powinieneś — między tym, co ważne, a zajęciami bezsensownymi.
-
Zidentyfikuj swoje pożeracze czasu. Jakie czynności wykonujesz najczęściej? Dla niektórych to e-maile, dla innych telefon, dla jeszcze innych konkretna strona czy trzy. Jeśli nie masz pewności, śledź to przez kilka dni. Znając swoje pożeracze czasu, możesz je pokonać.
-
Zapisuj je. Czasami samo monitorowanie czegoś przez tydzień lub dwa sprawia, że stajemy się bardziej świadomi.
-
Zmieniaj nawyki. Jeśli największym pożeraczem czasu są e-maile (na przykład), podejmij świadomy, zdecydowany wysiłek, aby zmienić ten nawyk z częstego sprawdzania poczty na przeglądanie jej w dwóch lub trzech wyznaczonych porach dnia. (Więcej wskazówek na temat zmiany nawyków: the no-fail method, 5 things you need to know, 13 rzeczy, których warto unikać przy zmianie nawyków.)
-
Bądź odpowiedzialny. Powiedz ludziom, że zamierzasz się zmienić. Bądź przed nimi odpowiedzialny, aby mogli zobaczyć, ile razy ci się udało, a ile nie. Codzienne aktualizacje mailowe dla przyjaciół to dobry sposób, podobnie jak korzystanie z forum internetowego lub wywieszanie dużej listy wyników w biurze, gdzie każdy może to zobaczyć. Pozytywna presja społeczna pomoże.
-
Miej dobre powody do oszczędzania czasu. Dlaczego chcesz wyeliminować swoje pożeracze czasu? Jeśli nie masz dobrego powodu, niewiele to da. Ale jeśli chcesz skończyć pracę wcześniej, aby spędzić czas z rodziną, chcesz znaleźć czas na ćwiczenia, relaks albo czytanie, albo rzeczywiście chcesz osiągnąć konkretne cele czy zrealizować duży projekt… te powody zmotywują cię do zmiany. Pamiętaj o swojej motywacji przez cały czas.
-
Nagradzaj się. Za każdym razem, gdy powstrzymasz się przed pokusą, daj sobie nagrodę. Może to być coś słodkiego, punkty, które przyniosą większe nagrody, lub coś relaksującego.
-
Odłącz się. Jeśli twoje największe pożeracze czasu są online (lub to e-mail), rozważ odłączenie się na pewne kluczowe okresy w ciągu dnia. Na przykład najlepsze pisanie wykonuję, gdy jestem odłączony od internetu.
-
Znaj swoje kluczowe pory. Kiedy masz najwięcej energii i wykonujesz najwięcej pracy? Zidentyfikuj te godziny w ciągu dnia i uczyń je swoimi „czasami bez zakłóceń”. Wykonuj w tych godzinach tylko ważne zadania.
-
Pozbywaj się zakłóceń. Wyłącz telefony, załóż słuchawki (aby zablokować dźwięki), powieś znak „nie przeszkadzać”, wyłącz powiadomienia mailowe, może nawet ustaw status „na urlopie”. Usuń również wizualny nieład wokół siebie.
-
Zerwij z nałogiem całkowicie. Czasami, gdy uzależnienie jest naprawdę silne, po prostu trzeba je całkowicie wyeliminować i przetrwać trudne momenty. Jeśli twoim uzależnieniem są e-maile, na przykład, nie sprawdzaj ich przez kilka dni. Będzie to bardzo trudne. Udawaj, że jesteś na urlopie. Potem, gdy wrócisz do e-maili, ustal konkretne godziny i zacznij od nowych nawyków.
-
Blokuj je. Technologia jest świetna i możesz użyć jej do pokonania technologicznych pożeraczy czasu. Poszukaj blokady internetu dla swojego systemu operacyjnego.
-
Grupuj je. Prowadź listę rzeczy, które musisz zrobić, a które nie są na liście trzech priorytetów. Następnie wykonuj je wszystkie naraz, gdy masz trochę wolnego czasu. To uchroni cię przed robieniem rzeczy w ciągu całego dnia.
-
Zaplanuj je. Przeznacz określone godziny w ciągu dnia na serię e-maili, telefonów, spotkań itp. Potem, gdy nie jest to zaplanowana godzina na te czynności, wiesz, że nie powinieneś się nimi zajmować.
-
Zawsze przemyśl raz jeszcze. Okresowo analizuj sposób, w jaki robisz różne rzeczy i zastanawiaj się, czy nie ma lepszego sposobu. To nie oznacza, że musisz ciągle zmieniać rzeczy, ale czasami robimy coś w określony sposób, bo jesteśmy do tego przyzwyczajeni. Zamiast tego, zastanów się, czy są rzeczy, które możesz wyeliminować, usprawnić lub wykonywać efektywniej.
-
Zmień lokalizację. Jeśli powyższe strategie nie działają, czasami dobrze jest się oddalić i spróbować nowego miejsca. Zabierz laptopa do kawiarni, pracuj w bibliotece, pracuj w domu (jeśli jeszcze tego nie robisz) lub znajdź jakieś spokojne miejsce, gdzie możesz pracować bez zakłóceń, a może i bez połączenia z internetem, jeśli go nie potrzebujesz.
-
Skup się na wynikach. Co chcesz osiągnąć dzisiaj? Niech to osiągnięcie będzie centrum twojego dnia. Staraj się zrealizować ten projekt lub główne zadanie bądź cel… a na koniec dnia koniecznie oceń, czy ci się to udało.
-
Świętuj! Jeśli udało ci się zrealizować swój cel na dany dzień, koniecznie rozkoszuj się blaskiem swojego zwycięstwa. To dobre uczucie spełnienia pomoże ci się zmotywować, by tak trwać — to satysfakcja, która sama w sobie jest nagrodą, ale musisz położyć na nią szczególny nacisk na koniec każdego dnia. Zrób to, a nie będziesz chciał zawieść swojego celu następnego dnia.